Supply Assistant

Volunteering Admin Logistics & Procurement

Overview

Support procurement activities to ensure timely delivery of goods and services

You have:

• 2 years of experience in procurement or supply chain management
• Fluent in Spanish and English
• Knowledge of UNHCR procurement and supply chain policies
• Excellent communication and interpersonal skills
• Ability to work under pressure and meet deadlines

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

La Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados fue establecida el 14 de diciembre de 1950 por la Asamblea General de las Naciones Unidas. La agencia tiene el mandato de dirigir y coordinar la acción internacional para la protección de los refugiados a nivel mundial. Su objetivo principal es salvaguardar los derechos y el bienestar de los refugiados, garantizar que todos puedan ejercer el derecho a solicitar asilo en otro Estado y a disfrutar de él, e identificar soluciones duraderas para los refugiados, tales como la repatriación voluntaria en condiciones dignas y seguras, la integración en la sociedad de acogida o el reasentamiento en un tercer país. El mandato de ACNUR incluye también a las personas apátridas.

Colombia es el país más afectado por la salida de más de 7,1 millones de refugiados y migrantes venezolanos, acogiendo a más de 2,4 millones de venezolanos, la mayoría de ellos en proceso de regularización. Además, y a pesar del Acuerdo de Paz de 2016, el conflicto y la violencia armada continúan desarraigando a colombianos (se estima que 842.000 personas han sido desplazadas nuevamente por el conflicto interno desde noviembre de 2016) y, en una tendencia creciente y preocupante, también a venezolanos y personas de otras nacionalidades.

Más de 2,3 millones de venezolanos que viven en Colombia se han registrado para beneficiarse del Estatus de Protección Temporal (TPS), emitido por el Gobierno de Colombia en febrero de 2021. El TPS proporciona un estatus de protección de 10 años y acceso a una gama completa de derechos, incluyendo asistencia sanitaria, educación, empleo formal e inclusión financiera. Se han entregado más de 1,5 millones de permisos, pero sigue habiendo problemas de acceso a derechos y servicios. Persiste la xenofobia contra los venezolanos, ya que la desinformación y la percepción de que los venezolanos quitarán oportunidades de trabajo a los colombianos alimentan el descontento general. ACNUR apoya la puesta en marcha del TPS y cree que es una vía prometedora para hacer frente a la situación de vulnerabilidad de los refugiados y migrantes venezolanos, y para contribuir de manera útil a la economía de Colombia. ACNUR continúa trabajando para lograr soluciones duraderas.

Además, los afrocolombianos y los indígenas siguen viéndose desproporcionadamente afectados por los eventos de desplazamiento y confinamiento de grandes grupos, particularmente en la Costa Pacífica. ACNUR y sus socios trabajan para fortalecer las acciones preventivas, así como para responder a las emergencias, brindando protección y soluciones a las comunidades afectadas por el conflicto y la violencia. Para más información sobre ACNUR, su mandato y operaciones, por favor visite la página web: www.unhcr.org

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del/de la Asociado/a de Adquisiciones de la Sub-Oficina Caribe-Región Frontera y/o su representante designado(a), el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

• En cumplimiento de las normas y procedimientos de la cadena de suministro, se requiere apoyar las actividades de suministro relacionadas para facilitar los procesos integrales del ACNUR que resulten en una entrega puntual y de calidad de bienes y servicios a las personas de interés. • Fortalecer la base de datos de proveedores dentro del área de responsabilidad de la Sub-Oficina Caribe. • Ayudar a mantener registros precisos y completos sobre las actividades de suministro y proporcionar informes y actualizaciones periódicamente, y previa solicitud. El/la funcionario/a debe garantizar el procesamiento preciso de datos (de acuerdo con reportes del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la organización), sobre acciones de compra/inventarios/seguimiento del MCA (Multipurpose Cash Assistance) aprobado de contratos, y hacerlo con un pensamiento lógico y aritmético correcto. • Preparar solicitudes de cotización (RFQ) y licitaciones (ITB-RFP), elaborar tabulaciones de ofertas a partir de las licitaciones con alta precisión y correctas desde un punto de vista aritmético. Así mismo, preparar órdenes de compra para su posterior aprobación de acuerdo con las/los instrucciones/requerimientos de su supervisor o línea de supervisión. • Despachar las órdenes de compra aprobadas y hacer un seguimiento estrecho y puntual de la entrega de los productos y servicios solicitados. El seguimiento debe ser lo suficientemente exhaustivo, que ayude a que la entrega de los bienes/suministros se realice de acuerdo con los términos contractuales establecidos. • Mantener datos precisos y archivos organizados (bien nombrados) en todos los sistemas/plataformas empresariales pertinentes. Recopilar información precisa estadística sobre asuntos relacionados con la cadena de suministro que contribuya a la toma de decisiones. • Garantizar una comunicación fluida con proveedores y otras contrapartes (cuando aplique), para apoyar eficazmente las actividades de suministro. • Ayudar en la gestión de bodegas virtuales de bienes de acuerdo con las "mejores prácticas" y las normas y reglamentos del ACNUR. • Interpretación y aplicación correcta y precisa del marco normativo del ACNUR en términos financieros y de adquisiciones, considerando que parte de los lineamientos del ACNUR están en inglés. • Ayudar en la preparación de las solicitudes de compra, con precisión diligencia y celeridad. Así mismo, apoyar de manera proactiva a las Unidades Solicitantes en el proceso de definición de especificaciones técnicas/términos de referencia, en línea con las reglas de adquisiciones del ACNUR/Naciones Unidas. • Identificar y evaluar en coordinación con los/as gestores/as de contratos a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios. Mantener las bases de datos maestras de proveedores y artículos. • Otras dentro del alcance de la presente convocatoria, delegadas por su supervisor. • Se espera que el/la profesional asista a reuniones y al inicio de la jornada laboral, de manera puntual. • Desempeñar otras tareas relacionadas según sea necesario y a solicitud de su supervisor/línea de supervisión.

Profesionalismo Integridad Trabajo en equipo y respeto por la diversidad Compromiso con el aprendizaje continuo Planificación, seguimiento y organización Cumplimiento de metas y deadline establecidos. Comunicación asertiva Flexibilidad Compromiso genuino hacia los principios del voluntariado, que incluyen solidaridad, compasión, reciprocidad y autonomía Precisión aritmética y pensamiento lógico matemático.

adquisiciones, mercado de proveedores, cadena de suministros. Conocimiento del mercado de proveedores en Atlántico, Guajira y Santander así cómo experiencia previa en el área de adquisiciones en estas zonas, es una ventaja.

• Conocimiento e interpretación del marco normativo del ACNUR. • Excelentes habilidades orales y escritas; excelente capacidad de redacción, formulación e información; • Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos/aprobaciones de adquisiciones (de acuerdo con las reglas y procedimientos de ACNUR); • Excelentes habilidades interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad para trabajar de forma inclusiva y en colaboración con socios y colegas de las diferentes oficinas del ACNUR en Colombia. • Así mismo, iniciativa y toma de decisiones de acuerdo con el marco de adquisiciones del ACNUR y un trabajo basado en resultados dando cumplimiento de las fechas acordadas. • Conocimiento general de informática sólido, incluyendo el dominio de diversas aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, entre otros) y del correo electrónico e Internet; familiaridad con la gestión de información, archivos y con los equipos ofimáticos; • Automotivado, capacidad para trabajar con supervisión mínima pero manteniendo un reporte permanente de avances a su línea de supervisión; capacidad para trabajar con plazos ajustados y con un enfoque basado en resultados. • Alta eficiencia administrativa y eficacia en el desarrollo de las tareas delegadas.

Las condiciones de vida en cualquiera de los destinos de ACNUR en Colombia son generalmente buenas. Se cuenta con servicios médicos en las principales ciudades (clínicas y hospitales privados). Se informa a los visitantes que algunas clínicas exigen un pago inicial antes de admitir a un paciente, incluso en situaciones de emergencia. Los visitantes deben tomar precauciones médicas y buscar consejo antes de viajar. Los viajeros a las zonas de Urabá, Chocó, Córdoba, Putumayo, Vichada, Guainía, Guaviare, Meta, Amazonas, Casanare, Vaupés, Norte de Santander y Caquetá deberán contar con certificados de vacunación contra fiebre amarilla, malaria, sarampión y varicela, así como algunas aerolíneas requieren que los pasajeros lleven dichos documentos.

Las zonas rurales continúan siendo afectadas por las actividades de los grupos armados ilegales (ELN y grupos armados de reciente aparición) y por los enfrentamientos entre estos y las Fuerzas Armadas de Colombia. A su llegada a Barranquilla, todos los visitantes deben comunicarse con el Departamento de Seguridad y Vigilancia de las Naciones Unidas (UNDSS) y recibir un informe de seguridad para el despliegue temporal o permanente en Colombia. Cada agencia de la ONU es responsable de permitir que sus respectivos funcionarios asistan a la conferencia de inducción de seguridad. Todos los visitantes y miembros del personal recién asignados deben completar los cursos "Seguridad básica en el campo" y "Seguridad avanzada en el campo".

El contrato dura por el periodo indicado más arriba, con la posibilidad de extensiones sujeta a la disponibilidad de financiamiento, la necesidad operacional y el desempeño satisfactorio. Sin embargo, la renovación de la asignación no está prevista. El subsidio de subsistencia correspondiente (en inglés, Volunteer Living Allowance o VLA) a COP $5,734,755, se provee mensualmente para para cubrir vivienda, servicios, gastos de subsistencia ordinarios. Se incluyen seguros de vida, salud e incapacidad permanente, así como repatriación final (si corresponde-de). Esta asignación requiere de disponibilidad completa y de exclusividad con el Sistema de Naciones Unidas. Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia. Los Voluntarios de la ONU Nacionales son parte del plan de seguro contra daños causados de manera intencional.

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Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org