Stagiaire au Programme UNDSS

Contract

This is a Internship contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about Internship contracts.

Background

Contexte Organisationnel :

Sous la supervision général du Conseiller de Sécurité/Security Advisor (SA) et l'encadrement direct de l'Assistante Administrative et Financière de UNDSS le/la stagiaire apporte une assistance à l'équipe de Sécurité du pays sur le plan administratif et financier à Conakry et à l'interieur du pays.

Le poste est localement administré par le bureau du PNUD mais est financé par le budget commun des agences des nations unies en Guinée (Local Cost-Shared Security Budget)

Le mandat général du Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) consiste à assurer le leadership, le soutien opérationnel et la supervision du système de gestion de la sécurité afin de permettre la conduite la plus sûre et la plus efficace des programmes et activités du système des Nations Unies.

L’UNDSS facilite les opérations des organismes, fonds, programmes, organisations des Nations Unies et de ses partenaires d’exécution en Guinée grâce à la prestation de services de sécurité et de sûreté.

Duties and Responsibilities

Fonctions et Responsabilités:

Sous la supervision directe de l’Assistante Administrative et Financière le/la stagiaire appuiera la mise en œuvre quotidienne des activités de UNDSS à Conakry et dans les autres régions

Plus spécifiquement, le/la stagiaire aura pour tâche?:

• Initiation des paiements, préparation des documents d'appui et suivi avec l'Unité des finances du PNUD
• Suivi des dossiers du personnel UNDSS en coordination avec les ressources humaines du PNUD Guinée et le desk UNDSS New York
• Gestion budgétaire et production de rapports y relatifs
• Coordination avec l'Unité des achats du PNUD et le desk UNDSS New York pour la gestion de la Chaîne d'approvisionnement
• Inventaires des fournitures et suivi de la maintenance des équipements ;
• Soutien à la gestion du Parc automobile?;
• Assistance à la préparation aux voyages du personnel de l’UNDSS ;
• Assume l’intérim de l’Assistante Administrative et Financière?;
• Représente UNDSS aux réunions de l’OMT

Il/ elle veillera à?la mise en œuvre des stratégies Administratives et Financière, les procédures de fonctionnement avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants :

• Les requêtes internes sont suivies et les actions requises sont prises dans les délais.
• A la fin de chaque activité, les documents importants sont classés : TDR, lettres d’invitation, listes de présences, rapports et images de l’évènement.
• Préparation des Chronos et archivage des processus terminés ;
• Le/la stagiaire acquière une expérience professionnalisante indispensable pour sa carrière

Competencies

Compétences requises

• Gestion administrative et financière du bureau.
• Compréhension des considérations de genre.
• Aborde constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive.
• Démontre d'excellentes compétences en communication orale et écrite
• Compétences informatiques (Outlook, Excel, Word, etc…)
• Respect de la diversité et capacité de travail en équipe

Required Skills and Experience

Éducation :

Sous étudiant diplômé en administration, gestion financière ou toute filière équivalente

Les candidats au programme de stages du PNUD doivent, au moment de la candidature, remplir l'une des conditions suivantes?;

• Être inscrit ou nouvellement diplômé à un programme d'études supérieures (deuxième diplôme universitaire ou équivalent ou supérieur) ;
• Être inscrit ou nouvellement diplômé à la dernière année académique d’un premier programme universitaire (niveau minimum de licence ou équivalent) ;

Expérience :

• Une expérience dans les domaines de l'administration et finance sera un atout.
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc et des systèmes de gestion sur Internet).

Langues :

• La maîtrise du français est indispensable et l'anglais est un avantage
• La connaissance pratique des langues locales serait un atout supplémentaire

Conditions:

• UNDSS n'est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage, par conséquent,le stagiaire doit fournir une preuve de son inscription à un régime d'assurance-santé;
• Il n'y a pas d'espoir d’emploi à la fin du stage.
• UNDSS ne traite pas avec les autorités de l'immigration, par conséquent, le/la?stagiaire devra obtenir les visas nécessaires lui-même. UNDSS ne peut que soutenir le/la stagiaire par la fourniture de la lettre d'invitation pour l'obtention des visas, si nécessaire.
• Respectez toutes les règles, réglementations, instructions, procédures et directives applicables de l'UNDSS.
• À la demande de l'UNDSS, le/la stagiaire doit aider à garantir les droits de propriété et à les transférer à l'UNDSS conformément aux exigences de la loi applicable.
• Respecter l'impartialité et l'indépendance exigées de l'Organisation des Nations Unies et du bureau d'accueil et ne solliciter ni accepter d'instructions concernant les services rendus en vertu de la convention de stage de la part d'un gouvernement ou d'une autorité extérieure aux Nations Unies,
• Sauf autorisation contraire de l'office récepteur, il/elle ne peut à aucun moment communiquer aux médias ou à toute institution, personne, gouvernement ou toute autre partie extérieure, les informations dont il/elle a eu connaissance du fait de son association avec l'Organisation des Nations Unies,
• Le stagiaire ne peut pas utiliser les informations sans l'autorisation écrite du bureau récepteur, et ces informations ne peuvent jamais être utilisées à des fins personnelles. Ces obligations s'appliquent également après la fin du stage à l'UNDSS.
• Le stagiaire doit s'abstenir de tout comportement qui aurait des effets négatifs sur l'Organisation des Nations Unies et ne s'engagera dans aucune activité incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies.
• Le/la stagiaire s’engage à se conformer aux règles et aux règlements du système des Nations Unies.
• Le/la stagiaire est tenu de souscrire une assurance médicale adéquate pour la durée de son stage a UNDSS et doit fournir un certificat médical de bonne santé avant de commencer le stage. UNDSS ne remboursera pas l'assurance médicale de le/la stagiaire. Tous les frais résultant d'accidents et de maladies encourus lors d'une mission de stage seront à la charge de le/la stagiaire.
• Le/la candidat (e) sélectionné (e) pour le stage doit présenter une preuve d'assurance médicale valable pour le lieu d'affectation dans lequel il effectuera son stage.
• Le/la candidat (e) qui n'est ni ressortissant ni résident du lieu d'affectation, l'assurance doit comprendre une couverture adéquate en cas de blessure ou de maladie pendant la durée du stage qui:
• a) Nécessite un transport vers le pays d'origine ou le pays de résidence pour un traitement ultérieur;
• b) Entraîne la mort et nécessite la préparation et le retour des restes dans le pays d'origine ou le pays de résidence.
• UNDSS décline toute responsabilité pour les pertes ou dommages aux effets personnels qui pourraient survenir pendant le stage.
• Lorsqu'un/une stagiaire n'est soutenu financièrement par aucun établissement ou programme, comme une université, un gouvernement, une fondation ou un programme de bourses, une allocation destinée à couvrir les dépenses quotidiennes de base liées au stage, telles que les repas et le transport au lieu d'affectation, doit être payé par l'office récepteur.
• Le montant mensuel de l'indemnité sera déterminé pour chaque lieu d'affectation sur la base des taux d'indemnité publiés chaque année par le Bureau des politiques et de l'indemnisation du Bureau du Haut Représentant. L'allocation sera versée mensuellement et les stages à temps partiel seront calculés au prorata en conséquence.
• Lorsqu'un/une stagiaire est soutenu (e) financièrement par une institution, un gouvernement ou un tiers, UNDSS, sous réserve des règles de cette institution, du gouvernement ou du tiers, paiera au stagiaire la différence, le cas échéant, entre le soutien financier externe fourni et l'allocation du PNUD applicable.
• Aucun autre paiement d'aucune sorte ne sera versé à un stagiaire par le bureau dans le cadre d'une convention de stage.
• Le/la stagiaire accumulera des congés au rythme d'un jour et demi par mois. Tout jour de congé accumulé non utilisé à la fin du stage sera perdu. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours sera déduite de l'allocation mensuelle.
• Le/la stagiaire peut recevoir une allocation dans les conditions prescrites dans la section sur les allocations (Les frais et dispositions relatifs aux voyages, visas, passeports, frais d'hébergement et de séjour sont à la charge de le/la stagiaire.

Le candidat selectionné doit s'engager à respecter les obligations suivantes en ce qui concerne le programme de stage:

• Se conduire d'une manière compatible avec ses responsabilités en tant que titulaire d'un stage au PNUD;
• Garder confidentiellement tous les renseignements non publiés que le bureau communiquera au cours de son stage, et de ne pas publier les rapports ou documents de travail sur la base des informations obtenues au cours de ce stage, sauf avec l'autorisation du PNUD;
• Fournir un avis écrit en cas de maladie ou autres circonstances inévitables qui pourraient l'empêcher de remplir ses obligations;
• Préparer un court rapport sur sa mission à la fin de son stage et de le soumettre au Département concerné.
• Faire un entretien de sortie avant la date d'expiration de son stage.