Assistant(e) Administratif (ve)

Senior Leadership

Overview

Provide administrative support to the program team.

You have:

• Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en gestion administration ou tout autre domaine pertinent.
• Une expérience avérée de 3 ans au moins dans la gestion administrative et opérationnelle ou d’appui au Programme en entreprise ou organisation est requise.

Contract

This is a NPSA-6 contract. This kind of contract is known as National Personnel Services Agreement. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about NPSA-6 contracts.

Background

Le programme Genre et Autonomisation des Femmes et des Personnes Vulnérables du PNUD s'articule autour des deux piliers du Document de Programme du bureau.

Gouvernance Inclusive, Cohésion Sociale, Etat de Droit et Sécurité : dans ce cadre, le PNUD soutient les cadres, politiques, et stratégies légales et réglementaires afin de prendre en compte les besoins spécifiques des femmes et des personnes vulnérables, tout en veillant à la reconnaissance et au respect de leurs droits. Les capacités des organisations de la société civile, notamment celles des femmes et des personnes handicapées (PH), sont renforcées pour faciliter leur participation aux instances de prise de décision et leur présence en politique. Parallèlement, les institutions et organisations impliquées dans la gouvernance démocratique et économique ont leurs capacités accrues, en mettant un accent particulier sur les questions relatives aux personnes vulnérables, notamment les femmes et les PH, dans l'exercice de leur mandat.

Transformation Économique Durable et Inclusive, et Gestion Durable des Ressources Naturelles. Concernant ce pilier, les femmes et les personnes vulnérables bénéficient d'un renforcement des capacités et d'un appui technique qui leur permettent d'accéder à des emplois qualifiés au sein de chaînes de valeur durables dans divers secteurs économiques. La planification du développement, ainsi que le suivi et l'évaluation, s'appuient sur des données désagrégées par sexe. De plus, les femmes et les PH des villes et villages ciblés sont soutenus pour améliorer leur accès aux énergies renouvelables et pour évoluer dans un environnement propice à un mode de vie sain.

Les organisations féminines et celles représentant les personnes handicapées sont également renforcées afin de faciliter leur structuration en coopératives simplifiées, favorisant ainsi leurs activités et leur accès aux agences de microfinance.

Duties and Responsibilities

L'Assistant(e) Administrative sera responsable des tâches suivantes :

1. Appui à l'Équipe de Programme : Fournir un soutien administratif et programmatique pour l'élaboration du plan de travail, la préparation du budget et la mise en œuvre des activités du programme.
2. Gestion Documentaire : Initier et suivre l'ensemble des documents administratifs relatifs aux activités du programme, en garantissant leur conformité et leur accessibilité.
3. Préparation des Réunions : Assister à la préparation de la documentation nécessaire pour les réunions, ateliers, comités et autres événements, en veillant à la clarté et à la pertinence des informations.
4. Classement et Archivage : Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour garantir un accès facile tout en préservant la confidentialité des informations.
5. Suivi Administratif et Financier : Coordonner le classement des documents administratifs et financiers, en s'assurant de leur mise à jour régulière et de leur conformité aux normes établies.
6. Gestion des Achats : Suivre les dossiers relatifs aux services d'achats, en orientant les demandes et en assurant un suivi efficace auprès des fournisseurs et prestataires.
7. Utilisation de Quantum : Sur instruction du chargé de programme genre, créer les réquisitions dans Quantum pour les projets en cours et gérer la réception des matériels dans le système.

Competencies

• Démontre des qualités d’équité et d’intégrité ;
• Traite toutes les personnes de manière équitable et sans favoritisme ;
• Démontre un engagement ferme à l’égard de l’Organisation ;
• Promeut la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD.
• Leadership
• Prend des initiatives et des risques calculés ;
• An un esprit créatif ;
• Montre une attitude positive ;
• Anticipe sur les décisions ;
• A une bonne tenue et courtoisie ;
• Est apte à travailler sous pression ;
• A un sens élevé de l’accueil et notions de protocole ;
• Est capable de travailler dans une équipe multidisciplinaire et multiculturelle ;
• Développe de solides relations avec les partenaires ;
• Communique de manière claire et convaincante.
• Est d’une grande disponibilité et organisé ;
• Fournit des résultats de qualité et à temps;
• Analyse avec attention et logique les problèmes et fournit des recommandations pratiques basées sur les faits.

Required Skills and Experience

Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en gestion administration ou tout autre domaine pertinent.

Experience:

Une expérience avérée de 3 ans au moins dans la gestion administrative et opérationnelle ou d’appui au Programme en entreprise ou organisation est requise.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: jobs.undp.org