Stagiaire Archiviste
Support the National Directorate in managing and organizing physical and electronic archives.
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Overview
Support the National Directorate in managing and organizing physical and electronic archives.
You have:
- Diplômé(e) en Archivistique, Gestion de l'Information, Secrétariat ou domaine équivalent.
- Maîtrise de base de l'outil informatique (MS Office : Word, Excel).
- Connaissance des logiciels de classement et de gestion documentaire est un atout.
- Français (Courant, écrit et oral) obligatoire.
- Anglais (niveau de base ou intermédiaire) souhaité.
- Rigueur, méthode, sens de l'organisation, discrétion, et capacité à travailler de manière autonome.
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Employee Contract Type:
InternJob Description:
I. Contexte du Stage
Le stage a pour objectif d'appuyer la Direction National dans la gestion, l'organisation et la numérisation des archives physiques et électroniques du Conseil Consultatif de World Vision International Tchad (WVIT). L'enjeu est de garantir la traçabilité, la sécurité et l'accessibilité des documents historiques et administratifs, en vue de la revue des pairs, conformément aux politiques internes de l'organisation.
II. Description des Tâches Principales
Sous la supervision de l’assistante exécutive, le ou la Stagiaire Archiviste sera chargé(e) des activités suivantes :
- Classement et Organisation des Documents (Physique) :
- Réaliser l'inventaire complet des dossiers physiques existants du Conseil Consultatif
- Classer, trier et organiser les documents selon un plan de classement défini (chronologique, thématique, ou alphabétique).
- Étiqueter et référencer les boîtes d'archives pour une identification rapide.
- Archivage Électronique et Numérisation :
- Scanner les documents physiques jugés essentiels pour la conservation électronique.
- Renommer et indexer les fichiers numériques dans la base de données désigné.
- Veiller à la cohérence et à la sécurité des données numérisées.
- Appui Administratif :
- Assurer la gestion des mouvements de documents (entrée et sortie des archives).
- Participer à la mise à jour des outils de suivi des archives et des bases de données.
- Contribuer à la préparation des documents requis pour la revue des pairs
III. Profil et Compétences Souhaités
Catégorie
Compétences Requises
Formation
Diplômé(e) en Archivistique, Gestion de l'Information, Secrétariat ou domaine équivalent.
Compétences Techniques
Maîtrise de base de l'outil informatique (MS Office : Word, Excel). Connaissance des logiciels de classement et de gestion documentaire est un atout.
Langues
Français (Courant, écrit et oral) obligatoire. Anglais (niveau de base ou intermédiaire) souhaité.
Qualités Personnelles
Rigueur, méthode, sens de l'organisation, discrétion (traitement d'informations sensibles), et capacité à travailler de manière autonome.
Applicant Types Accepted:
Local Applicants Only
Potential interview questions
| Can you describe your experience with archive management and organization? | The interviewer wants to understand your familiarity with archival processes and organization skills. | Highlight specific experiences where you organized or managed archives. |
| What strategies do you use to ensure confidentiality when handling sensitive information? | This assesses your understanding of confidentiality protocols and personal attributes. | Pro members can see the explanation. |
| How do you prioritize tasks when working on multiple archival projects? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What tools or software have you used for document management? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Tell us about a time you had to adapt to changing requirements in a project. | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you ensure accuracy when digitizing documents? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| Describe your experience working independently and in a team setting. | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What motivates you to work in archival management? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 7 months ago
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Updated 7 months ago
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Source:
wvi.org
