Senior Management Office( SMO) Assistant

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education. More about G-6 contracts.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unités d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans l'organigramme pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilités dans l'environnement du GSM et de garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles(ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALES

1. Superviser et contrôler la circulation de l'information au niveau du bureau du Représentant, examiner, trier, analyser et identifier les domaines nécessitant une action de la part du WR ;
2. Veiller au suivi efficace et en temps opportun des demandes d'information, briefings et autres actions, émanant du bureau du WR, et assurer la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant ;
3. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon la nature et l'urgence de chaque requête, y compris les réorienter le cas échéant ;

2. Fournir les informations de base pour les rendez-vous officiels et/ou des membres du personnel ;

3. Gérer le programme et le calendrier du WR par la planification des réunions et/ou leur reprogrammation en raison d'une perturbation ou d'évènements imprévus, réorienter les visiteurs et les personnes qui appellent en cas de besoin ;

4. Diffuser les informations sur les procédures administratives auprès du personnel des Services généraux au sein de l'équipe/du département et aider le personnel à respecter les procédures administratives de l'OMS.

CORRESPONDANCE :

1. Initier les projets de correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou conformément aux instructions ; finaliser les correspondances/les rapports pour signature/approbation

2. Vérifier que le courrier sortant est présenté conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la Langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature ;

3. Analyser les correspondances et les demandes reçues à la lumière de la documentation de base, des Instructions, des politiques et des précédents, rechercher, obtenir et joindre des informations contextuelles en prévision des besoins du fonctionnaire responsable, ou les réorienter le cas échéant ; identifier et mettre en évidence le documents entrants et joindre des informations contextuelles et identifier les domaines nécessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des points spécifiques ;

4. Veiller à ce que les rapports et les documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques et aux procédures de l'OMS, et les réviser et les corriger si nécessaire avant leur soumission pour approbation et/ou signature à l'autorité compétente ;

5. Utiliser des outils de suivi approprié, suivre et veiller à ce que les échéances et les délais soient respectés, et que la correspondance et les demandes reçoivent une réponse en temps opportun.

GESTION DE L'INFORMATION :

1. En étroite collaboration avec les autres membres du personnel d'appui, créer et/ou maintenir les systèmes de classement ; revue permanente du système de classement afin que l'information soit actualisée et utilisée de façon efficace et efficiente ;

2. Obtenir les documents et les renseignements à l'interne et à partir de sources externes, si nécessaire effectuer des recherches d'informations (bibliothèque, internet) selon les besoins ;

3. Coordonner la compilation des documents techniques demandés auprès du personnel professionnel et fournis par celui-ci, afin de s'assurer qu'ils sont compilés, présentés et regroupés de façon logique pour faciliter le travail du Représentant.

ADMINISTRATION DES REUNIONS :

1. Organiser, coordonner et conduire la préparation administrative des réunions, des séminaires, des ateliers, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des devis et des demandes de voyage ; assister à la préparation des documents ; distribuer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;

2. Programmer les réunions d'équipe/de service, en fonction du calendrier et des besoins ; dresser le procès-verbal et faire le suivi des points nécessitant des actions afin d'assurer une réponse rapide aux demandes de l'OMS et la préparation du compte rendu. Rechercher les informations et des documents de base pour les réunions, les séminaires, les ateliers, etc. auxquels doivent prendre part le personnel professionnel de l'équipe, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et des documents d'information appropriés.

VOYAGES

1. Préparer les demandes d'autorisation pour les voyages officiels de l'OMS en utilisant GSM/Oracle, Effectuer les réservations de vol et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter des autres questions connexes, sur demande ou de sa propre initiative.

AUTRES TACHES

1. S'acquitter de toutes autres taches connexes selon les besoins ou les instructions y compris fournir un appui dans d'autres domaines d'activité.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: un diplôme de fin d’études secondaires suivi d’une formation en administration et/ou en gestion.

Desirable:

Experience

Essentiel: au moins huit années d’expérience acquise dans une institution publique ou privée de renom.

Desirable: une expérience à des postes d’appui administratif au sein de l’OMS ou de toute autre institution des Nations Unies serait un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système de type ERP est un atout.

Skills

Le ou la titulaire du poste fera preuve de maîtrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l’utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d’emploi ou l’autoformation. Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procédures et pratiques, des règles et règlements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l’OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les présenter et les expliquer à d’autres membres du personnel.

WHO Competencies

1 Communiquer de manière crédible et efficace

2. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe

3. Produire des résultats

4. Avancer dans un environnement en pleine évolution

5. Veiller à l’utilisation efficace des ressources

Use of Language Skills

Essential: Une excellente connaissance du portugais

Desirable: Une connaissance pratique du français ou de l’anglais.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 12 250 000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.