Senior finance and administration officer

Finance & Economy

Overview

Lead financial oversight for STRIDES project; ensure compliance and effective implementation.

You have:

• Bachelor's degree or master's in accounting or finance with at least 8 years of relevant experience.
• Minimum of 8 years of progressive experience in accounting, finance, and operational management, ideally in a government-funded contract environment.
• Advanced understanding of accounting regulations related to grants, contracts, and audits of the US Government.
• Excellent analytical, numerical, and problem-solving skills.
• Proficient use of MS Office software.
• Fluency in English, French, and Malagasy, both written and spoken.
• Ability to develop effective work plans and priorities to achieve business objectives.
• Experience supervising finance, audit, or accounting team is strongly desired.

À PROPOS DE FHI 360 :

FHI 360 est une organisation à but non lucratif qui mobilise la recherche, les ressources et les relations afin que les gens du monde entier puissent accéder aux opportunités dont ils ont besoin pour mener une vie épanouie et saine. Notre équipe de plus de 2 200 experts travaille dans plus de 50 pays à travers le monde.

APERÇU DU PROJET :

FHI 360 est une organisation mondiale de développement à but non lucratif qui œuvre à l'amélioration durable de la santé et du bien-être des populations grâce à des solutions intégrées, fondées sur des données probantes et adaptées aux contextes locaux. À Madagascar, FHI 360 collabore étroitement avec le Gouvernement de Madagascar, les partenaires techniques et financiers, les organisations de la société civile, les institutions académiques et les communautés afin de renforcer les capacités nationales et d'améliorer les résultats en matière de santé publique.

L'approche de FHI 360 repose sur le renforcement des systèmes, le développement des capacités institutionnelles et humaines, ainsi que la promotion d'une coordination multisectorielle pour garantir des interventions durables et à fort impact. À travers ses programmes, l'organisation appuie les priorités nationales en matière de prévention, de détection et de réponse aux menaces sanitaires, tout en contribuant au renforcement de la résilience du système de santé.

Dans le cadre de l'initiative Global Health Security (GHS) financée par le Gouvernement des États-Unis, FHI 360 met en œuvre à Madagascar le projet STRengthening Infectious Disease Detection Systems (STRIDES). Ce projet vise à renforcer les capacités du pays à prévenir, détecter et répondre efficacement aux maladies infectieuses émergentes et réémergentes, conformément aux priorités nationales et aux engagements internationaux en matière de sécurité sanitaire.

Le projet STRIDES adopte une approche multisectorielle, en soutenant les institutions nationales dans le renforcement des systèmes de surveillance des maladies, des réseaux de laboratoires, des ressources humaines en santé, des mécanismes de coordination, ainsi que des capacités de préparation et de réponse aux urgences de santé publique. Les interventions du projet sont mises en œuvre en étroite collaboration avec les ministères concernés, les partenaires techniques et les acteurs communautaires afin de favoriser une appropriation nationale et d'assurer la pérennité des acquis.

À travers la mise en œuvre du projet STRIDES, FHI 360 contribue au renforcement de la sécurité sanitaire à Madagascar en améliorant les capacités nationales de prévention, de détection précoce et de riposte aux menaces sanitaires, tout en soutenant le développement d'un système de santé plus résilient, performant et durable.

RÉSUMÉ DU POSTE :

Le/La Senior Finance and Administration Officer, en collaboration avec le Directeur Administratif et Financier (DAF), apportera un appui au Finance Manager dans la supervision et la coordination de l’ensemble des activités financières et administratives du projet STRIDES, en veillant au respect des exigences du bailleur de fonds, des politiques et procédures de FHI 360, ainsi que des réglementations nationales en vigueur.

À ce titre, il/elle contribuera à la gestion financière du projet à travers la préparation et le suivi des budgets et des pipelines financiers, l’élaboration des prévisions budgétaires, le suivi de l’exécution financière, ainsi que la préparation, l’analyse et la consolidation des rapports fianciers destinés à la direction du projet et aux bailleurs de fonds. Il/elle garantira l’exactitude des données financières, la qualité des analyses budgétaires et le respect strict des exigences de conformité et de reporting.

Le/La titulaire du poste assurera également la coordination entre l’équipe technique du projet et les équipes Finances, Opérations et Administration du bureau pays afin de garantir une mise en œuvre efficace des activités et une utilisation optimale des ressources du projet.

En collaboration avec le DAF et le Finance Manager, il/elle contribuera à l’analyse financière stratégique, formulera des recommandations pour appuyer la prise de décision, identifiera les risques financiers et proposera des mesures correctives appropriées. Il/elle participera au renforcement des contrôles internes, à l’amélioration continue des processus financiers et administratifs, ainsi qu’au maintien de relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes, en vue d’assurer la performance financière et la conformité du projet STRIDES.

RESPONSABILITÉS CLÉS :

Finances générales

• Assurer le leadership et l’appui technique sur l’ensemble des opérations d’enregistrement comptable et de gestion financière du projet STRIDES, conformément aux politiques et procédures de FHI 360 ainsi qu’aux exigences du bailleur.
• Appuyer et superviser les processus de clôture mensuelle, la préparation des budgets du projet et la mise à jour régulière des pipelines financiers, en coordination avec les équipes concernées.
• Assurer la coordination et le suivi du respect des exigences réglementaires et contractuelles en matière de reporting financier, en garantissant la conformité aux normes applicables.
• Suivre l’exécution des dépenses des programmes et activités par rapport aux budgets approuvés du projet STRIDES ; préparer, examiner et analyser les rapports financiers mensuels incluant les budgets, les dépenses réelles et les prévisions financières.
• Analyser, interpréter et évaluer les données financières afin de garantir leur exactitude, leur fiabilité et leur conformité aux réglementations nationales et internationales applicables ainsi qu’aux Principes Comptables Généralement Admis (GAAP).
• Coordonner les interactions avec les auditeurs du siège de FHI 360 ainsi que les audits internes et externes (financiers, programmatiques et opérationnels), et assurer le suivi de la mise en œuvre effective des recommandations issues des audits.
• Faciliter le partage d’informations financières et servir de point focal pour la communication et la résolution des problèmes financiers entre les différentes parties prenantes du projet.
• Formuler des recommandations techniques et stratégiques en matière de gestion financière et de conformité, en collaboration avec le Finance Manager et la direction du projet, afin de soutenir la prise de décision et l’amélioration continue de la performance financière.

Liaison administration/opérationnel

• Travailler en étroite collaboration avec les unités du Country Office afin de garantir que toutes les activités et dépenses du projet STRIDES soient correctement enregistrées dans les systèmes financiers et reportées de manière précise et en temps opportun.
• Suivre l’avancement des activités du projet et préparer des rapports périodiques sur les points en cours, en appui à la coordination et à l’examen de la performance avec l’équipe projet et les unité concernées du bureau pays.
• Assurer et maintenir des relations de travail efficaces avec le siège de FHI 360, les équipes régionales de support (backstops), ainsi que les équipes Programme, Finance, Ressources Humaines et Opérations/Administration, afin de garantir une coordination fluide et une mise en œuvre efficace des activités du projet.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET EXIGENCES DE DÉPLACEMENT:

• Ce poste travaille habituellement en bureau
• Capacité à voyager sur le territoire intérieur environ 10 %

EXIGENCES MINIMALES:

• Compétences logicielles pertinentes / utilisation de MS Office
• Avoir une expérience préalable avec des ONG internationales et des organisations gouvernementales est un atout
• Bonnes compétences analytiques, numériques et de résolution de problèmes
• Compétences proactives avérées pour identifier les économies, l'évitement des coûts et les opportunités d'efficacité
• Capacité à élaborer des plans de travail et des priorités efficaces pour atteindre les objectifs métier
• Connaissance ou connaissance des politiques et procédures des projets financés par le Département d'État des États-Unis.

FORMATION/EXPÉRIENCE:

• Licence ou master en comptabilité ou finance avec au moins 8 ans d'expérience connexe, qui doivent refléter les connaissances, compétences et aptitudes mentionnées ci-dessus.

Expériences:

• Minimum de 8 années d'expérience progressive en comptabilité, finance et gestion opérationnelle, idéalement dans un environnement de contrats financés par le gouvernement.
• Expérience confirmée dans l'application des réglementations relatives aux subventions, contrats et audits du Gouvernement des États-Unis (US Government).
• Expérience démontrée dans la traduction des orientations stratégiques en plans opérationnels, en collaboration avec les partenaires et en favorisant leur adhésion.
• Excellente maîtrise des systèmes d'information financière informatisés.
• Excellentes compétences en communication et en relations professionnelles avec les clients et les équipes.
• Maîtrise de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral ;
• Maîtrise du francais, à l'écrit comme à l'oral;
• Maîtrise de la langue Malagasy.
• Une expérience de supervision d'équipe en finance, audit ou comptabilité est fortement souhaitée.

Exigences physiques:

• Environnement de travail de bureau.
• Capacité à travailler de longues heures devant un écran d'ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
• Capacité à rester assis ou debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever ou déplacer des charges pouvant atteindre environ 2,3 kg (5 livres).

Outils et technologies:

• Ordinateur portable ou de bureau.
• Suite Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• SharePoint, Microsoft Teams, Skype ou Zoom.
• Téléphone portable et équipements bureautiques standards.

Déplacements:

• Déplacements professionnels occasionnels, représentant moins de 10 % du temps de travail

The expected hiring salary range for this role is MGA 31,000,000 - 45,000,000 for annual basic salary. When determining an offer amount, FHI 360 factors in multiple considerations, including but not limited to: relevant years of experience and education possessed by the applicant, internal equity, market pay, and budget. For internal candidates, salary placement will also follow FHI 360’s current promotional increase guidelines.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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Added 3 hours ago - Updated 3 hours ago - Source: fhi360.org