Senior Administrative Associate, GS-7, FT, Antananarivo, Madagascar

Contract

This is a G-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 662 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

L'UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un espoir

I. Contexte Organisationnel et Objectif du poste

Sous la supervision du chargé de l’Administration, NOB, IMIS # 22788, le staff assurera une gestion efficace des services administratifs au siège à Antananarivo et dans les sous-bureaux, afin de mieux soutenir l'effort de bureau sur le déploiement du personnel dans les régions. L’Assistant (e) principal Administratif qui supervisera plus de 45 chauffeurs et deux gestionnaires de parc automobile, prendra en charge le suivi de la gestion des véhicules et les réparations. Le titulaire du poste sera aussi responsable de l’émission et suivi de tous les documents dans le système Vision relatifs à la section d'administration (FC, FR, réquisition d'approvisionnement, la demande d'achat, compte à payer). Il/Elle assurera le suivi des paiements des factures administratives et supervisera le système d'archivage des documents de bureau. Il/elle s’assurera que les opérations et services administratifs effectués dans le cadre de ses fonctions soient conformes aux politiques administratives et aux règles et procédures de l’organisation.

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Le staff sera en charge des tâches énumérées ci-dessous :

• Etre responsable de transport du bureau et assurer une gestion efficace du parc automobile et contribuer au bon fonctionnement de l’initiative en termes de transport et logistique, conformément aux règles et procédures de l’organisation. Travailler en étroite collaboration avec les différentes sociétés, et fournir le personnel clé avec le support et l'orientation, aussi bien pour les personnels qu’aux chauffeurs basés dans les régions
• Préparer les correspondances, et rédiger les rapports et évaluations mensuels et annuels par rapport à la maintenance des véhicules, consommations de carburants, et fournir des justifications et évaluations sur les tâches administratives générales ou spécifiques, qui peuvent être confidentielles.
• Assurer une bonne gestion des véhicules et mettre à jour les papiers officiels y relatifs, telles que l’immatriculation, l’assurance, la visite technique, la carte grise,…
• Participer au recrutement des chauffeurs, les superviser et les briefer sur les procédures et la conduite sécuritaire pour avoir une bonne performance répondant aux besoins de l’organisation et assigner le personnel de services des services généraux pour répondre aux exigences de travail. Evaluer le travail des supervisés directement, ou par l'intermédiaire des superviseurs de niveau inférieur. Effectuer la documentation des leçons apprises sur les meilleures pratiques pour mieux la répliquer.
• Etant le superviseur immédiat des chauffeurs de l'UNICEF, contribuer à l'administration efficace des RH : identifier les événements de formations pertinentes et proposer des candidats appropriés; gérer leurs ‘’heures supplémentaires et congés compensatoires’’ ; organiser des formations sur le respect des principes de conduite sécuritaire, et à chaque fin d’année proposer la liste des chauffeurs éligible pour le‘’ safe driving bonus’’. Travailler étroitement avec l’unité des ressources humaines pour le suivi du respect de la conformité de l'examen médical annuel obligatoire
• Superviser et évaluer les tâches du gestionnaire de parc
• Superviser et assurer une gestion efficace des activités administratives générales concernant les entretiens et le bureau, tels que l’archivage des documents, l’aménagement des locaux, maintenance des équipements, la sécurité, les tâches des plantons, et les services similaires.
• Analyser et maintenir un aperçu global sur les éventuels et nouveaux développements relatifs aux procédures du bureau afin de fournir un soutien administratif opportun pour les différents évènements pouvant se produire
• Briefer les personnels Internationaux sur les questions administratives générales et les divers droits, fournir des conseils et assurer des supports administratifs, au besoin.
• Se mettre en contact avec l’autorité locale pour un suivi efficace sur la détaxation des biens et services et travailler en étroite collaboration avec les sections supply et opérations sur le suivi des détaxations des véhicules du bureau et des staffs internationaux
• Préparer les documents dans le système VISION tel que l'actif, le FC, FR, PR, contrat, les comptes créditeurs et assurer la mise à jour du tableau de suivi des paiements des factures et veiller au respect du délai de paiement des factures sur bons de commande administratifs en collaboration avec l’Assistante de la section.
• Assurer le suivi des clôtures des documents de voyage des chauffeurs dans le système.
• Représenter l’organisation et participer aux activités des diverses comités de l’ OMT (office management team) et assurer la collaboration avec les autres agences des Nations Unies.
• Assurer l’intérim de la chargée de l’Administration et également assurer la fonction de secrétariat du comité de PSB (comite de gestion des matériels et équipements)
• Coacher les autres assistantes de la section
• Effectuer d’autres tâches demandées par le superviseur

Resultats attendus

• Interprétation et application de la politique et procédure administrative dans la réalisation de ses fonctions
• Gestion efficace des contrats en conformité aux standards de l’organisation
• Gestion efficace des véhicules et consommation carburant
• Bon suivi des paiements des factures
• Staffs bien informes de leurs droits en matière de véhicules
• Bonne prestation et performance des chauffeurs
• Bonne relation de travail avec les autres agences des Nations Unies

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :- Un diplôme d'études secondaires, des cours de niveau universitaire en administration, en finances ou dans tout autre domaine connexe pertinent pour le poste constituent un atout. - 7 ans d'expérience professionnelle pertinente, tant au niveau national qu'international, en gestion de bureau, administration, finances, comptabilité, TIC, ressources humaines, approvisionnement ou toute autre fonction pertinente. - La maîtrise du français est requise. La connaissance d'une autre langue officielle des Nations Unies (arabe, chinois, anglais, russe ou espagnol) ou d'une langue locale est un atout. - Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy

Pour chaque Enfant, vous devez démontrer...

Les compétences techniques requises pour ce poste sont (sur la base du profil de compétences professionnelles de l'UNICEF)

Valeurs fondamentales- Attention - le respect - Intégrité - Confiance - Responsabilité

Compétences de base

• Entretenir, diriger et gérer les gens (1)
• Fait preuve de conscience de soi et de conscience éthique (2)
• Travaille en collaboration avec les autres (2)
• Établit et entretient des partenariats (2)
• Innove et accepte le changement (2)
• Réfléchit et agit de manière stratégique (2)
• Soucieux d'obtenir des résultats probants (2)
• Gère l'ambiguïté et la complexité (2)

Voir notre cadre de compétences sur: http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Comment postuler ? Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en cliquant le bouton ‘’Apply’’ en haut ou en bas et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé et une copie du diplôme le plus élevé.

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir ( 25 Avril 2022) ne sera pas considéré.

Remarque : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de sélection Si vous avez besoin d'aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail : hrantananarivo@unicef.org Nos avis de vacances sont également disponibles sur le site http://www.unicef.org/about/employ/ et nos grilles salariales dans le lien : https://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salaries/madaga.htm

*Voir la liste des établissements accrédités sur le lien : www.whed.net

L'UNICEF s'engage au respect de la diversité et à l'inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une rigoureuse vérification de références et d’antécédents