Secretariado Executivo – Bilíngue

Admin

Overview

Assist the Executive Director in administrative tasks

You have:

• Graduation in Administration, Executive Secretariat or related fields is required.
• Solid experience as Executive Assistant or in Executive Secretariat is mandatory.
• Fluency in English is mandatory.
• Spanish is desirable.
• Advanced knowledge in Microsoft Office is required.
• Experience with third sector organizations, national and international, is valued.
• Experience in non-profit administration or operations is valued.
• Willingness and team spirit; good interpersonal relations are valued.
• Organizational and analytical thinking skills are valued.

Cargo: Secretariado Executivo – Bilíngue

Programa/Departamento: Executivo

Localização: São Paulo/SP

O WRI Brasil está em busca de profissional para atuar juntamente com o Diretor Executivo onde, apoiará a equipe de Diretoria para impulsionar a estratégia e valores do WRI.O Assistente Executivo tem três funções principais:1. Fornecer suporte administrativo à Direção Executiva; 2. Dar total suporte ao Conselho de Administração do WRI em alinhamento com a Diretoria Executiva; 3. Ampla gama de funções administrativas, garantindo a conclusão de projetos que auxiliem o WRI Brasil no cumprimento de sua missão e estratégia, controle de prazos, curadoria de conteúdos e gestão dos planos de trabalho anuais da Diretoria Executiva e do Conselho de Administração.

 Principais atividades e/ou responsabilidades:

• Gerenciar a agenda da Diretoria Executiva, antecipando-se com arranjos necessários que envolvam engajamento com outros Diretores e equipe, preparação de conteúdos, planejamento de ações etc.;
• Organizar viagens de negócios nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens aéreas, hospedagem e transporte terrestre e toda infraestrutura tecnológica necessária para o perfeito cumprimentos dos compromissos executivos do WRI Brasil;
• Planejar e executar toda demanda administrativa e financeira necessária o perfeito funcionamento dos trabalhos da agenda Executiva do WRI Brasil, como por exemplo: organizar e solicitar pagamentos, reembolsos de despesas, elaboração de Termos de Referência e coleta de propostas para prestação de serviços ou compra de materiais, seguindo todo compliance do WRI Brasil e antecipando-se na identificação de problemas e/ou necessidade de mobilização de consultorias, facilitações e tradução na gestão de compromissos, entre outros;
• Atuar como ponto focal entre diferentes departamentos e equipes, auxiliando na coordenação de projetos no seu fluxo completo de atividades e prazos (início ao fim);
• Garantir a confidencialidade e a discrição ao lidar com informações sensíveis;
• Administrar, organizar e elaborar documentos, assim como, controlar correspondências físicas e eletrônicas, bem como materiais de conteúdo estratégico que possam a vir tramitar na Diretoria Executiva;
• Auxiliar na gestão de reuniões e agenda, equilibrando horários, disponibilidade de recursos, visando garantir a ocorrências delas e eventuais remanejamentos quando necessário, prejuízos para as partes envolvidas;
• Disponibilidade e disposição para participar de reuniões executivas, redigir atas e planos de ação, para a produção de notas e acompanhamento de marcos importantes para a melhor performance possível dos trabalhos e rotinas;
• Organização de eventos: estruturar briefings, fazer check-list, pesquisar local, reservar e preparar espaço, planejar e executar a logística necessárias, preparar e enviar convites, acompanhar listas de presença, providenciar materiais e documentos, equipamentos e gerir serviços de apoio necessários antes, durante durante e após os eventos;
• Realizar pesquisas, levantamentos de dados e informações, estabelecer boa interlocução com staff e áreas internas (Brasil, outros países e global) e externas ao WRI Brasil;
• Elaborar, redigir e formatar documentos: memorandos, cartas, convites, convocações e atas de reuniões, apresentações em power point e todo documento necessário para manter a devida preparação, memória e registro das rotinas de tomada de decisão executiva do QRI Brasil;
• Organizar e gerenciar arquivos físicos e eletrônicos, bem como preservar a confidencialidade e acesso de conteúdos sensíveis e/ou sigilosos;

 Qualificações necessárias

• Graduação completa em Administração, Secretariado Executivo e/ou áreas correlatas;
• Experiência sólida e comprovada como Assistente/Secretariado Executivo;
• Fluência em inglês é mandatório;
• Espanhol desejável;
• Pacote Office Avançado;
• Conhecimento em Microsoft Teams.

 Experiências que valorizamos

• Experiência com organizações do terceiro setor nacionais e internacionais;
• Administração ou operações sem fins lucrativos;
• Boa vontade, espírito de equipe e bom convívios com pessoas;
• Organização e pensamento analítico;
• Vivência em ambientes de alta complexidade e busca por ganho de eficiência;

 Salário e Benefícios:

· O salário compatível com a experiência e capacitação

· 40 h/semanais

· Vale transporte

· Vale refeição/alimentação no Cartão Caju

· Programa de Qualidade de Vida

· Day Off de aniversário

· Seguro de vida

· Modelo de trabalho híbrido

· Recesso entre Natal e Ano novo

• Como se inscrever

Caso você se qualifique para a vaga, inscreva-se online no site https://jobs.jobvite.com/wri/jobs/ até dia 20 de dezembro de 2024. Só serão consideradas no processo de seleção inscrições submetidas por este site.

• Promoção da Diversidade

  O WRI Brasil busca incorporar a diversidade em suas ações e projetos. Por isso, se desejar, indique na sua Carta de Intenções informações que julgar relevantes para consideração em sua candidatura, incluindo, mas não se limitando a: raça/etnia, identidade de gênero, orientação sexual, origem regional, vínculo com populações tradicionais, deficiência física ou necessidade específica.

• Sobre o WRI Brasil

O WRI Brasil é um instituto de pesquisa que trabalha em parceria para gerar transformação. Atua no desenvolvimento de estudos e implementação de soluções para que as pessoas tenham o essencial para viver, para proteger e restaurar a natureza, pelo equilíbrio do clima e por comunidades resilientes. Alia excelência técnica à articulação política e trabalha com governos, empresas, academia e sociedade civil.​

O WRI Brasil faz parte do World Resources Institute (WRI). Fundado em 1982, o WRI conta com cerca de 1,7 mil profissionais pelo mundo, com escritórios em Brasil, China, Colômbia, Índia, Indonésia, México e Estados Unidos, além de escritórios regionais na África e na Europa. ​

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