Representant (e) Bureau Regional Terrain

Work Arrangement:

Job Description

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Tâches et responsabilité

Sous la supervision de la Directrice pays de IRC Côte d’Ivoire, Le/la représentant-e du bureau régional de Man est responsable de la gestion du bureau de Man et du sous-bureau de Duekoué. A cet effet, il/elle sera chargé-e de :

Représentation et coordination

- Construire et maintenir une bonne relation de travail avec les autorités locales, les représentants du gouvernement au niveau déconcentré, les représentants du système des Nations Unies, les autres ONGs nationales et internationales et les leaders communautaires ; - Maintenir de bonnes relations avec les partenaires et notamment les administrations ayant signé un MOU avec IRC ; - Assister aux réunions de coordination ; - Accompagner les représentants des donateurs et les visiteurs sur le terrain ; - Participer aux activités et réunions du Senior Management Team (SMT) et au extend SMT (ESMT) ; - Assurer les réunions de coordination du SMT local du bureau de Man.

Superviser les opérations du bureau et du sous-bureau de Man

Chaîne d’Approvisionnement (CA)

En lien étroit avec le/la Responsable nationale CA, améliorer la qualité des services de la CA ;

- Co-superviser avec le/la Responsable nationale CA, le Manager CA de Man (Management en partenariat -MIP) ; - Veiller au respect des politiques et des procédures de la CA ; - S’assurer du respect du calendrier d’envoi des rapports mensuels (PRTS, etc.) à Abidjan par le/la manager CA de la base de Man et veiller à la qualité et à l’exactitude des informations transmises ; - Effectuer le suivi des équipements et des biens afin d’assurer un meilleur contrôle (suivi constant de l’asset list, spot check dans l’entrepôt, respect de la politique d’usage des équipements) ; - S’assurer de la gestion efficace de la flotte du bureau ; - Approuver les demandes d’achat dans la limite autorisée (DOA) ; - Veiller au respect des politiques et procédures d’achat ; - Participer à la mise en place des contrats cadre (MPA- Master Purchase Agreement) ; - Suivre les plans d’amélioration issus des évaluations semestrielles ou annuelles ; - Assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations réalisées par le/la Responsable nationale de la Chaine d’Approvisionnement ; - S’assurer que toutes les activités de clôture au niveau de la CA du bureau de Man soient exécutées dans les délais en cas de fin de mission ou de fermeture de bureau. - S’assurer que toutes les factures (loyer, CIE, SODECI et hébergement) sont payées dans les temps échus

Ressources Humaines

En lien étroit avec la/le Responsable nationale RH, participer à la gestion des ressources humaines du bureau de Man ;

- Co-superviser-développer avec la /le Manager RH, l’agent RH de la base de Man (Management en partenariat-MIP) ; - S’assurer du bon respect des politiques et procédures RH (recrutement, orientation, mobilité, évaluation, développement des compétences, rémunération etc.) ; - S’assurer que les politiques et procédures de IRC sont en conformité avec le code du travail, les décrets et règlements ; - Veiller à l’exactitude des informations contenues dans le tableau de bord RH (listing du personnel, FTE, Planning des congés, Metrics, Livre de paie ;) et au respect du calendrier d’envoi des rapports mensuels ; - Approuver mensuellement les variables de la paie (payroll) ; - Faire un suivi particulier de la planification et du suivi des congés du personnel et de la soumission dans les délais des time Sheets et du FTE ; Avoir des rencontres régulières avec les délégués du personnel et tenir un rapport de rencontre ; - Promouvoir les valeurs de IRC, veiller au respect du code de conduite et apporter un appui à la/le responsable nationale RH, en cas d’examen ou d’enquête à mener sur le terrain pour les cas de Global Employee Relationship ou de faute professionnelle ; - Participer au développement des compétences du personnel de la base de Man ; - Assurer la sureté de l’ensemble du personnel y compris les aspects liés à l’ergonomie ; - En concertation avec le/la responsable RH, prendre des initiatives renforçant la cohésion de l’équipe de Man ; - Assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations réalisées par le/la Responsable nationale RH ; - S’assurer que toutes les activités RH de fin de mission ou de fermeture du bureau de Man sont exécutées dans les délais. - Traiter avec diligence tous les cas d’accident de travail

Finance

En lien étroit avec le/la DDF, améliorer ou optimiser la gestion des Finances, du bureau ;

- Co-superviser avec le senior manager finance, le senior Officer finance les équipes finances de la base (Management en partenariat-MIP) ; - Assurer le respect des politiques et procédures Financières ; - S’assurer de la transmission dans les délais du cash projection, du spot check et des pièces comptables (le 5 et 15 au plus tard) ; - S’assurer de la mise en œuvre et du suivi des recommandations réalisées par le DDF ; - Approuver les dépenses dans les limites autorisées ; - S’assurer que toutes les opérations financières sont réalisées via Integra et approuver toutes les actions de son ressort dans INTEGRA ; - S’assurer que toutes les activités de clôture financières de fin de mission ou de fermeture du bureau de Man sont exécutées dans les délais. - S’assurer qu’il n’y a pas de rupture de fonds au bureau - Etablir le budget opérationnel du bureau de Man et le réviser le cas échéant

Sécurité

- S’assurer de la bonne gestion de la sécurité de la base, en lien étroit avec le point focal national sécurité et l’officier sécurité ; - Assurer la responsabilité de la sécurité du personnel et des biens du bureau de Man ; - En lien avec l’Officer sécurité, mettre en œuvre, revoir et réviser les règles de sécurité sur la base ; - En lien avec l’Officer sécurité et les points focaux sécurité, maintenir à jour le plan sécurité et mettre en œuvre les points d’action du SRA ; - S’assurer du déploiement des activités de la zone dans un environnement sécuritaire adéquat ; - S’assurer que les orientations sécurité sont réalisées pour les nouveaux agents et les visiteurs. - Assurer la responsabilité des activités urgences au sein du bureau pays

Coordination des activités du programme

En lien avec les chefs de projets et les responsables de secteur, s’assurer que les projets sont bien exécutés et conduits en conformités avec la proposition et le contrat validés et que les résultats du projet sont atteints ;

- Assurer des visites programmatiques régulières avec rapport de mission ; - Co-superviser directement, les responsables de projet basé à Man (système de Management en Partenariat-MIP) ; - Apporter un appui, lorsque nécessaire, à la rédaction des rapports dûs aux donateurs ; - S’assurer de la transmission des rapports bailleurs dans les délais ; - Participer activement aux réunions Go No Go et à l’élaboration des AMI, des propositions de projet ; - Participer aux réunions et aux activités programmatiques aux côtés des chefs de projets ; - Apporter un appui au/à la coordonnateur/trice de subvention pour l’organisation des réunions d’ouverture et de clôture (grants opening et closing meetings) ; - Apporter un appui aux chefs de projet pour l’organisation de la fin des projets.

Autres

- Promouvoir et mettre en œuvre le IRC Way en étroite collaboration avec le senior management team et les ambassadeurs IRC Way ; - Suivre le plan de travail des ambassadeurs IRC Way, des W@W et apporter un appui si nécessaire au senior compliance manager et au manager safeguarding ; - Veiller à la mise en œuvre et au respect des différentes politiques et procédures de IRC. - Organiser des réunions périodiques de coordination.

Qualifications

- Bac+4 ou plus ; - Avoir au moins 5 ans d’expériences dans la gestion d’un bureau, de préférence dans une ONG internationale ; - Avoir une bonne connaissance des opérations (Ressources Humaines, Finance, Chaine d’approvisionnement, Sécurité, IT) ; - Connaissance avérée en gestion de projet (y compris ceux d’urgence), de budget, de rapportage d’activité ; - Avoir une parfaite aisance dans la représentativité auprès des autorités locales et administratives et avoir une maitrise du protocole administratif ; - Avoir une bonne capacité à gérer et motiver des équipes et à coordonner le travail ; - Si possible, bonne connaissance de la zone d’intervention ; - Bonne capacité rédactionnelle et d’analyse ; - Ouverture d’esprit et aisance relationnelle ; - Sens de l’organisation et de la négociation ; - Force de proposition ; - Rigueur, minutie et méthode ; - Réactivité et dynamisme.

CANDIDATURES FEMININES VIVEMENT ENCOURAGEES

Dans sa politique de promotion des femmes au travail, IRC accorde une grande importance au leadership féminin à travers un cadre approprié géré par les Staffs Femmes d’IRC et des avantages alléchants qui leur sont attribués. Il s’agit entre autres de :

- La création du groupe des femmes au travail (Women at Work Group) : ce groupe dispose d’un budget et travaille sur des activités visait le développement du leadership féminin, à l’autonomisation des femmes et au développement de condition favorable à leur épanouissement et à l’adéquation de leur vie et vie professionnelle privée (prise en charge de la nounou lors des missions). - Le renforcement des capacités à travers les programmes de formation COMPASS de 6 mois et NAVIGATOR dans lesquels la priorité est accordée aux Femmes ; - Le soutien et l’appui de toute l’Organisation à travers sa politique en faveur de la réduction des inégalités de Genre ; - Les cadres d'échanges et de concertation créés pour améliorer les conditions de la femme au travail et dans son milieu social ; - Package de rémunération très attrayante.