Program Assistant

Job Description

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

En partenariat avec la Fondation LEGO, l'IRC met en œuvre un projet de 18 mois (début en octobre 2021) visant à introduire des activités d'apprentissage par le jeu aux enfants dont l'éducation et le bien-être ont été perturbés et endommagés par la pandémie de COVID-19 et d’autres crises. Le projet ciblera les communautés marginalisées en RDC, en Éthiopie et au Sud-Soudan. Il s'appuiera sur des matériels et des approches d'apprentissage socio-émotionnel basés sur le jeu, déjà développés dans la région grâce aux projets Play Well et PlayMatters, soutenus par la Fondation LEGO et dirigés par l'IRC en Ethiopie, en Ouganda et en Tanzanie. Le projet vise à travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des parties prenantes de l'éducation, y compris les ministères et les bureaux de l'éducation.

DESCRIPTION DU POSTE

L'IRC recherche un program assistant L’assistant program sera responsable pour toutes les tâches de support et d’opérations (administratif, logistique, financier) tout en appuyant le Senior Manager en vue d’un meilleur déroulement des activités du projet. L’assistant program assurera un lien projet avec le département Global Supply Chain, l’administration/RH et la finance.

RESPONSABILITES PROFESSIONNELLES

Appui Administratif

- Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : plan des congés, ordres de mission, demandes de voyage, etc.);

Appui Logistique

- Assurer l'archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun ; - Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock, et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items; - Communiquer quotidiennement avec la Logistique afin de faire le suivi sur les PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contractualisations de services; - Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un tracker au format Excel (= procurement plan) et informer régulièrement le Senior Manager des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ; - Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer – et alerter le Senior Manager en cas de pénurie ou de surabondance à venir, afin de les éviter (si possible) ; - Faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet au besoin.

Appui budgétaire et financier

- Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme ; - Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet.

Autres

- Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser ;

- Participer activement aux réunions de l’équipe-projet ; - Réaliser toute autre tâche que le Senior Manager, jugera nécessaire pour faire de ce projet un succès.

Qualifications

- Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ; - Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités d’Education/Protection ; - Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ; - Solide expérience du suivi des achats et des dépenses. (La maîtrise du BvA System constituera un atout.) ; - Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ; - Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit; - Bonne connaissance des procédures financières et logistiques de base (et idéalement, d’IRC) ; - Bonne maîtrise MS Office (Word, Excel, Power Point) ; - Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ; - Qualités humaines et interpersonnelles (ex : tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ; - Expérience du travail dans un contexte difficile (ex : insécurité, infrastructures minimales…) ; - Grande intégrité.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

CV à soumettre en anglais ou français

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.