Procurement Officer

Work Arrangement: In-person

Job Description

Contexte :

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guerra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

Sous la supervision du Pharmacist & Procurement Coordinator le/la procurement officer doit s’assurer que tout approvisionnement soit fait en respectant les procédures et politiques d’approvisionnement de l’organisation et des donateurs, applique tous les SOPs en lien avec le procurement. Toutes les transactions en rapport avec les approvisionnements doivent être clairement documentés sur la base des critères préalablement définis et transparent et exécutés dans les limites du temps défini par l’organisation.

Principales responsabilités :

Approvisionnement

- Respecter le contenu du code de conduite dûment signé et autres politiques & procédures de l’IRC en matière d’approvisionnement et interroger les règles bailleurs avant de décider quelle procédure utilisée ; - Traiter les demandes d’articles (Item requirment) et demandes d’achat (PR) suivant les SOPs et Memo établis ainsi que les orientations de la hiérarchie ; - S’assurer de la conformité des documents (RFQ rempli, bon de commande, facture proforma et définitive) apportés par les fournisseurs pour toutes les commandes ; - S’assurer que la note du choix de fournisseurs est renseignée selon les normes de SOP ; - S’assurer que les communications avec les soumissionnaires soient par écrits et les traces conservées dans le dossier d’approvisionnement ; - Obtenir des fournisseurs les échantillons quand les spécificités techniques ne sont pas clairement établies dans les demandes d’articles ou demandes d’achat ; - Planifier, prioriser et regrouper (autant que possible) les achats, en coordination avec les différents sites et départements demandeurs conformément aux dates de réception requises dans les prévisions d’articles ; - Rechercher et négocier de façon continuelle, les prix en vue d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ; - Procéder à une analyse des offres conjointement avec le programme/département demandeur et le département finance et faire signer l’analyse des offres (BID) au membre du comité de sélection avant de soumettre le bon de commande/contrat à la signature par le personnel habilité suivant la matrice d’autorisation de signature ; - Partager les copies des bons de commande et contrats signées avec les fournisseurs, les gestionnaires de stocks et toujours conserver les copies qui va alimenter les archives du service procurement ; - S’assurer du respect du délai de livraison par le fournisseur et du partage de la facture définitive a la finance pour les lignes de PO en statut reçu ; - En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données des fournisseurs et sensibiliser tous les fournisseurs sur les procédures d’IRC - Accomplir toutes autres tâches jugées nécessaires par sa hiérarchie.

Rapportage

- Faire l’état des engagements internes et externes (committements) chaque fin de semaine et le partagé à son superviseur hiérarchique (directe) ; - Vérifier chaque matin son tableau de bord dans le système en ligne (Intégra) pour évaluer le statut de traitement des achats en cours.

Qualifications

Education :

- Un BTS en gestion logistique, administration ou tout autre diplôme en lien avec le poste. Une combinaison équivalente d’étude et d’expérience pertinentes peut être remplacée, le cas échéant.

- Solides compétences organisationnelles et de résolution de problème avec une approche analytique et capacité à travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle

Expériences :

- 2 ans minimum dans le domaine des approvisionnements dans le domaine humanitaire

Compétences :

- Être une personne intègre et de bonne moralité ; - Bonne capacite de négociation, de rédaction et à travailler sous pression ; - Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Power point, internet, etc.) ; - Connaissance des procédures des approvisionnements et pratiques génériques. - Connaissance des langues : - Français, l’anglais serait un plus

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilité et de l’Egalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter les politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, à la protection des enfants, à la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l'intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : L'IRC s'est engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à la vie active, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités des hommes et des femmes et d'autres avantages et allocations de soutien.

L'IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances L'IRC examine tous les candidats sur la base du mérite, sans considération de race, de sexe, de couleur, d'origine nationale, de religion, d'orientation sexuelle, d'âge, d'état civil, de statut d'ancien combattant ou de handicap.