Procurement Officer

Job Description

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir. IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L'assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.

Aperçu du poste :

Le procurement officer doit s’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les procédures et politiques d’approvisionnement de l’organisation et des donateurs, applique tous les SOPs en lien avec le procurement. Toutes les transactions en rapport avec les approvisionnements doivent être clairement documentes sur la base des critères préalablement définis et transparent et exécutés dans les limites du temps défini par l’organisation

Principales responsabilités :

Approvisionnement

- S’assurer qu’il respecte le contenu du code de conduite qu’il a lui-même signé dans l’exercice de son rôle d’acheteur - S’assurer que la demande d’achat reçue est passée dans le système en ligne, bien remplie, approuvée en bonne et due forme, conformément à la SOP de demande d’achat, si le PR doit être renvoyé pour des informations complémentaires, il faut coordonner avec l’émetteur ou le budget holder pour respecter le lead time dans le traitement des PRs - Interroger les règles bailleurs avant de décider quelle procédure utilisée - Créer et traiter une demande de devis (request for quotation ou RFQ) avec une liste ou une description détaillée de tous les paramètres d’achat et selon les SOP établi - S’assurer chaque fois que le formulaire de demande de quotation (RFQ) est utilisé et renseigné avec toutes informations requises - S’assurer que les communications avec les soumissionnaires soient par écrits et les traces conservées dans le dossier d’approvisionnement. - S’assurer que les échantillons soient demandés quand les spécificités techniques ne sont pas claires - Planifier et prioriser les achats, les regrouper autant que possible, en coordination avec les différents sites et autres départements demandeurs sous la supervision du Procurement Manager - De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs. - Traiter avec les fournisseurs fiables et reconnus qui sont en règle avec l’administration Tchadienne afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter systématiquement de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires - Recourir à la méthode de picorage dans l’analyse des offres (sélection des meilleurs éléments de l’offre du fournisseur) - Procéder à une analyse des offres conjointement avec le programme/département demandeur et le département finance - Faire toujours signer l’analyse des offres (BID) au membre du comité de sélection avant de soumettre le bon de commande/contrat à la signature par le personnel habilité suivant la matrice d’autorisation de signature - Partager les copies des bons de commande et contrats signés avec les gestionnaires de stocks et suivre avec eux le respect des engagements par le fournisseur du délai de livraison et la qualité - Préparer toute la documentation des approvisionnements et suivre les paiements du fournisseur dans les délais prescrits du lead time et s’assurer auprès du département finance que les fournisseurs sont payés à temps - Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, budgets et les archiver de manière à assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin - En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données des fournisseurs - S’assurer par une sensibilisation que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC - Accomplir toutes autres tâches jugées nécessaires en rapport avec son poste d’acheteur

Rapportage

- Faire le PRTS report chaque fin de semaine et le partager avec le Procurement Manager - Faire l’état des engagements internes et externes (commitements) chaque fin de semaine et le partage avec le Procurement Manager - Vérifier chaque matin son tableau de bord dans le système en ligne (BVA) pour évaluer le statut de traitement des achats en cours

Qualifications

Education :

- Un BTS en gestion logistique, administration

Expériences :

- 3 ans minimum dans le domaine des approvisionnements

Compétences :

- Être une personne intègre - Bonne capacite de négociation - Maitrise de l’outil informatique - Capacite à travailler sous pression - Capacite de rédaction - Connaissance des procédures et pratiques génériques

Connaissance des langues :

- Français, l’anglais serait un plus

Environnement de travail :

- *P**oste non accompagné, perdiem et logement pris en charge en cas de déplacement hors de sa zone de fonction*

Les travailleurs d'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct qui sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, le harcèlement dans le milieu de travail, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles.