Procurement Assistant

This opening expired 7 months ago.

WHO - World Health Organization

Open positions at WHO
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Application deadline 7 months ago: Thursday 21 Apr 2022 at 21:59 UTC

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Contract

This is a G-7 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 7 years of experience, depending on education. More about G-7 contracts.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les CSUs ont ete instaures dans la structure organisationnelle de l'OMS pour apporter un appui aux responsables de programmes et aux staffs, dans le but de leur permettre d'assumer entierement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM et egalement assurer le respect des textes, principes et procedures de l'OMS, dans toutes les transactions administratives et financieres et tout type de transaction dans le contexte du nouveau systeme ERP (Enterprise Resource Planning).

DESCRIPTION OF DUTIES

L'Assistant Procurement accomplira les taches suivantes:Assiste le Bureau pays dans la preparation des previsions en termes des achats du bureau sur la base du plan previsionnel d'approvisionnement.Appui dans la mise en œuvre des activites liees a l'approvisionnement, et peut participer en lieu et place du superviseur a des rencontres avec les fournisseurs ou les differentes unites et programmes.Elabore en rapport avec les Unites techniques concernees, les documents d'appel d'offres et cahiers des charges conformement aux besoins des programmes.Procede a la publication des appels d'offres du bureau et au contact des fournisseurs pour les appels d'offres restreints.Apres une selection de marche, initie les correspondances aux fournisseurs ayant soumissionnes aussi bien les fournisseurs selectionnes que ceux non selectionnes. Traite les requetes d'analyse des couts (Price estimate) pour les achats d'articles et de services hors catalogue. Si les prix des articles demandes ne sont pas disponibles, ou si les articles demandes ne sont pas dans le catalogue disponible dans le GSM, le demandeur initie une demande d'estimation de couts a travers le GSM et l'Assistant accorde toute attention au gestionnaire et assiste dans le processus (RPE: Request for Price Estimate) ainsi qu'il suit: Enregistrer dans le systeme tous les articles et services qui ne sont pas dans le catalogue pour une estimation des couts; Assiste le Manager a identifier des fournisseurs pour les biens et/ou services demandes en s'assurant que tous les details sont disponibles pour l'enregistrement dans le GSM. Pour les demandes de service, les proformas sont demandees en tenant compte des details requis lies au service, du budget et des dates de livraison.Initie les requisitions dans le systeme (GSM) et assure le suivi de toutes les requisitions soumises et approuvees dans le GSM. Effectue les revisions requises sur les transactions et ou requisitions dans le GSMInitie et met a jour les demandes pour approvisionnement en biens et services; s'assure que les listes des fournisseurs sont envoyees pour leur creation dans le systeme.Assiste le bureau pays, dans le choix, la justification pour l'acceptation de l'offre qui n'est pas la plus economique. En cas de demande de service externe, l'Assistant Procurement appui les Managers dans l'evaluation de la requete, sur la base des politiques de l'OMS.Accuse reception des paiements des biens et services dans le GSM.Fais le suivi avec l'Unite des Finances pour le reglement des factures des fournisseurs.Tient correctement a jour les registres et archives de tous les achats du bureau.Gere le processus de creation des fournisseurs et assure l'evaluation trimestriel et annuel des fournisseurProduit les statistiques des achats des biens et services du bureau de maniere trimestrielle; produit le rapport annuel sur les achats de biens et services, tenir a jour et correctement classes les archives de tous les achats de bureau.Le titulaire du poste servira de back up pour les autres membres de l'equipe dans des positions similaires ou non au sein du bureau.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome d'etudes secondaires suivies d'une formation en Administration et Gestion. Desirable: Bac 2 en Administration et en gestion.

Experience

Essential: Au moins 10 annees d'experience dans une institution publique ou privee reconnue. Desirable: Experience dans des postes d'appui administratif ou dans le suivi des approvisionnements au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Une experience dans les systemes bases sur Oracle ou un autre systeme similaire a ERP est un atout.

Skills

Le titulaire du poste devra faire preuve de maitrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procedures et les pratiques, regles et reglements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour etre en mesure de briefer et expliquer les procedures aux autres membres du personnel.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Producing results Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at DZD 2,352,680 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

  • This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

  • Only candidates under serious consideration will be contacted.

  • A written test may be used as a form of screening.

  • In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

  • Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

  • Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

  • For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

  • WHO is committed to workforce diversity.

  • WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

  • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

  • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

  • This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

Added 7 months ago - Updated 7 months ago - Source: who.int