Oficial Senior de Administracion

Job Description

Contexto

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención para salvar vidas y asistencia que cambia vidas a las personas refugiadas obligados a huir de la guerra o el desastre. En el trabajo de hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño al hogar.

Alcances/descripción del puesto

El oficial Senior de administración es responsable de garantizar una gestión y planificación eficientes y eficaces de las funciones administrativas para la oficina central del IRC, así como dar soporte a los procesos administrativos generales de carácter nacional. También es responsable de mantener y aumentar la calidad de los procesos administrativos y garantizar la satisfacción de los interesados mediante el ejercicio de prácticas orientadas al servicio.

Líneas de reporte

Esta posición reporta a: Coordinador Sr Operaciones

A esta posición le reporta(n): N/A

Líneas de interacción

Apoyará a los gerentes, coordinadores y directores de la oficina central en la resolución de necesidades de carácter administrativo.

Principales responsabilidades

· Supervisar los servicios de apoyo administrativo y brindar asistencia administrativa general, p. fijación de citas, programación de reuniones, gestión de eventos.

· Apoyar la planificación y organización de conferencias, reuniones y talleres.

· Utilizar Acuerdos Maestros de Compra (MPA) y Acuerdos Maestros de Servicio (MSA) establecidos por la cadena de suministro.

· Establecer y gestionar el control de inventario de suministros de oficina comunales, papelería y otros consumibles administrativos; distribuir artículos a pedido a través de un proceso de solicitud formal; evaluar y controlar el consumo para evitar desperdicios y pérdidas.

· Brindar soporte a Cadena de Suministro en el proceso de manejo y control de inventarios de artículos para clientes, activos, equipo, mobiliario y todo tipo de bienes que deba ser controlado; así como el proceso para entradas, salidas y movimientos de los mismos.

· Gestionar el contrato de arrendamiento para la oficina central del IRC y las casas de huéspedes en todas las ciudades donde el IRC opera.

· Gestionar procesos logísticos para dar soporte a las visitas del IRC, donantes, organizaciones aliadas, etc.

· Brindar soporte a los procesos de viaje del equipo de IRC en México en general.

· Brindar soporte cuando se requiera a procesos de Cadena de Suministro tanto a oficinas centrales como suboficinas.

· Participar activamente en la elaboración del presupuesto y la planificación financiera de todos los gastos administrativos.

· Brindar soporte a miembros de la oficina de IRC México en temas relacionados con IT.

· Realizar tareas de apoyo a procesos de la Cadena de Suministro y Operaciones en general.

Qualifications

Calificaciones, Habilidades y/o Requisitos

· Licenciatura en un campo relevante

· Aproximadamente 3 años de experiencia relevante en temas relacionados con las funciones del cargo.

· Experiencia profesional en administración, preferiblemente con una ONGI.

· Fuerte sentido de integridad personal.

· Atención a los detalles.

· Cualidades adicionales: capacidad para realizar múltiples tareas, capacidad para manejar bien la presión, capacidad para improvisar, flexibilidad, sensibilidad cultural y ambiental.

· Habilidades de trabajo en equipo.

· Un gran sentido de servicio y compromiso social.

· Capacidades de organización y gestión.

· La posición está basada en Ciudad de México y debe cumplir con los protocolos de seguridad de IRC México.

Estándares

Estándares de conducta profesional: las personas trabajadoras de IRC y el IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. Estos son integridad, servicio y rendición de cuentas. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y aplica políticas sobre la protección de las personas beneficiarias contra la explotación y el abuso, la salvaguardia de la niñez, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: IRC se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades de la persona empleadora: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos las personas solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades asociadas al puesto.