Officier Supply Chain (H/F)

Job Description

L'International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933, à l'initiative du célèbre médecin Albert Einstein. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l'IRC est d'aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

L'IRC a mis en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu'à l'États Unies, dans le cadre d'un programme d'appui à la réinstallation. L'IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.

Au Burkina Faso, l’IRC a lancé sa première phase de programmation d’intervention d'urgence dans la ville de Djibo en avril 2019, avec principalement des activités WASH. Puis, l'IRC a étendu ses interventions dans les secteurs tel que la protection, la santé et ERD. Les activités de l’IRC ont déjà touché les régions du Sahel, du Nord, de la Boucle du Mouhoun, du Centre Nord, du Centre et récemment les régions de l'Est.

Dans le cadre du renforcement de ses équipes, IRC recrute un Officier Supply Chain pour la base de Dédougou.

ÉTENDUE DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision du Manager Supply Chain, l’officier chaine d’approvisionnement (Logisticien) sera responsable de la supervision :

- Des activités d’achats, transport et charroi, de la gestion du stockage et de l’appui conseil aux staffs Programme dans l’accomplissement de leurs tâches. - Veiller à ce que les activités du département de la chaine d’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds.

Principales responsabilités

Coordination :

- Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la région ainsi que sur les nouveaux sites d’intervention ; - Travailler en lien avec l’équipe de coordination pour définir les objectifs du département logistique et assurer la planification des activités de l’équipe logistique, - Appuyer l’équipe de la base sur les sujets logistiques dans le cadre de la rédaction des propositions de projet; - Assurer le bon usage et suivi des outils et moyens logistiques pour la capitalisation des données - Assurer la communication sur les aspects logistiques avec le coordinateur chaine d’approvisionnement ; - Représenter IRC auprès des acteurs externes en charge de la logistique et participer aux réunions externes, - Rédiger les différents rapports demandés : rapport mensuel logistique, rapports bailleurs...

Gestion d'équipe :

- Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels de l’équipe logistique ; - Former et renforcer les capacités techniques de l’équipe logistique ; - Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision et identifier les besoins de formation ; - Effectuer des déplacements ponctuels sur les bases pour garantir un appui et un suivi technique de qualité ;

Gestion des achats :

- Superviser le traitement des demandes d’achat et de service des programmes/opérations. - Superviser la préparation des contrats de prestation de service. - Superviser le processus de cotation établies par les programmes/opérations sur le marché local. - Superviser l’archivage et le classement de tous les documents relatifs aux achats (les demandes d’achat/service, l’analyse de devis, le bon de commande, les factures pro-forma, les factures) et les ranger dans des classeurs en ligne. - Superviser la transmission des documents d’achat au Service des Finances de tous les documents relatifs aux achats (demandes d’achat/service, demande de paiement, analyse de devis) , - Servir d’interface entre le département chaine d’approvisionnement et la finance.

Gestion d’Entreposage et des équipements:

- Superviser les livraisons pour s’assurer que toutes les livraisons répondent aux spécifications mentionnées sur les bons de commande (quantité et qualité). - Superviser l’organisation des entrées / livraisons et sorties / chargements des articles en fonction des besoins. - Se rassurer que le matériel expédié sur les sites soit bien arrivé à la destination et que les bordereaux d’expédition sont retournés signés. - Assurer la gestion des actifs de l’IRC selon les procédures de l’IRC. - Classer la documentation des actifs de l’IRC, assurer le suivi de l’équipement. - Organiser et effectuer la vérification physique de stock et des actifs de l’IRC. - Superviser l’élaborer les rapports de l’inventaire du stock format Prologs ou Excel et les rapports des actifs circonstanciels et mensuels. - Préparer les documents nécessaires à faciliter l’exécution régulière des inventaires physiques de tous les magasins et pharmacie, ainsi que des inventaires spécifiques pour la fermeture des subventions dans son site.

Transport:

- Superviser le bon suivi de réparation et maintenance des véhicules, motos et générateurs. - Superviser la gestion quotidienne des véhicules et motos (état de stock des pièces de rechange, réparations, vérification de l’état). - Superviser les rapports de l’état des pièces de rechange en stock et proposer des mécanismes de conservation appropriés. - Contrôler et superviser le respect des procédures logistiques et sécuritaires en matière de transport. - Superviser et vérifier la consommation mensuelle du carburant - Compiler et transmettre le rapport mensuel de la consommation du carburant. - Participer à l’élaboration des demandes des réparations des véhicules, - S’assurer que le charroi de l’IRC a tous les documents de bord exigés, - En collaboration avec le chargé de sécurité, proposer les heures de départs et des retours des véhicules du terrain. - S’assurer de l’usage ainsi que de l’entretien des générateurs en conformité avec les procédures existantes. - Anticiper sur les besoins en pièces détachées et main d’œuvre pour les générateurs, et les communiquer en temps et en heure.

Principales relations de travail

Le poste supervise directement l’assistant chaine d’approvisionnement.

Autres contacts clefs :

Internes : Travailles-en étroite collaboration avec le manager supply chain partnership, les membres des équipes programmes et le département Finance.

Exigences relatives à l'ordinateur/autres exigences :

Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Environnement de travail :

- Ce poste est basé à Dédougou avec des déplacements fréquents dans les autres zones d'intervention de IRC, - Niveau de sécurité : Orange, Tout le personnel d'IRC Burkina Faso doit se conformer aux règles et politiques en vigueur en matière de sécurité.

Environnement de travail :

- S'engager à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire. - S'engager à s'assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail. - Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l'IRC.

Qualifications

- Être détenteur au moins d’un diplôme minimum Bac + 2 ans en logistique ou en gestion. - Avoir au moins cinq ans d’expérience de travail avec une organisation internationale à un poste similaire. - Avoir des bonnes connaissances en procédures de gestion des achats en particulier dans les ONG Internationales. - Avoir des aptitudes à communiquer aisément en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout. - Avoir une grande autonomie, une bonne capacité d’organisation et un bon esprit de travail en équipe.

RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC

IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière et les représailles.