Officier Charge de l’Administration et des Voyages

Admin

Job Description

I. CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés

I. Contexte du programme :

L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés et des personnes déplacées dans leur propre pays forcées de fuir la guerre et les catastrophes.

II. Aperçu du poste

Sous la supervision directe du Manager de l’Administration, l’Officer Admin et travel aura la responsabilité d’appuyer dans la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives au sein d’IRC et de la gestion des voyages selon les normes IRC, et assurer les intérims de ses collègues si nécessaires

Responsabilités Majeures

Appuyer le département des Operations pour toutes tâches administratives, gestion des bâtiments, et gestion des réservations, des départs et arrivées

Responsabilités Spécifiques

· Accueil et orientation des visiteurs au Bureau ;

· Gérer les appels téléphoniques du Bureau ;

· Suivi et Archivage des dossiers administratifs

· Gérer le courrier "arrivée" et "départ" (réception, enregistrement et ventilation);

· Appuyer à la rédaction des lettres administratives de l’organisation

· Réception et enregistrement des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancé ;

· Réception et enregistrement des offres de candidature ;

· Suivre les dossiers auprès du Manager Admin et lui rappeler les questions importantes à traiter ;

· Appui à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;

· Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;

· Gestion rationnelle et suivi des stocks de fournitures et articles de bureaux

· Dresser un inventaire périodique des stocks de fournitures, articles de bureau et des équipements ;

· Suivre le traitement des factures ;

· Acquisition des billets d’avion pour les voyages des staffs et partenaires d’IRC à l’intérieur et à l’extérieur de la RCA,

· Paiement des factures des voyages,

· Suivre les entretiens et réparations des locaux du bureau, les résidences individuelles et collectives d’IRC à Bangui

· Appui à distance aux entretiens des locaux, résidences individuelles et collectives d’IRC dans les différentes régions d’intervention d’IRC,

· Acquisition des maisons à louer pour IRC au besoin,

· Gérer les contrats de bail du bureau et des résidences d’IRC à Bangui,

· Assister à l’aménagement et au déménagement des maisons des staffs étrangers résidents au RCA au compte d’IRC,

· Payer les factures de bail à Bangui,

· Réservations de chambres d’hôtel pour les staffs et partenaires d’IRC en mission d’IRC à Bangui,

· Paiement des factures d’hôtels à Bangui,

· Acquisition et renouvellement des visas pour le personnel étranger,

· Assistance au personnel étranger pour toute documentation officielle nationale R permettant le séjour formel du personnel étranger au compte d’IRC en RCA,

· Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

V- Communications

· S‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des flottes et communication de tous les staffs et visiteurs IRC (Cellulaires, fixes) ;

· En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de l’organisation en collaboration avec les différents responsables

· S assurer que nous ayons dans nos stocks des téléphones à donner aux nouveaux staffs internationaux qui arrivent.

· S’assurer que les sources d’information sont disponibles et bien entrevues dans les guest (télévision)

VI- Gestion des équipes

· Participer dans la définition des objectifs de performance des agents de ménage et de l’officers Maintenance

· Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets

· Documenter les besoins de formation des agents sous la supervision

Reporting:

· Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé de tableau de suivi des contrats, le cash projection, la mise à jour paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.

Qualifications

V- Qualifications Requises :

· Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes ; ----------------------------------------------------------------------------------------------------

· Très bonne capacité de communication et bonne expérience dans la gestion du standard téléphonique ; -----------------------------------------------------------------------------------------------------

· Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau ; -------------------------------------------------------------------

· Capacité rédactionnelle très élevée

· Une bonne connaissance du milieu des Bureaux ; -------------------------------------------------

· Courtoisie et de bonne présentation.

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Caractéristiques personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle.

• Solides compétences pour travailler en équipe.

• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples

• Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes

Education: Bac +2 (au minimum)

Language Skills: Français nécessaire, anglais serait un plus

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s'efforce d'attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d'origine et que vous possédez plus de deux ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.

XI- COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;

· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;

· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation

· Copie du passeport ou de la CNI

N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es

• Les candidatures féminines sont encouragées

• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés

La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’

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Added 1 year ago - Updated 10 months ago - Source: rescue.org