Officier chaine d’approvisionnement Sahel (H/F)

Job Description

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et à reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies.

IRC est actif au Burkina Faso depuis Mars 2019. Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (Région du Nord), Djibo, Dori (au Sahel) et Kaya (centre nord).

Pour renforcer son équipe support, IRC Burkina recrute, un/e officier chaine d’approvisionnement.

OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ

Sous la supervision technique du Senior Supply Chain coordinator et sous la supervision hiérarchique du Field Coordinator, le/la Supply Chain Officer (Logisticien) sera responsable de la supervision :

- Des activités d’achats, transport et charroi, de la gestion du stockage et de l’appui conseil aux staffs Programme dans l’accomplissement de leurs tâches. - Veiller à ce que les activités du département de la SC dans la region du Sahel se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds.

RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES

Coordination :

- Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la région ainsi que sur les nouveaux sites d’intervention ; - Travailler en lien avec l’équipe de coordination pour définir les objectifs du département logistique et assurer la planification des activités de l’équipe logistique, - Appuyer l’équipe de la base sur les sujets logistiques dans le cadre de la rédaction des propositions de projet; - Assurer le bon usage et suivi des outils et moyens logistiques pour la capitalisation des données ; - Assurer la communication sur les aspects logistiques avec le Supply Chain Coordinator; - Représenter IRC auprès des acteurs/rices externes en charge de la logistique et participer aux réunions externes sur demande du Field Coordinator, - Rédiger les différents rapports demandés : rapport mensuel logistique, rapports bailleurs.......

Gestion d'équipe :

- Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels de l’équipe logistique ; - Former et renforcer les capacités techniques de l’équipe logistique ; - Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision et identifier les besoins de formation ; - Effectuer des déplacements ponctuels sur les bases pour garantir un appui et un suivi technique de qualité ;

Gestion des achats :

- Superviser le traitement des demandes d’achat et de service des programmes/opérations. - Superviser la préparation des contrats de prestation de service. - Superviser le processus de cotation établies par les programmes/opérations sur le marché local. - Superviser l’archivage et le classement de tous les documents relatifs aux achats (les demandes d’achat/service, l’analyse de devis, le bon de commande, les factures pro-forma, les factures) et les ranger dans des classeurs en ligne. - Superviser la transmission des documents d’achat au Service des Finances de tous les documents relatifs aux achats (demandes d’achat/service, demande de paiement, analyse de devis) , - Servir d’interface entre le departement Supply Chain et la finance de la region du Sahel.

Gestion d’Entreposage et des équipements

- Superviser les livraisons pour s’assurer que toutes les livraisons répondent aux spécifications mentionnées sur les bons de commande (quantité et qualité). - Superviser l’organisation des entrées / livraisons et sorties / chargements des articles en fonction des besoins. - Se rassurer que le matériel expédié sur les sites soit bien arrivé à la destination et que les bordereaux d’expédition sont retournés signés. - Assurer la gestion des actifs de l’IRC selon les procédures de l’IRC. - Classer la documentation des actifs de l’IRC, assurer le suivi de l’équipement. - Organiser et effectuer la vérification physique de stock et des actifs de l’IRC. - Superviser l’èlaborer les rapports de l’inventaire du stock format Prologs ou Excel et les rapports des actifs circonstanciels et mensuels. - Préparer les documents nécessaires à faciliter l’exécution régulière des inventaires physiques de tous les magasins et pharmacie, ainsi que des inventaires spécifiques pour la fermeture des grants dans son site.

Transport

- Superviser le bon suivi de réparation et maintenance des véhicules, motos et générateurs. - Superviser la gestion quotidienne des véhicules et motos (état de stock des pièces de rechange, réparations, vérification de l’état). - Superviser les rapports de l’état des pièces de rechange en stock et proposer des mécanismes de conservation appropriés. - Contrôler et superviser le respect des procédures logistiques et sécuritaires en matière de transport. - Superviser et vérifier la consommation mensuelle du carburant’ - Compiler et transmettre le rapport mensuel de la consommation du carburant. - Participer à l’élaboration des demandes des réparations des véhicules, - S’assurer que le charroi de l’IRC a tous les documents de bord exigés, - En collaboration avec le chargé de sécurité, proposer les heures de départs et des retours des véhicules du terrain. - S’assurer de l’usage ainsi que de l’entretien des générateurs en conformité avec les procédures existantes. - Anticiper sur les besoins en pièces détachées et main d’œuvre pour les générateurs, et les communiquer en temps et en heure au Field Co.

Principales relations de travail

Le poste supervise directement les Assistants Supply Chain des bases de Dori et Djibo.

Autres contacts céls :

Internes : Travailles-en étroite collaboration avec le Supply Chain Coordinator, les membres des équipes programmes et le département Finance

Qualifications

- Être détenteur/trice au moins d’un diplôme minimum Bac + 2 ans en logistique ou en gestion. - Avoir au moins cinq ans d’expérience de travail avec une organisation internationale à un poste similaire. - Avoir des bonnes connaissances en procédures de gestion des achats en particulier dans les ONG Internationales. - Avoir des aptitudes à communiquer aisément en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout. - Avoir une grande autonomie, une bonne capacité d’organisation et un bon esprit de travail en équipe.

Exigences relatives à l'ordinateur/autres exigences :

- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Environnement de travail :

- Ce poste est basé à Dori avec des déplacements fréquents sur Djibo et les autres zones d’intervention de IRC couvert par la région du Sahel, - Niveau de sécurité : Orange 3. Tout le personnel d'IRC Burkina Faso doit se conformer aux règles et politiques en vigueur en matière de sécurité.