Officier Approvisionnement

Work Arrangement:

Job Description

Sous la supervision du Coordinateur des Operations, l’Officier approvisionnement est responsable de la coordination et de la gestion efficaces des fonctions d’approvisionnement pour le bureau de l’IRC. La chaîne d'approvisionnement doit être en mesure d'acquérir rapidement des fournitures, des services et des équipements pour le programme, tout en garantissant les meilleures pratiques et en conservant des dossiers conformes aux audits. Le responsable des achats veille à ce que tous les achats de biens et de services soient effectués de manière transparente, au meilleur prix disponible et conformément à la politique et aux procédures d'achat de l'IRC et des donateurs.

RESPONSABILITÉS

Planification des achats

L’Officier Approvisionnement est chargé de travailler en étroite collaboration avec le Coordinateur des Opérations, les chefs de projets ainsi que toutes les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces des achats afin de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d'approvisionnement comprend :

- Préparation et mise en œuvre des plans d'approvisionnement ; - Mise en œuvre de toutes les Procédures Opérationnelles standards d'approvisionnement IRC ; - Collecte, organisation et analyse des données ; - Surveiller le marché d'approvisionnement et mener des études et des analyses de marché.

Approvisionnement et Etude de marché

- Planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place, développés en collaboration étroite avec les programmes ; - Accompagnement dans l'élaboration des spécifications d'approvisionnement ; - Réception des Demandes d’achat et leurs traitements ; - Gestion du processus de demande de devis auprès des fournisseurs (RFQ) ; - Gestion de processus de Demande de propositions (RFP) ; - Participer aux réunions d'appel d'offres et aux évaluations ; - En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation dans le cadre de processus d’appel d’offres ouverts ; - Mener des négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs ; - Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation ; - Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle ; - Gestion des relations avec les demandeurs de biens et de services ; - Collecte, organisation et analyse de données achats ; - Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché ; - Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant d'accepter le paiement pour approbation ; - Toutes autres tâches confiées par superviseur.

Gestion des contrats

L’Officier Approvisionnement est responsable de la gestion des contrats et des performances des fournisseurs pour garantir que les conditions générales et les procédures opérationnelles standard sont respectées telles que fournies par la Direction de la chaine d’approvisionnement – IRC Global.

Il / Elle aura pour tâche entre autres de :

- Préparer des contrats pour les soumissionnaires recommandés ; - Renouvellement dans les délais des contrats en cours ; - Suivre l’exécution des contrats suivant les termes et indicateurs de performance définis.

Gestion des fournisseurs

L’Officier Approvisionnement est responsable de la gestion des relations et des performances des fournisseurs afin de garantir la tenue de registres précis tels que fournis par Direction de la chaine d’approvisionnement – IRC Global.

Ceci comprend :

- La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ; - Le développement des relations avec les fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ; - Tenue à jour des fiches de performance des fournisseurs.

Conformité et éthique

- Aider à mettre en œuvre les règles et réglementations des donateurs pour tous les achats (y compris toute tâche d'achat spécifique au département assignée), Identifier et analyser les risques de non-conformité dans les processus d'achat à travers : - Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc ; - Fournir un soutien cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures ; - À travers les différents outils et mécanismes en place chez IRC, il/elle identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques de fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l’organisation pour la gestion de ces cas ; - Mise en œuvre des plans d'action correctives (CAP) des audit internes et externes.

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS.

- Assurer la conformité aux politiques d'approvisionnement de IRC et des Donateurs ; - Mise en œuvre de toutes les Procédures Opérationnelles Standards d'approvisionnement IRC ; - Élaboration des spécifications d'approvisionnement ; - Traitement des rapports et données d’approvisionnement ; - Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement ; - Gestion et suivi des contrats IRC ; - Négociation transparente documentée ; - Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC ; - Documentation complète sur les transactions d’approvisionnement ; - Revue des dossiers d’achat avant la soumission aux finances ; - Mettre en œuvre la diligence raisonnable ; - Documenter les besoins de formation ; - Vérification de Conformité des documents du processus d’approvisionnement (Factures, Déclarations de créance, validité et conformité des Documents administratifs des fournisseurs, etc.) selon les directives et régulations de l’Office Burundais des Recettes . - Inventorier tous les documents de support requis pour répondre à toutes éventuelles requêtes émanant de l’Office Burundais des Recettes ; - Partage d’informations aux autres membres de l’équipe logistique.

Qualifications

- Avoir un Diplôme universitaire en gestion administration, approvisionnement ou autre domaine lié à la logistique ; - Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement ; - Connaissance de procédures et pratiques génériques de passation de marchés (expérience au sein d’une agence des Nations Unies, une agence de coopération internationale, IRC ou autres ONG) ; - Excellente maitrise verbale du Français - Excellentes capacités rédactionnelles en Français ; - Bonnes aptitudes d’expression verbale et écrite en Anglais.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Bon collaborateur et influenceur doté de compétences interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler de manière transparente entre les cultures, les unités organisationnelles et les fournisseurs ; - Bonnes connaissances des systèmes informatiques d’achats ; - Bonne connaissance de l’outil informatique (Excel, Word, Power Point) ; - Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; - Niveau prouvé d’intégrité et bonne réputation dans la gestion des achats de biens et des services auprès de fournisseurs ; - Bonne Gestion des risques de la chaine d’approvisionnement. - Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte de IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude ;

- S’engager à respecter et à mettre en pratique les politiques de Sauvegarde d’IRC.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC respecte et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 06 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.