Officer Logistique

Job Description

Sous la supervision du Field Manager/Coordinateur, l’Officier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la gestion des actifs et stocks d’IRC.

L’Officier logistique répond directement au Field Manager/Coordinateur, et a pour superviseur technique le Coordinateur logistique

Objectifs généraux :

- Assurer l’approvisionnement de la base en respect avec les normes internationales et nationales des standards IRC et de ses bailleurs de fonds. - Assurer que l’ensemble des transactions en rapport avec l’approvisionnement soient clairement documentées sur la base des critères préalablement définis et transparents (SOPs). - Assurer la bonne mise en place de la planification des mouvements routiers et aériens.

Tâches spécifiques :

Approvisionnement et Achats

- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ; - S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ; - Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours. - Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ; - S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ; - Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC - Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ; - Préparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformité avec les BL et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ; - Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail - Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons - En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC. - Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires - Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC; - De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC - Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs - Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement - Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs - S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ; - S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC - S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..) - Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ; - Travailler avec les chargés des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.

Transport

- Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs - Assurer le suivi de l’utilisation et des mouvements des véhicules ; - Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules - S’assurer de l’accord du Field Manager / Coordo Site pour tous les déplacements en dehors de la ville - Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ; - Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.

Gérer les Assets et autres équipements

- Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien), - Tenir le registre des assets et équipements du bureau, des résidences et sur le terrain, - Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service, - Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC

Reportage / Capitalisation :

- Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks de matériels et assets d’IRC. - Assister aux contrôles inopinés des stocks - Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des PRTS, de la consommation des véhicules et de payements de location et soumettre dans les délais requis.

Maintenance

- Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ; - Assurer le suivi des entretiens des générateurs - Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC - Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur - Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs.