Officer Finance Account Payable

Manage all financial transactions and maintain records accurately

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IRC - The International Rescue Committee

Open positions at IRC

Bamako (Mali)

Finance & Economy

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Overview

Manage all financial transactions and maintain records accurately

You have:

Bac + 2/3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent
Expérience d’au moins deux années dans une fonction similaire avec une connaissance des ERP serait un atout
Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout
Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps, rigueur et précision
Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles
Excellente maitrise de Excel
Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives
Travail en équipe et facilitation des solutions
Capacité de communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction

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Details

Job Description

Sous la supervision directe du Manager Trésorerie, l’Officer Finance Account Payable aura pour principales missions :

Gestion des transaction bancaires :

- S’assurer que tous les paiements bancaires émis à Bamako sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis pour chaque compte en banque ; - Vérifier les factures avant saisie dans le logiciel - S’assurer que les demandes paiement (PMNT) sont signés et conformes aux procédures et politiques IRC ; - Etablir les chèques en tenant compte des spécificités de chaque compte bancaire ; - Enregistrer quotidiennement les transactions bancaires dans le journal bancaire adéquat ; - Assurer le dépôt des paiements des taxes dues aux impôts (ITS /TL /TF/ IRF) ; - Traiter l’ensemble des demandes d’approvisionnement (bases + caisses Bamako) ; - Mettre à jour les transactions dans le BvA en ligne après l’exécution des paiements bancaires ; - S’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement enregistrées, imputées et classées. Chaque document doit être tamponné : Reçu ou Payé par IRC ; - Tenir à jour le classement des informations bancaires ; - Effectuer un rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte bancaire ; - Simuler l’importation des journaux de banque en début de mois avant transmission au Responsable Trésorerie (corriger les codes comptables + T codes si besoin + libellés des écritures) ; - Suivre la situation des chèques en rapprochement depuis plus de 2 mois, procéder à la relance des fournisseurs avec l’appui du service Supply Chain ; - Tenir à jour une liste de tous les signataires bancaires pour tous les comptes bancaires IRC au Mali en veillant à ce que les nouveaux signataires soient ajoutés en temps opportun et demander les suppressions de signataires au besoin. - Créer les paiements sur le logiciel INTEGRA - Enregistrer toutes les factures sur INTEGRA

Classement :

- Avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés, payés et portant les références de paiement correspondant ; - Etablir et maintenir un système de classement bien organisé ; - Apporter un appui actif lors des audits pour faciliter l’accès aux pièces comptables.

Autres tâches:

- Gérer la relation avec la banque sur demande du Responsale Trésorerie ; - Assurer au sein du département Finance le dispatching des PMNT selon la matrix d’autorisation des signataires ; - Préparer les demandes de paiement pour le département sur demande du superviseur ; - Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain ;

Devoirs communs :

- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ; - Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ; - Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ; - S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.

Qualifications

- Bac + 2/3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ; - Expérience d’au moins deux années dans une fonction similaire avec une connaissance des ERP serait un atout. - Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ; - Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps de rigueur et de précision ; - Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ; - Excellente maitrise de Excel ; - Discrétion ; - Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ; - Travail en équipe et facilitation des solutions ; - Capacité de communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction.

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Potential interview questions

Describe a time when you had to deal with multiple urgent tasks.	The interviewer wants to assess your time management skills and how you prioritize responsibilities.	Use a specific example highlighting your organizational strategies.
How do you ensure compliance with financial policies and procedures?	This question is to evaluate your understanding of financial governance.	Pro members can see the explanation.
Can you provide an example of how you improved a financial process?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
How do you handle discrepancies in financial records?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.
What strategies do you employ to maintain good relationships with suppliers?	Pro members can see the explanation.	Pro members can see the explanation.