Office Assistant

Overview

Coordinate and perform all office support and management assistance tasks.

You have:

• High school education level.
• Four years of significant experience in administrative support and management work.
• Practical knowledge (level C) of French and average knowledge (level B) of English.
• Very good knowledge of MS Office applications, the Internet, and office equipment.
• Intermediate knowledge (level B) of Spanish is desirable.

Organizational Setting

Le Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC) contribue à l'éradication de la faim, l'insécurité alimentaire, la malnutrition et l'extrême pauvreté en fournissant des conseils et une assistance technique aux pays membres.

Le poste est basé à la représentation de la FAO en Haïti qui relève du Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes (RLC).

Main Purpose

L'assistant(e) de bureau coordonne et effectue l'ensemble de l'appui de bureau, de l'appui au management, ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l'information au sein de l'unité de travail.

Supervision Received/Exercised

L'assistant(e) de bureau rend compte au personnel professionnel principal/gestionnaire et peut recevoir des orientations de la part d'un(e) fonctionnaire administratif(ve) adjoint(e) d'un grade supérieur. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités de travail et fait preuve d'initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d'autres membres du personnel d'appui administratif.

Working Relationships

L'assistant(e) de bureau travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l'Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d'appui administratif et fournit des orientations et des informations sur les procédures.

Key Functions/Results

• Examiner et trier les demandes de rendez-vous avec le superviseur ; tenir à jour le calendrier du superviseur ; confirmer les horaires qui conviennent aux deux parties et organiser les rendez-vous ; accueillir les visiteurs ; filtrer et rediriger les appels téléphoniques ; répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;
• Coordonner les services d'appui de bureau lors des réunions, formations, séminaires, comités, projets spéciaux et événements ; assister aux réunions, établir des comptes-rendus, contrôler le suivi des activités ; prendre des dispositions afin d'assurer les services d'édition, de traduction, etc. de documents et de publications ;
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrants ; suivre les actions en attente ; rédiger des réponses à des correspondances très variées et à d'autres communications exigeant souvent une connaissance des terminologies techniques et/ou des procédures administratives détaillées ; accomplir les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire les textes en veillant à leur format, grammaire, ponctuation et style ;
• Effectuer une grande variété de tâches administratives, telles que les prolongements des contrats et les demandes de personnel temporaire, l'enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi des budgets ; coordonner avec d'autres unités administratives afin d'assurer la bonne marche et la rapidité du travail au sein de l'unité ;
• Rechercher, rassembler et organiser les contenus d'information contextuelle et les éléments de référence à partir de diverses sources afin d'élaborer des rapports, des notes d'information et des discours ; créer divers rapport statistiques et autres à partir de différentes bases de données ;
• Coordonner le travail d'autres membres du personnel d'appui administratif, établir les priorités et garantir une répartition équitable du travail ; former des nouveaux effectifs en matière de procédures et pratiques administratives pertinentes et apporter une aide générale selon les besoins ;
• Créer et entretenir les systèmes de classement et de référencement de l'unité de travail ; évaluer l'efficacité des méthodes administratives et formuler des recommandations visant à leur amélioration ; mettre à jour les sites Web du Bureau ;
• S'acquitter d'autres tâches selon les besoins.

Impact Of Work

Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact direct sur le bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle joue un rôle de premier plan dans la fourniture des services d'appui administratif qui permettent au Bureau de s'acquitter de son mandat.

CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

Education: Éducation du niveau de fin d'études secondaires

Experience: Quatre ans d'expérience significative dans le travail d'appui administratif et de gestion

Languages: Connaissance pratique (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) de l'anglais

IT Skills: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l'Internet et du matériel bureautique.

Competencies

• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d'équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Technical Skills

• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d'information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Très bonne connaissance de la structure de l'Organisation.

Desirable Qualifications And Skills

• Connaissance moyenne (niveau B) de l'espagnol

Assessment

Evaluation of qualified applicants may include an assessment exercise and a technical / competency-based interview.

Apply now

Potential interview questions

Added 5 years ago - Updated 1 year ago - Source: fao.org