Manager Supply Chain

Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision du Field Coordinator, SC Manager a pour responsabilités principales dorganiser les achats des services et des biens, la gestion des inventaires et actifs de lorganisation, la logistique et renforce les capacités des staffs support dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

RESPONSABILITES CLES

1. PROCUREMENT

Le Supply Chain Manager est la personne qui gère les opérations de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Goma et supervisera les différentes fonctions ci-après :

Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature :

Il (elle) supervisera les suivis des contracts MPA/MSA en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) implémentera un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat 3 mois avant leurs expirations. Il (elle) implémentera la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA et assurera la conformité aux procédures avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de GSC.

a. Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité dachat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Il (elle) sassure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

b. Gestion du processus d'appel d'offres : il (elle) implémente le processus dappel doffre selon les SOPs de GSC en place et ce, en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion douverture des appels doffre.

c. Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte dinformation auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels doffres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

d. Achèvement d'un processus de demande d'achat : il (elle) garantie que, durant le processus de soumission dun lot dappel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

- Il (elle) s’assure quà travers un panel composé du comité dévaluation des dossiers des appels doffres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations; \- Il (elle) sassure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés ; - Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Analyse des rapports financiers :

- Sur base de l`outil de BvA, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés ; - Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.

Identification des drapeaux rouges de fraude :

- À travers les différents mécanismes dachats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer lorganisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à dautres instances mises en place par lorganisation pour la gestion de ces cas ; - Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité dévaluation des appels doffres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix.

2. GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC ; - En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, sassure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place ; \- Avec le support du Directeur Adjoint en charge des opérations et du Coordinateur Supply Chain, il (elle) sassure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures délimination des stocks en place ; \- Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires ; \- Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant ; \- Il (elle) sassure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

3. LOGISTIQUE :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Superviser les opérations de la flotte, développement de politiques locales ; - Superviser et Controller la consommation de carburant des véhicules et générateurs ; - Assurer la bonne gestion des chauffeurs et leurs dispatchs ; - Approuver les plans de mouvement de la flotte ; - Approuver des évaluations des besoins de transport ; - Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié ; - Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas dacquisition dune nouvelle flotte ; - Assurer l`implémentation de la procédure de dédouanement dans les cadres des exonérations ou toute autre exigence locale avec les prestataires de services locaux ; - Superviser la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place ; - Analyse des coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions. - Garantir la sécurité des véhicules de chaque projet.

4. APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS GSC :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

- Évaluer les lacunes en matière de formation des staffs Supply Chain. - Développer professionnellement les capacités des autres en fonction de besoin identifié. - Identifier les compétences spécifiques lors des formations ; - Gérer l'orientation de nouveaux staffs. - Coordonner et dispenser la formation.

5. Résumé de responsabilités

- Développement du personnel. - Définir les objectifs des membres de l’équipe. - Documenter les besoins de formation ; - Sassurer que tous les membres du personnel de SC sont formés à la norme. \- Assurer que tous les homologues qui traitent des processus de la chaîne d'approvisionnement sont formés à la norme. \- Conformité aux politiques de l'IRC et des donateurs. \- Examen et exécution des contrats dachats des biens et des services. - Implémentation des SOP de GSC. - Partage des données précises. - Soumission des rapports dans le temps. - Formation des membres du comité d'approvisionnement au processus d'appel d'offres. - Examiner les documents d'approvisionnement avant les paiements. - Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur. - Enquête de marché et analyse des couts. - Séparation des tâches dans la fonction d'approvisionnement. - Exigences relatives à l'offre et au service demandé par le programme. - Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions. - S'assurer que les plans d'approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables. - Vérification des informations des fournisseurs. Qualifications : Formation / connaissances / Compétences Techniques et Expérience ; - Implémentation des politiques d'inventaire IRC ; - Rapport d`inventaire de fin d'année ; - Mise en œuvre des politiques IRC pour les actifs. - Maintenance et suivi des actifs - Exactitude du rapport soumis. - Processus de disposition des actifs. - Assurance de la sécurité des véhicules. - Gestion de la consommation de carburant. - Conformité du statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance) - Rapports mensuels des véhicules. - Planification et suivi du mouvement des véhicules. - Gestion des chauffeurs. - Coordination avec les finances, les subventions et le programme. - Collaborer avec tous les départements.

Qualifications

- Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ; - Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Bonnes connaissances de l’outil informatique exigées (Excel, Word, power point - Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ; - Bonnes capacités organisationnelles et de planification ; - Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ; - Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; - Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ; - Niveau prouvé dintégrité et de bonne réputation dans le processus dachat des biens et des services avec les vendeurs ; - Capacité de diriger les équipes et gestions des conflits ; - Capacités de prise de décisions très orientées. - La gestion du changement ; - Gérer le risque Supply Chain ; - Collaboration multifonctionnelle ; - Réflexion stratégique ; - Communication efficace ; - Capacité de résolution de problèmes ; - Approche orientée vers le résultat ;

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------