Manager en passation de marché

Job Description

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés à travers le monde entier. L'IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé publique, d'assainissement, d'abris, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’aux Etats Unis, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation. L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l'autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, une aide globale d'urgence, la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés.

L'IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l'afflux de réfugiés du Darfour vers l'Est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d'Ouré Cassoni situé à 50 Kms d’Amdjarass dans la région du BET.

Depuis Août 2008, IRC assure la gestion des projets santé des camps de réfugiés de Bredjing et Treguine situé à 7 km de Hadjer Hadid dans la région d’Ouaddaï. L'assistance aux réfugiés soudanais s'est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l'Est et d'un camp dans l'Ouest avec l'assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l'insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L'IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En Mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram. L’IRC met en œuvre des projets d'assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre.

L’IRC Tchad s'engage dans son plan d'action stratégique à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l'IRC s'intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

CADRE DE TRAVAIL :

Principales responsabilités :

Sous la supervision du coordonnateur Supply Chain, et en étroite collaboration avec les chefs de projet et l’equipe procurement, le manager en passation de marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés des différents projets, notamment la planification des acquisitions ; la mise en œuvre des processus d’acquisition conformément aux procédures IRC et règles bailleurs, et la gestion des contrats. Il sera chargé des tâches et responsabilités essentielles suivantes :

Responsabilités spécifiques :

De la programmation

- Analyser les plans de passation de marché afin de répertorier toutes les acquisitions de biens, travaux et services nécessitant un appel d’offre et élaborer un planning de dates de préparation et d'approbation des appels d'offres, des consultations, d'évaluation des offres, d'approbation des propositions, d'attribution des marchés, de signature et de notification des marchés ; - Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l’Accord de financement des différents projets ; - Tenir un répertoire d’entreprises et consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ; - De la préparation des documents d'appels d'offres ; - Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants ; - Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévues au Plan de Passation des marchés approuvé, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises.

De la passation des marchés

- Préparer et faire publier les avis d’appel d’offres, avis à manifestation d’intérêts et avis de publication de résultats ou d’attribution de contrats conformément aux procédures en vigueur ; - Veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion, les sites internet, etc. ; - Veiller à l’inscription à l’ordre du jour du comité d’approvisionnement, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres, visite de diligence et attribution des marchés) ; - Assister à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés ; - Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres, et s'assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres du comité d’approvisionnement avant de requérir l’avis de non-objection éventuel avec le département de qualité assurance (QA) du siège à New York et des bailleurs si nécessaire ; - Préparer les projets de contrat et veiller à ce qu'ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures ; - S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission dans les délais requis à cet effet ; - Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.

De l’exécution des marchés

- Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements dans les délais, suivant les modalités de paiement inscrites dans le contrat ; - Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l'exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; - Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants, et s'assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ; - Prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ; - Mettre en place un plan de suivi des contrats obtenus via le processus d’appel d’offre ; - Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés et dans les délais prévus dans les contrats ; - Communiquer au management sur la situation d’exécution des marchés.

De la tenue de l’archivage

- Organiser et tenir à jour l’archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés ; - Préparer les documents nécessaires pour les missions d’audit et de revue à posteriori ; - Du rôle d’assistance et de conseils ; - Conseiller et assister le Coordonnateur supply chain ainsi que les autres membres de l’équipe sur toutes les questions liées aux procédures d'acquisition des biens, services et travaux ; - Conseiller utilement le comité d’approvisionnement d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés sur les règles et procédures d’acquisition d’IRC et des bailleurs ; - Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l’atteinte des objectifs.

Autres

- Participer aux réunions de coordination de l’équipe projet et celles du district sanitaire ; - Respecter les principes de confidentialité ; - Remonter à son superviseur toutes informations pertinentes.

Qualifications

- Être titulaire au moins d’un diplôme de niveau (BAC+4) ou d’un diplôme équivalent en ingénierie, acquisition, droit, gestion, commerce, logistique ou domaine connexe ; - Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente en passation des marchés dont au moins trois (03) années d’expérience avec une ONG ; - Excellence connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation de marchés des ONG internationales ; - Avoir une connaissance de la règlementation du pays en matière de passation de marchés publics ; - Être apte à utiliser les applications standards de Microsoft Office ; - Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (parlé et écrit). La connaissance de l’anglais sera un atout ; - Avoir une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse.

Les travailleurs de l'IRC et de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct. Ce sont l'intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l'intégrité fiscale et l'anti-représailles.