Manager des Ressources Humaines

Job Description

Le (la) HR Manager assiste le Coordinateur RH dans la supervision et la gestion de la fonction RH en rapport avec le recrutement, la gestion des talents, les opérations RH et assure la conformité de la gestion du personnel national avec les lois Burundaises en la matière (notamment le code du travail) et les politiques de l’IRC (Règlement du personnel, Global HR Operating Policies and Procédures (GHROPP) et memos internes.

II. Responsabilités :

Recrutement

- Garantir la conformité du processus de recrutement avec les politiques et procédures de recrutement de l’IRC (GHROPP) et assurer l’exécution de chaque étape du processus dans des délais raisonnables et en toute intégrité ; - Utiliser les outils de recrutement en place (Cornestone) ; - Organiser les recrutements selon les politiques et procédures en vigueur ; - Il/Elle est chargé (e) de conduire les Réunions stratégiques de recrutement avec les demandeurs de recrutement ; - Il/Elle est chargé (e) de veiller à l’organisation des recrutements en fonction des stratégies retenues lors de la Réunion stratégique de recrutement ; - Il/Elle est chargé (e) de communiquer avec les candidats (invitation, transmission des offres, collecte des documents des candidats, …) ; - Il/Elle est chargé (e) de conduire les références checks sur le candidat présélectionné ainsi que la vérification ATC ; - Il/Elle est chargé (e) de compiler l’ensemble des documents relatifs au recrutement et d’en assurer un archivage en bonne et due forme ; - Il/Elle est chargé (e) de tenir à jour le tracking des recrutements ; - Il/Elle est chargé (e) d’informer les managers et coordinateurs des programmes (tout autre demandeur de recrutement) sur les politiques et procédures en matière de recrutement. Il est celui qui forme et informe le staff ; - Il/Elle est chargé (e) de maintenir les contacts avec les Administrations Gouvernementales concernées pour assurer la conformité du processus de recrutement avec la loi burundaise ; - Proposer des améliorations du processus de recrutement et mettre en place des politiques qui les accompagnent.

Gestion des contrats

- Revoir les contrats pour les nouveaux staffs après vérification de tous les documents de soubassement et s’assurer que toutes les approbations ont été obtenues avant de transmettre un contrat à un staff ; - Faire le suivi des contrats qui ont été envoyés au niveau des Fields, pour s’assurer qu’aucun staff ne travaille sans contrat ; - Déclencher les processus de renouvellement des contrats et s’assurer que les parties signent les contrats dans les délais.

Orientation du personnel

- Coordonner avec les chefs des départements et faire une revue régulière des supports d’orientation et proposer des améliorations, des amendements en tenant compte de l’évolution du contexte ou des mises à jour ; - Travailler avec les superviseurs pour préparer l’arrivée des nouveaux staffs : préparation espace, matériel et outils de travail, création des comptes emails, partage des politiques IRC au candidat et de leurs descriptions des tâches ; - Organiser l’orientation des nouveaux staffs en fonction des politiques et procédures prévues en la matière ; - S’assurer que chaque nouveau staff dispose d’un plan d’orientation avant son arrivée, que ce plan est suivi et documenté par chaque responsable et par le nouveau staff lui-même. Collecter le plan dûment rempli pour l’archiver dans le dossier du staff ; - Organiser les orientations générales de groupe pour certaines mises à jour au niveau global ; - Vérifier que chaque staff participe à une orientation de groupe sur les aspects opérations une fois chaque deux ans pour une remise à niveau ; - Préparer les rapports de toutes les orientations et les notes de suivi en vue d’améliorer la qualité du programme d’orientation ; - Coordonner et suivre la fixation des objectifs des nouveaux staffs ainsi que l’évaluation de la période de probation.

Gestion de la performance

- S’assurer que chaque staff dispose d’un job description datant de moins de deux ans ; - S’assurer que chaque staff dispose d’objectifs de performance annuelle ou sur la durée du contrat ; - S’assurer que chaque staff est évalué à la fin de son contrat, avant renouvellement de tout contrat et ou à la fin de l’année fiscale ; - S’assurer que l’ensemble de Ces documents sont archivés dans le dossier individuel du staff ; - Recevoir et résumer toutes les recommandations contenues dans les évaluations de performance et l’envoyer aux différents Coordinateurs des secteurs; - Organiser et présider la réunion avec chaque Coordinateur pour créer un plan d’Apprentissage, de développement et conseille sur les priorités et les différentes possibilités; - Implémenter et mettre à jour la base des données des activités d’Apprentissage et de développement ; - Fusionner les plans des secteurs, consolider le Plan National d’Apprentissage et de développement pour l’année, vérifier la conformité au budget selon les priorités ; - S’assurer de l’approbation du plan pays par la direction; - Evaluer les réalisations en rapport avec le plan sectoriel annuel avec chaque coordinateur; - Faire le suivi des activités planifiées pour chaque secteur et vérifier leur effective réalisation et leur mise en place; - S’assurer que toutes les activités d’apprentissage et de développement sont évaluées par l’apprenti ; - Préparer et soumettre au Coordinateur HR un rapport annuel sur la réussite du Plan d’Apprentissage et Développement National pour l’année en soulignant les points de force, de faiblesse et les leçons apprises ; - Produire le tracking de training ou formations bénéficiées par le staff au niveau National.

Gestion des départs

- Au début de chaque mois, transmettre aux superviseurs respectifs la liste des staffs dont les contrats vont arriver à expiration et leur rappeler le processus de renouvellement de contrats conformément aux politiques et procédures en place ; - S’assurer que les staffs en fin de contrat sont informés dans les délais et ont la possibilité de fournir un feedback avant leur départ.

Supervision du HR Assistant

- Il ou elle supervise le HR Assistant en charge des tâches opérationnelles du département, il ou elle veille à l’accomplissement de ses tâches dans les délais définis, mais également à son développement par une revue régulière de ses performances et un feedback constructif.

Rapport RH

- Rapporter mensuellement sur le statut des RH du bureau à travers les éléments du Rapport RH Standard (HR Metrics) pour les points qui le ou la concernent ; - Transmettre mensuellement les tracking des recrutements ainsi que le tracking des contrats ; - Mettre à jour et transmettre mensuellement la base des données des informations des agents ayant quitté IRC.

Respect du Code de déontologie de l’IRC (IRC Way)

- L’IRC et le personnel d’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans « IRC Way - Global Standards for Professional Conduct ». Il s'agit de l'intégrité, du service, de la responsabilisation et égalité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement et représailles en milieu de travail et l'intégrité fiscale. - Le / La HR Manager, s’engage à respecter le Code de déontologie de l’IRC (IRC Way). - Le / La HR Manager, s’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

Conditions de travail :

- Le / la titulaire de ce poste est basé à Bujumbura, cependant, il doit effectuer des missions de travail dans les provinces et pourra au cours de ces visites informer et former les staffs sur les politiques RH en vigueur ; - Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.

Qualifications

- Etre intègre, honnête et digne de confiance ;

- Diplôme universitaire (bac + 5) en Ressources Humaines, Sciences Administratives, droit ou autre domaine apparentée; - Expérience de plus de 3ans dans la gestion des ressources humaines et/ou dans l’administration ; - Bonne connaissance de la législation sociale ; - Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.) ; - Excellentes compétences interpersonnelles ; - Une bonne communication et les compétences en médiations ; - Grande capacité d’écoute ; - Sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités et de respecter les délais requis; - Esprit d'équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins de bien-être du personnel ; - Capacité de motiver le personnel / à concilier travail et vie familiale et encourager les autres à le faire ; - Aptitude à conseiller et coacher les autres, si nécessaire ; - Bonne expression orale et écrite en français et une bonne connaissance de l’anglais.

Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 26 Janvier 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Fait à Bujumbura, le 12 Janvier 2022

L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et les principes énoncés dans la voie d’'IRC - Normes de conduite professionnelle. Ceux-ci sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC fonctionne et applique les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la Protection de l’enfant, la lutte contre le harcèlement en milieu de travail, l'intégrité financière, et la lutte contre les représailles.