Manager Administration du Personnel et Relations Sociales

Job Description

Sous la supervision du Senior HR Coordinateur, le/la Responsable de la Gestion Administration du Personnel et Relations Sociales (HR Admin & Employee Relations) soutiendra les Officers RH des Bases pour assurer la gestion administrative du personnel et les relations sociales de l’IRC Mali. Son champ d’activités couvrira la gestion des contrats, la gestion de la performance, la rémunération et les avantages sociaux, la conformité au code de conduite, l'engagement des employés et les soins au personnel.

A ce sujet, Il/elle sera responsable de l’implémentation des politiques et procédures RH définit par sa hiérarchie dans toutes les activités du programme pays, devant proposer des mises à jour de celles qui existent sur la mission en assurant leurs vulgarisations et suivis. Il/elle contribue à mettre en œuvre des initiatives et des pratiques RH globales et à maximiser les ressources et les performances du personnel.

En outre, le/la Responsable de la Gestion Administration du Personnel et Relations Sociales (HR Admin & Employee Relations) s’impliquera à promouvoir une culture organisationnelle positive, à minimiser les risques et à assurer l'économie et l'efficacité des processus de travail ainsi que des processus et procédures de ressources humaines au service des programmes de l'IRC Mali.

Responsabilités :

- Assurer la création des outils de conformité dans la gestion administration du personnel et de suivi afin de prévenir la survenance de risques légaux et juridiques a l’IRC Mali. - Assurer l’orientation et ou la formation du personnel et des partenaires sur l’utilisation de ces outils et d’autres thématiques spécifiques à la gestion administration du personnel et aux relations sociales. - Veiller à la conformité des documents administratifs et à leur bon classement en s'assurant que toutes les obligations légales sont remplies. - Conseiller les superviseurs dans la détermination de mesures disciplinaires appropriées, cohérentes et judicieuses, conformément au droit du travail local et à la politique mondiale, en l'absence du Senior HR Coordinateur. - Faire le suivi du déroulement de la période probatoire des nouveaux employés ; - Gérer les licenciements en mettant l'accent sur la conformité, la diligence raisonnable, la communication et la prise en charge du personnel, ainsi que sur une transition harmonieuse et positive pour tous les employés qui partent. - Effectuer des visites de soutien technique et de supervision dans diverses bases sur le terrain (audit RH, onboarding, formulaires RH). - S'assurer que les congés, les absences, les permissions et les repos médicaux sont gérés conformément à la politique globale de l'IRC et à la législation locale. - Assurer le renforcement la capacité des Officers RH……. - Réaliser des mesures et des analyses mensuelles et trimestrielles des RH afin d'éclairer les décisions du Senior HR Coordinateur. - En collaboration avec le/la Responsable du recrutement et du développement RH Examiner les demandes de postes et soumettre des formulaires et des descriptions de postes exacts au Senior HR Coordinateur et faire des recommandations, en veillant à l'exactitude, à la cohérence et à l'utilisation de la JD de l'IRC et de l'étalonnage des salaires. - Faciliter et superviser les tâches administratives liées aux RH et veiller au respect des exigences légales et gouvernementales en matière de rapports. - Vérifier la procédure de gestion des départs afin d'assurer une transition harmonieuse et positive pour les employés qui quittent l'entreprise ; appliquer pour tirer des enseignements des entretiens de départ. - Effectuer des tâches administratives quotidiennes liées aux RH, telles que la mise à jour des contrats, la production de rapports sur les employés et l'exécution d'activités liées à la conformité avec toutes les exigences légales et gouvernementales existantes en matière de rapports. - Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Aider à modeler et à soutenir des pratiques saines d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. - Encadrer, former et guider le personnel (en particulier l'équipe RH) dans le but de renforcer leurs capacités techniques, d'échanger des connaissances au sein de l'équipe et de fournir des conseils en matière de développement professionnel. - Assurer la conformité avec le manuel RH, le règlement intérieur et participer à élaborer des procédures pour mettre en œuvre les politiques organisationnelles, y compris celles liées à la gestion des RH ; - Participer à l’analyse des besoins et des coûts en personnel, de la rémunération et des avantages sociaux et des pratiques d’évaluation du rendement ; - Superviser le respect de toutes les réglementations en matière d’emploi de l’IRC concernant la paie, l’assurance maladie, l’assurance travail, les avantages sociaux - Soutenir le Senior HR Coordinator pour veiller et réviser si nécessaire l’échelle salariale, ainsi que superviser les congés du personnel, les vacances, les heures supplémentaires et les obligations contractuelles, - Tenir à jour les bases de données RH (formation, recrutement, mobilité...) et fournir à la hiérarchie des informations fiables et des indicateurs d'aide à la décision. - Fournir un feedback constructif et des conseils sur les parcours de carrière et le développement professionnel de l'équipe RH et du personnel de l'IRC ; favoriser une culture d'opportunités d'apprentissage continu. - Conseiller les superviseurs dans la détermination de mesures disciplinaires appropriées, cohérentes et judicieuses, conformément au droit du travail local et à la politique mondiale, en l'absence du Senior HR Coordinateur ; - En collaboration avec le/la GEDI Manager et avec le/la Responsable du recrutement et du développement des Talents, Contribuer à la promotion du genre, de l'égalité, de la diversité et de l'inclusion (GEDI) au sein de l'IRC Mali. Aider à mettre l'accent sur le genre et améliorer le réseau pour avoir plus de profils féminins, promouvoir le personnel féminin à des postes de responsabilité, et les retenir. - Se tenir informé et assurer le respect des procédures et politiques de l'IRC en ce qui concerne les RH comme indiqué dans les manuels et directives pertinents de l'IRC. - En collaboration avec le/la GEDI Manager et avec le/la Responsable du recrutement et du développement des Talents, gérer la conservation des documents RH en mettant en place un système d’archivage électronique sur box et physique ; cela en s’assurant de la sécurité et sûreté du système. - Effectuer toute autre tâche à la demande du Senior HR Coordinator se rapportant au poste de travail.

Qualifications

- Détenteur d’au moins une licence en gestion des ressources humaines, en droit, en Business Administration ou ou une autre formation similaire est souhaitée. Un diplôme universitaire de type Master est un plus. - Minimum de 3 ans, en tant que généraliste des RH dans une ONG similaire, - Expérience en cabinet juridique et/ou cabinet d’audit et assistance juridiques, avec profil de généraliste traitant des thématiques RH, y compris la gestion des performances, la rémunération, et l'administration des RH, fiscales sera très appréciée - Au moins 2 ans d'expérience en gestion du personnel dans un environnement au rythme rapide, Au moins 1 an d'expérience dans une organisation internationale ou une expérience internationale sera un atout.

Aptitudes et compétences démontrées :

- Un engagement envers la mission et la vision de l'IRC. - Connaissance et expérience de la paie, de l'administration des avantages sociaux, de l'analyse comparative des rémunérations et de l'utilisation de paramètres RH pour éclairer la prise de décision. - Capacité avérée à planifier à long terme, à organiser les priorités et à travailler sous des pressions administratives et programmatiques en ayant le souci du détail et la grâce professionnelle. - Sens avéré de la discrétion et de l'intégrité professionnelles, et capacité à gérer des situations complexes en matière de RH avec diplomatie et à les résoudre efficacement. - Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale. - Excellentes compétences en matière de gestion, de relations interpersonnelles et de négociation et capacité avérée à promouvoir un travail d'équipe harmonieux/cohésif dans un contexte interculturel. - Capacité à faire preuve d'une approche de soutien et de consultation avec les subordonnés directs et le personnel de niveau supérieur et inférieur. - Une très bonne maîtrise de MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint est requise. - Être prêt à voyager sur le terrain et à passer occasionnellement la nuit sur des sites de terrain aux conditions rustiques et aux niveaux de privation variés. - Maîtrise du français et de l'anglais requise.