Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision directe de Global Supply Chain Manager, l’officier Administrateur (trice) –Logisticien aidera le bureau d’IRC à s'acquitter des tâches administratives-Logistiques quotidiennes, y compris la gestion générale du bureau.

RESPONSABILITES CLES

Tâches spécifiques

- Assister le département GSC dans le suivi des procédures administratives ; - Afficher les offres et suivi de leur dépôt par les fournisseurs ; - Préparer les correspondances externes ; - Gestion de classement des courriers/documents : classer toutes les correspondances selon leur chronologie ; - Organiser les réunions et conférences de département Global Supply Chain et rédiger les procès-verbaux; - Faire la sortie et gérer le petit stock du bureau ; - Tenir à jour le registre des courriers reçus et expédies ; - Produire des badges des soins médicaux pour les dépendants et les nouveaux staffs ; - Livrer les bons de soins aux staffs et dépendants qui en demandent ; - Préparer les PRs (Purchase Requests/Requisitions BVA) de support et s’assurer de leur transmission et exécution au Supply Chain et RH ;

Administration du bureau

- Responsable du maintien et de la conciliation de la petite caisse; - Gérer les services publics en identifiant les incohérences dans la facturation et le suivi des fournisseurs de services (Internet, sécurité, courrier, ordures, etc.); - Établir et maintenir une bonne relation de travail avec la logistique pour s'assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps opportun. - Etablir les ordres de mission pour les staffs ; - Assurer le suivi de tous les contrats de bail: Elaborer les contrats des beaux/avenants en cas de besoin. Avoir un tracking de suivi de paiement des maisons et bureaux: classer toutes les correspondances reçues en rapport avec chaque loyer, préparer PR pour le paiement de chaque loyer ; - Déclarer les Impôts sur le revenu locatif (IRL) dans le délai après chaque paiement de loyer ; - Accomplir toutes autres tâches confiées par son superviseur. -

Gestion des contrats

Il (elle) est en charge de :

- La préparation des contrats des achats des biens et des services ; - La gestion des performances des fournisseurs à travers le mécanisme des contrats ; - Gérer le processus de revue des contrats ; - Dimplémentation des conditions générales d'approvisionnement ; \- La définition des indicateurs de performance clés pour lévaluation des performances ;

Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs

Il (elle) est en charge de :

- L`implémentation des règles, règlements et restrictions des Bailleurs de fonds - Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs. - Préparation des audits des approvisionnements. - Procédure de diligence raisonnable. - Vérification ATC. - Divulguer les méthodes de prévention, de signalisation des alertes et de formation sur la lutte contre la fraude et autres déviations suivant les procédures de control d’IRC.

Qualifications

- Diplôme universitaire dans le domaine de compétence (management ; sciences économiques, logistiques, etc.) ; - Au moins 5 ans d’expérience en gestion administrative, et logistique, dont 3 ans en ONG - Expérience en gestion d’équipe ; - Excellent niveau de français écrit et oral ; l’anglais est un plus ; - Bonne connaissance de MS Office, et particulièrement Word et Excel ; - Grande faculté d’organisation et de précision ; - Bonnes capacités rédactionnelles en français ; - Capable de travailler de manière autonome et de faire preuve d’initiative ; - Excellente capacité à s’intégrer dans des équipes multi culturelles

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.