Human Resources Manager
Job Description
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The People & Culture Manager is responsible for managing the People & Culture function for IRC’s Haiti approximately 30 staff members.
The People & Culture (P&C) Manager will ensure high quality and efficient staff recruitment, contracts management, orientation, learning and development, performance management, compensation and benefits, code of conduct compliance, employee engagement and staff care. Through this work, the Manager will support the delivery of IRC Haiti’s goals and effectively serve our clients. The position acts as an advisor IRC to Haiti’s Senior Management Team (SMT) as well as to the heads of sectors (ESMT), in all related people matters. The P&C Manager reports to the Country Director.
The P&C Manager will adapt and implement Global People & Culture initiatives and practices to the local context, and serve as an advisor to maximize staffing resources and performance, promote a positive organizational culture, minimize risk and ensure efficiency of work processes.
Major Responsibilities:
People & Culture Leadership and Management
• Manage the implementation of IRC’s Global People & Culture Operating Policies and Procedures and ensure all People & Culture activities are carried-out in adherence to these standards.
• Devise and deliver a planned People & Culture approach to attracting, developing, inspiring and retaining the right people with the right skills to achieve strategic, programmatic results.
• Serve as an advocate for Gender Equality, Duty of Care, and Safeguarding priorities within the Senior Management Team and role model safe, inclusive, and caring leadership standards. Collaborate closely with regional and country counterparts to prioritize and support these efforts effectively, enhancing staff engagement and raising awareness across IRC Haiti.
• Collaborate with Finance in budget preparation and ensure that internal and external controls are met in an appropriate manner.
• Partner with program staff to plan and manage timely and effective recruitment efforts.
• Assure contract renewals and terminations are communicated and processed effectively.
• Collect and record all staff-related files and records in coherence with IRC standards and in line with country legislation.
• Plan, conduct and track new employee orientation to ensure every new hire receives on-boarding/training and foster a positive attitude towards organizational objectives.
• Coordinate staff trainings in accordance with the learning and development plan; monitor and track all IRC sponsored trainings ensuring all stall fill out all relevant paperwork and feedback reports in compliance with IRC’s policies and procedures; coach managers on training and development opportunities and resources.
• Ensure strong performance management processes; follow up on all performance management evaluations ensuring that all new employees receive goals within 30 days and that this is done in a timely and professional manner.
• Drive informed decision making by using data to support people and culture functions, ensuring all data reporting, monthly HR metrics, SG data; Diversity, are accurate and timely delivery.
• Manage the People & Culture Master file and database (inclusive of the leave database, tracking of staff probationary periods, timesheets, etc.). Supervise the regular update of the personnel records filing system ensuring that information is filed in an orderly and timely manner.
• Oversee HR administration and ensure 100% compliance with current labor laws.
• Resolve specific employee relations issues with professional grace; as requested, lead investigations to resolve issues/conflict in the workplace. Escalate code of conduct issues, lead or co-lead employee relations investigations and ensure issues are brought to resolution with appropriate follow-up carried out. Partner with and seek counsel from Ethics and Compliance Unit (ECU) as needed.
• Advise supervisors in determining appropriate, consistent and judicious disciplinary measures in line with local labor law and global policy.
Staff Performance Management Development and Wellbeing
• Serve as a model of supervisory excellence, and mentor team leaders so they may manage their teams in alignment with IRC best practices, including communicating clear expectations, setting performance objectives, providing regular and timely performance feedback, and leading documented semi-annual performance reviews.
• Champion inclusive practices as part of the GEDI initiative, organizing cultural exchanges and culture-building activities to enrich team cohesion. Ensure the incorporation of GEDI best practices into the employee lifecycle and day-to-day operations, maintaining accountability for the continual improvement of diversity and inclusion within the organization.
• Promote best practice through the integration of safeguarding considerations in hiring, recruitment and onboarding practices (e.g., ensure delivery on Safeguarding Minimum Standard 1).
• Provide support and advice to the SMT and ESMT on staff communications to ensure clear, consistent, timely and transparent communication on matters impacting staff.
• Support the management and development of staff to build a cadre of skilled, committed and motivated staff.
• Promote and monitor staff care and well-being. Model healthy work-life balance practices.
Key Working Relationships:
Position Reports to: Country Director, Haiti
Position directly supervises: None
Indirect Reporting: Regional People & Culture Director (for strategy and technical support)
Key Internal Stakeholders:
• Country: SMT; Head of Departments and all staff within the country program.
Key External Stakeholders: INGO counterparts; legal counsel; P&C associations and networks; Ministry of Labor.
Job Requirements:
Education:
• Bachelor’s degree required. Master’s university degree in Human Resources Management, MBA, Law, International Relations, or related field is a plus.
Work Experience:
• 3+ years of progressive experience as a People & Culture or Human Resources generalist, including recruitment, performance management, compensation, training and development and People & Culture Administration.
• Minimum 3 years staff management experience in a fast-paced environment.
• INGO experience strongly preferred.
Demonstrated Skills and Competencies:
• A commitment to IRC’s mission and vision.
• Proven sense of professional discretion, integrity, and ability to manage complex People & Culture situations diplomatically and to effective resolution.
• High levels of integrity and empathy, with the ability to understand, engage, and inspire others.
• Excellent management, interpersonal and negotiation skills and a demonstrated ability to promote harmonious/cohesive teamwork, in a cross-cultural context.
• Proven ability to plan long-term, organize priorities and work under administrative and programmatic pressures with detail orientation and professional grace.
• Highly collaborative and resourceful; ability to establish positive working relationships with senior level management and all other stakeholders to maximize cooperation and productivity.
• Strong proficiency in MS Word, Excel, Outlook and PowerPoint is required.
• Curiosity, a desire to continually learn and develop and a sense of humor is a must.
• Working knowledge of local labor law is required; International People & Culture or HR experience is an asset.
Language Skills:
• Fluency in English and French required.
L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.
L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).
Description du poste
Le/la gestionnaire des ressources humaines et de la culture est chargé de gérer la fonction « ressources humaines et culture » pour les quelque 30 membres du personnel de l'IRC en Haïti.
Il/elle veille à la qualité et à l'efficacité du recrutement du personnel, de la gestion des contrats, de l'orientation, de l'apprentissage et du développement, de la gestion des performances, de la rémunération et des avantages sociaux, du respect du code de conduite, de l'engagement des employés et de l'assistance au personnel. Grâce à ce travail, le/la gestionnaire contribuera à la réalisation des objectifs d'IRC Haïti et servira efficacement nos clients. Le poste fait office de conseiller de l'IRC auprès de l'équipe de direction d'Haïti (SMT) ainsi qu'auprès des chefs de secteurs (ESMT), pour toutes les questions liées aux ressources humaines. Le/la gestionnaire de P&C est placé/e sous l'autorité du directeur pays.
Il/elle adaptera et mettra en œuvre les initiatives et les pratiques de Global People & Culture au contexte local, et servira de conseiller pour maximiser les ressources en personnel et les performances, promouvoir une culture organisationnelle positive, minimiser les risques et assurer l'efficacité des processus de travail.
Responsabilités générales
Leadership et gestion des personnes et de la culture
• Gérer la mise en œuvre des politiques et procédures opérationnelles de l'IRC en matière de ressources humaines et de culture au niveau mondial et veiller à ce que toutes les activités liées aux ressources humaines et à la culture soient menées dans le respect de ces normes.
• Concevoir et mettre en œuvre une approche planifiée en matière de ressources humaines et de culture afin d'attirer, de développer, d'inspirer et de retenir les bonnes personnes possédant les bonnes compétences pour atteindre les résultats stratégiques et programmatiques.
• Défendre les priorités en matière d'égalité des sexes, de devoir de diligence et de sauvegarde au sein de l'équipe de direction et servir de modèle à des normes de leadership sûres, inclusives et bienveillantes. Collaborer étroitement avec les homologues régionaux et nationaux afin d'établir des priorités et de soutenir efficacement ces efforts, en renforçant l'engagement du personnel et en sensibilisant l'ensemble de l'IRC Haïti.
• Collaborer avec le service des finances à la préparation du budget et veiller à ce que les contrôles internes et externes soient respectés de manière appropriée.
• Travailler en partenariat avec le personnel du programme pour planifier et gérer des efforts de recrutement opportuns et efficaces.
• S'assurer que les renouvellements et les résiliations de contrats sont communiqués et traités efficacement.
• Collecter et enregistrer tous les dossiers et registres relatifs au personnel conformément aux normes de IRC et à la législation du pays.
• Planifier, mener et suivre l'orientation des nouveaux employés afin de s'assurer que chaque nouvel embauché reçoit une formation et favorise une attitude positive à l'égard des objectifs de l'organisation.
• Coordonner les formations du personnel conformément au plan d'apprentissage et de développement ; surveiller et suivre toutes les formations parrainées par l'IRC en veillant à ce que tous les stagiaires remplissent tous les documents pertinents et les rapports de retour d'information conformément aux politiques et procédures de l'IRC ; conseiller les gestionnaires sur les possibilités et les ressources en matière de formation et de développement.
• Garantir des processus solides de gestion des performances ; assurer le suivi de toutes les évaluations de gestion des performances en veillant à ce que tous les nouveaux employés reçoivent des objectifs dans un délai de 30 jours et que cela soit fait en temps utile et de manière professionnelle.
• Favoriser une prise de décision éclairée en utilisant des données pour soutenir les fonctions liées aux personnes et à la culture, en veillant à ce que tous les rapports de données, les mesures mensuelles des RH, les données SG, la diversité, soient exacts et fournis en temps voulu.
• Gérer le fichier principal et la base de données sur les personnes et la culture (y compris la base de données sur les congés, le suivi des périodes d'essai du personnel, les feuilles de temps, etc.) Superviser la mise à jour régulière du système de classement des dossiers du personnel en veillant à ce que les informations soient classées de manière ordonnée et en temps utile.
• Superviser l'administration des ressources humaines et veiller à ce que la législation du travail en vigueur soit respectée à 100 %.
• Résoudre les problèmes spécifiques liés aux relations avec les employés en faisant preuve de professionnalisme ; sur demande, mener des enquêtes pour résoudre les problèmes/conflits sur le lieu de travail. Faire remonter les problèmes liés au code de conduite, diriger ou codiriger les enquêtes sur les relations avec les employés et veiller à ce que les problèmes soient résolus et fassent l'objet d'un suivi approprié. Travailler en partenariat avec l'unité « Éthique et conformité » (ECU) et lui demander conseil si nécessaire.
• Conseiller les superviseurs dans la détermination de mesures disciplinaires appropriées, cohérentes et judicieuses, conformément au droit du travail local et à la politique globale.
Gestion des performances du personnel Développement et bien-être
• Servir de modèle d'excellence en matière de supervision et encadrer les chefs d'équipe afin qu'ils puissent gérer leurs équipes conformément aux meilleures pratiques de l'IRC, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance, en fournissant un retour d'information régulier et opportun sur les performances et en menant des examens de performance semestriels documentés.
• Promouvoir des pratiques inclusives dans le cadre de l'initiative GEDI, en organisant des échanges culturels et des activités de renforcement de la culture afin d'améliorer la cohésion de l'équipe. Veiller à l'intégration des meilleures pratiques de l'initiative GEDI dans le parcours des employés et dans les opérations quotidiennes, en restant responsable de l'amélioration continue de la diversité et de l'inclusion au sein de l'organisation.
• Promouvoir les meilleures pratiques en intégrant les considérations de sauvegarde dans les pratiques d'embauche, de recrutement et d'intégration (par exemple, veiller au respect de la norme minimale de sauvegarde 1).
• Fournir un soutien et des conseils à l'équipe de direction et à l'équipe de gestion des ressources humaines en matière de communication avec le personnel, afin de garantir une communication claire, cohérente, opportune et transparente sur les questions qui concernent le personnel.
• Soutenir la gestion et le développement du personnel afin de constituer un cadre de personnel compétent, engagé et motivé.
• Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Donner l'exemple de pratiques saines d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Relations de travail clés :
Le poste est placé sous l'autorité du : Directeur pays, Haïti
Le poste supervise directement : Aucun
Rapports indirects : Directeur régional du personnel et de la culture (pour la stratégie et le soutien technique)
Principales parties prenantes internes :
- Pays : SMT ; chefs de département et tout le personnel du programme national.
Principales parties prenantes externes : ONG homologues, conseillers juridiques, associations et réseaux de personnes et de cultures, ministère du travail.
Exigences du poste :
Formation : Baccalauréat requis. Un Master universitaire en ressources humaines, un MBA, une formation en droit, en relations internationales ou dans un domaine connexe est un atout.
Expérience professionnelle :
• Au moins 3 ans d'expérience progressive en tant que généraliste des ressources humaines ou des ressources humaines, notamment en matière de recrutement, de gestion des performances, de rémunération, de formation et de développement, et d'administration des ressources humaines et de la culture.
• Un minimum de 3 ans d'expérience en gestion du personnel dans un environnement en évolution rapide.
• Une expérience au sein d'une ONGI est fortement souhaitée.
Aptitudes et compétences démontrées :
• Un engagement à l'égard de la mission et de la vision de l'IRC.
• Un sens avéré de la discrétion professionnelle, de l'intégrité et de la capacité à gérer des situations complexes liées aux personnes et à la culture de manière diplomatique et en vue d'une résolution efficace.
• Un haut niveau d'intégrité et d'empathie, avec la capacité de comprendre, d'engager et d'inspirer les autres.
• Excellentes compétences en matière de gestion, de relations interpersonnelles et de négociation, et capacité avérée à promouvoir un travail d'équipe harmonieux et cohésif dans un contexte interculturel.
• Aptitude avérée à planifier à long terme, à organiser les priorités et à travailler sous la pression administrative et programmatique, avec le souci du détail et le sens du professionnalisme.
• Grande capacité de collaboration et d'initiative ; aptitude à établir des relations de travail positives avec les cadres supérieurs et toutes les autres parties prenantes afin de maximiser la coopération et la productivité.
• De solides compétences en MS Word, Excel, Outlook et PowerPoint sont requises.
• Curiosité, désir d'apprendre et de se perfectionner en permanence et sens de l'humour sont indispensables.
• Une connaissance pratique du droit du travail local est requise ; une expérience internationale dans le domaine des ressources humaines et de la culture est un atout.
Compétences linguistiques : La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
Qualifications
Added 17 days ago
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Updated 16 hours ago
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Source:
rescue.org
