HON 23-2021 Contratista Individual Apoyo Administrativo

Contract

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I. OBJETIVO DEL SERVICIO

Bajo la supervisión y orientación del Oficial de Operaciones, el/la Contratista apoyará en un ejecutar una amplia variedad de tareas administrativas para la unidad de operaciones asegurando el cumplimiento de los procedimientos, procesos y políticas administrativas de UNICEF

II. FUNCIONES Y/O RESPONSABILIDADES

VIAJES

• Proporciona asistencia en viajes a los miembros del personal en todos los aspectos relacionados con la logística de viajes como ser: visados, vacunas, cotización y compra de boletos aéreos de acuerdo con las reglas y políticas de la organización.
• Actúa de enlace con los puntos focales de agencias de viajes pertinentes para garantizar que la organización obtenga el mejor servicio y precio para todos los viajes.
• Verifica el cálculo de viáticos (TAs) está de acuerdo con las aprobaciones en el Plan de Viajes en eTools y documentación de soporte.
• Monitoreo del dashboard de viajes y seguimiento en la certificación cierre de Autorizaciones de Viajes (TAs) en el sistema y manuales.
• Revisión de la liquidación del anticipo para gastos misceláneos de viajes asegurando que cuente con toda la documentación soporte requerida.
• Coordinar mantenimiento de vehículos con agencia.

APOYO AL AREA DE FINANZAS

• Apoyo al Asistente de Finanzas con la recolección de facturas en original de caja chica, escaneo y preparación del reporte mensual de caja chica.
• Emisión de Órdenes de Compra Exoneradas en PAMEH, seguimiento con las areas programáticas correspondientes para obtener la factura CAI necesaria para la liquidacion en PAMEH y preparación de informe mensual de ordenes exoneradas emitidas durante el mes para presentar a Secretaría de Finanzas (SEFIN).
• Organización del archivo 2020 –2021 asegurando que cuenta con la documentación soporte original (facturas, etc.).
• Apoyo en el ejercicio de conteo de inventario de la oficina.

APOYO ADQUISICIONES

• Apoyo a la oficina en procesos de compra menores (Low Value Procurement).
• Dispensas: Creación de solicitud de dispensa de acuerdo a documentación soporte, seguimiento en la Secretaría de Relaciones Exteriores (RREE), entrega y seguimiento en SEFIN, entrega de dispensa emitida a la Agencia Aduanera y seguimiento de la liquidación, llevando un registro escaneado.
• Permisos ARSA: Seguimiento del depósito, recepción de la aceptación de la donación, llenado de la solicitud del permiso, seguimiento a la emisión del permiso final y entrega a Agencia Aduanera.
• Coordinación de desaduanaje con Agencias Aduaneras y cuando aplique la coordinación de la entrega directa con comprobante al Socio Implementador.
• Apoyo en la toma de minutas en las conferencias de licitación.

III. PRODUCTOS ESPERADOS

Informes mensuales de progreso entregados antes del día tres del siguiente mes en el que se describen las principales actividades desarrolladas y se resaltan los problemas encantarados y las soluciones adoptadas para mitigarlos (entregado al final del mes).

IV. PERFIL REQUERIDO

Formación Académica: Haber completado la educación secundaria, preferiblemente complementada con cursos técnicos o universitarios relacionados con el área de trabajo.

Años de Experiencia: se requiere un mínimo de 5 años de experiencia laboral administrativa o de trabajo de oficina.

• Experiencia en compras y/o adquisiciones es deseable
• Previa experiencia trabajando en Naciones Unidas deseable

Conocimientos y competencias del puesto:

• Conocimiento avanzado en uso de MS Word, Excel, Sharepoint Deseable conocimiento y experiencia previa en el manejo de SAP.
• Nivel intermedio de Inglés requerido, nivel avanzado deseable.
• Habilidades en planificación, organización y priorización.
• Alto sentido de confidencialidad e iniciativa
• Capacidad para trabajar en un equipo multicultural para lograr objetivos comunes

V. CRITERIOS DE SELECCIÓN

La selección del contratista individual se hará basada en los siguientes aspectos:

1. Evaluación Curricular: 40%
2. Entrevista: 40%
3. Oferta económica: 20%

Solamente se entrevistará a los candidatos que obtengan la puntuación mínima de 25 puntos en la Evaluación Curricular.

Solamente entre quienes aprueben la entrevista, se procederá a abrir la Oferta Económica. Se asignará el total de puntos (20) a la pretensión salarial mensual más baja y de allí de manera proporcional a la diferencia entre cada oferta y la oferta

VI. HONORARIOS Y FORMA DE PAGO

Los pagos se realizarán de manera mensual conforme al monto fijado en el contrato y tras la presentación y aprobación por parte del supervisor de los productos señalados en estos TdR.

El pago correspondiente al último mes de trabajo se realizará hasta que se entreguen todos los productos definidos a lo largo de la consultoría, pues se pueden presentar algunos retrasos en la entrega de productos mensuales. Si alguno de los productos definidos en los cronogramas mensuales no se presenta a satisfacción de la supervisión de este contrato, el último pago no se realizará.

El pago se realizará en Lempiras con facturación CAI.

VII. DURACIÓN Y FECHAS ESTIMADS DEL CONTRATO

3 meses a partir de la firma del contrato, fecha tentativa de inicio 18 de octubre 2021.

VIII. SUPERVISIÓN

El/La contratista individual será supervisada por el Oficial de Operaciones.

IX. ASPECTOS VARIOS DE LA CONTRATACIÓN

1. Tipo de Contrato

Contratista Individual para consultores que residan en Honduras.

2. Lugar de desarrollo del trabajo:

Sé desarrollará principalmente de manera remota con posibilidades de trabajo presencial en la ciudad de Tegucigalpa, Honduras.

3. Seguros:

El o la contratista individual adquirirá sus propias pólizas de seguro para soporte de gastos médicos y de accidentes personales que le cubran estas eventualidades mientras dure el presente contrato. UNICEF no asume responsabilidad por algún accidente que el consultor pudiera sufrir, ya que este contrato no supone relación patronal de ningún tipo.

4. Espacio y equipo de Oficina:

El o la contratista individual debe contar con su espacio de trabajo y proveer su propio equipo de cómputo, software y herramientas para su trabajo. En eventuales ocasiones en que se requieran reuniones presenciales de trabajo en equipo, UNICEF podrá proveer espacio de trabajo al consultor.

5. Entrega de productos y/o reportes:

El o la contratista individual entregará los productos e informes acordados por medio electrónico, en idioma español. Los gastos de emisión y entrega de estos productos/reportes/informes, correrán por cuenta del contratista individual consultor(a).

6. Reserva de derechos de propiedad:

Todos los documentos, materiales o productos de la presente contratación son propiedad de UNICEF y no podrán ser utilizados por terceros sin su autorización.

7. Cursos requeridos:

De ser seleccionado, el contratista individual debe de completar cuatro cursos en su plataforma en línea AGORA (Bsafe, PSEA, Ética y Acoso) mandatorios previos a iniciar el contrato. Este es un nuevo requerimiento de UNICEF y aplica para todas las consultorías. Los cursos sólo se toman una vez y con los certificados puede aplicar a otras consultorías de UNICEF. Se debe de enviar copia de los certificados para poder firmar el contrato.

8. Tributación:

Ni UNICEF ni las Naciones Unidas asumirán la responsabilidad de ningún impuesto, arancel u otra contribución a la que el consultor o contratista individual esté sujeto sobre los pagos realizados a su nombre en virtud del presente contrato. Asimismo, ni UNICEF ni las Naciones Unidas emitirán una declaración de ingresos al consultor o contratista individual.

X. APLICACIONES

El interesado(a) en aplicar a esta contratación debe entregar lo siguiente:

1. Una carta de aplicación de una página donde destaque su perfil académico, experiencia, conocimientos y competencias relevantes para el desarrollo de esta consultoría. En base a esta carta se evaluará si cumple el perfil mínimo requerido para aplicar.
2. El formulario P11 de Naciones Unidas actualizado o su aplicación por la página de reclutamiento de UNICEF.
3. Una Oferta Económica en la que se dé a conocer la aspiración salarial mensual donde considere todos los costos asociados a la presentación de servicio. Por favor también detallar los honorarios diarios.

La Carta de Aplicación junto con el formulario P11 debe ser entregada en un documento separado de la Oferta Económica. De lo contrario la aplicación no se tomará en cuenta.

Favor notar que solamente serán contactados (as) aquellos (as) candidatos (as) que sean pre- seleccionados (as.)