Grants Coordinator

Finance & Economy Donor relations & Fundraising

Job Description

Alcance del programa

El IRC lleva casi 30 años trabajando en la programación centrada en la prevención y respuesta a la violencia contra los grupos más vulnerables en contextos humanitarios y es especialmente reconocida y respetada entre los actores humanitarios y de desarrollo por su liderazgo técnico en la prevención y respuesta a la violencia basada en género (VBG) y la programación de protección infantil. El IRC fue una de las primeras organizaciones humanitarias en responder en todos los puntos del arco de esta crisis regional; con una oficina en El Salvador que cubre la programación en Honduras y Guatemala, y con programas en la parte estadounidense enfocados en el reasentamiento y la integración. El trabajo de IRC en México apoya a las poblaciones de migrantes en todo el país, tanto aquellos que están en tránsito como aquellos que ven a México como un destino. Las áreas actuales del programa incluyen recuperación económica y desarrollo, el acceso a información, orientación cultural y una variedad de actividades de protección (apoyo psicosocial, empoderamiento de protección de mujeres, apoyo a poblaciones vulnerables, monitoreo de protección, etc.).

Alcance del rol

Basado en Ciudad de México, el/la Coordinador/a de Subvenciones será el/la responsable general de la gestión de subvenciones para los programas de país en México y, además, contribuirá al desarrollo de propuestas de financiamiento. Reportando a la Directora Adjunta de Programas (DDP), él/ella trabajará en estrecha colaboración con los responsables de los equipos de terreno, finanzas, monitorio y evaluación y operaciones asegurándose del cumplimento de las regulaciones de los donantes.

La gestión abarcará todo el ciclo de vida de las subvenciones, incluyendo posibles propuestas, propuestas, subvenciones activas y cierres narrativos, financieros y otros que sean solicitados por los donantes.

Líneas de reporte:

Esta posición le reporta a: Dirección Adjunta de Programas

A esta posición le reporta (n): Oficial de Informes y Gerente de Asociaciones.

Relaciones clave

En el país: Directora Adjunta de Programas (DDP), Director de País (CD), equipos de programas, finanzas, cadena de suministro y miembros del equipo de dirección.

En la región: Equipo regional de apoyo al programa y subvenciones, director regional de finanzas, coordinador regional de acciones de medición y otros miembros del equipo regional.

Responsibilidades

Posicionamiento y desarrollo de propuestas

• Apoyar al DDP y al CD en la identificación de nuevas oportunidades de financiamiento, el mantenimiento de relaciones con los donantes y socios y la actualización de la Estrategia de Movilización de Recursos del país.

• Garantizar que se lleve a cabo el seguimiento, la investigación y el análisis de las estrategias de los donantes y se comparta con el personal pertinente del programa del país.

• Participar en el desarrollo de la propuesta, trabajando con el equipo de programas y garantizando una revisión precisa a nivel de la sede, reuniendo aportes de los coordinadores técnicos, asesores técnicos, el personal de monitoreo y evaluación y la Unidad Regional.

• En estrecha colaboración con el CD, actúe como la persona clave para coordinar las respuestas a las oportunidades de financiamiento, incluido el establecimiento de líneas de tiempo para el desarrollo y aprobación de propuestas.

• Asegurar que el sistema de IRC para manejar el desarrollo de propuestas con los departamentos de administración, programas, finanzas y operaciones sea comprendido y respetado, y dé como resultado propuestas relevantes y de calidad;

• Liderar el desarrollo de propuestas para presentarlas a donantes en coordinación con los líderes del sector y los equipos de finanzas y operaciones;

• Contribuir al desarrollo del presupuesto en coordinación con finanzas, programas y operaciones y asegurar que el presupuesto se alineé con la intervención propuesta y se incluyan los costos correctos.

• Asegurar que se sigan procedimientos de desarrollo de propuestas según regulaciones internas.

• Asistir a la alta gerencia en el enlace con los donantes y actuar como punto focal con los donantes en el país para oportunidades de financiamiento.

• Asegurar el enlace con los donantes cuando surja la necesidad y / o en ausencia de puntos focales de donantes regulares del IRC y asegurar la representación de los donantes a solicitud del DP o DDP

• Gestionar el sistema interno de seguimiento de oportunidades (OTIS - Opportunity Tracking Information System) manteniéndolo actualizado.

Gestión de subvenciones y cumplimiento

• Revisar los acuerdos de donantes y coordinar con el equipo regional para la aprobación

• Asegurar que las subvenciones o contratos de IRC en México estén bien administrados (incluido el mantenimiento de archivos completos de subvenciones) y se implementen de conformidad con las regulaciones pertinentes de los donantes y los procedimientos de IRC.

• Apoyar la coordinación de las reuniones del ciclo de proyectos (PCM) para garantizar que haya un seguimiento programático y financiero efectivo de los proyectos y conforme a las regulaciones del IRC y de los donantes.

• Escalar al CD, DDP y el equipo regional de programas y apoyo a subvenciones cuando haya desafíos en la ejecución de los proyectos para garantizar una gestión efectiva y de acorde a las normas y requerimientos de donantes.

• Proporcionar información y actualizaciones al grupo de liderazgo de IRC sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.

• Garantizar que se sigan las normas relevantes de adquisición de donantes para todas las subvenciones.

• Actuar como punto focal para las comunicaciones con las oficinas centrales de la región de América Latino y de la sede en temas de subvenciones

Monitoreo y evaluación

• Proporcionar información y actualizaciones sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.

• Revisar los informes de donantes elaborados por los equipos de proyectos para verificar su precisión, calidad y cumplimiento de los requisitos de los donantes.

• Realizar reuniones de monitoreo de subvenciones para garantizar que las subvenciones se implementen de conformidad con las regulaciones del IRC y de los donantes, garantizando una gestión financiera sólida, aperturas y cierres operativos precisos y el seguimiento y la evaluación de la programación.

Relacionamiento con Socios y Gestión de Asociaciones:

• Asegurar una gestión de subcontratación de calidad de conformidad con el Sistema de gestión de socios del IRC (¨PEERS¨)

• Participar en la determinación del alcance de los socios durante las etapas previas a la adjudicación y en el desarrollo de la propuesta (coordinación de acuerdos de trabajo en equipo, comunicación sobre los aportes técnicos y presupuestarios solicitados, etc.).

• Revisar los informes de investigación de los socios de subcontratación, evaluaciones previas a la adjudicación, acuerdos de subcontratación y modificaciones preparados por el equipo de Subvenciones.

• Trabajar con el equipo de país para organizar reuniones de apertura, revisión y cierre de subcontrataciones con los socios, así como visitas de monitoreo del programa y cumplimiento.

Comunicaciones con donantes

• Trabajar con los gerentes de programa para desarrollar y producir materiales de comunicación e información de los proyectos de IRC México, como folletos, posters, hojas informativas, notas de promoción, documentos de posición, boletines, etc.

• En colaboración con equipo de monitorio y evaluación y los gerentes de programa, facilitar el desarrollo de historias de éxito, lecciones aprendidas, experiencias personales (blogs) del personal del programa de terreno

• Proporcionar documentos informativos e informes de situación, así como apoyar a los departamentos de comunicación de la sede en el desarrollo de materiales de comunicación externa.

Otros

• Desarrollar la capacidad de gestión de subvenciones de los equipos de terreno facilitando capacitaciones y brindando apoyo de seguimiento individual en la redacción de informes, gestión de presupuestos, seguimiento de indicadores, herramientas específicas de IRC y otros temas según sea necesario.

• Si es necesario, cuando sea necesario, realice visitas de monitoreo a las ubicaciones de terreno, si los protocolos de seguridad lo permiten.

• Actuar como custodio de la documentación del conocimiento institucional y las actividades del programa en coordinación con los supervisores y coordinadores del sector.

Educación y/o requisitos técnicos:

• Licenciatura concluida en Administración, Finanzas, Economía o áreas a fin.

• Deseable posgrado en un campo relevante.

• Manejo de paquetería office (nivel intermedio).

• Conocimiento del idioma inglés a nivel de negocios (nivel avanzado).

• Deseable experiencia en el trabajo de contexto humanitario; con personas en situaciones de vulnerabilidad, refugiadas o en situaciones de movilidad.

Experiencia laboral:

• Mínimo 7 años de experiencia en gestión de programas y gestión de subvenciones, en desarrollo propuestas, ciclos de planificación y gestión de proyectos, y diseño de programas.

• Mínimo 6 años de experiencia gestionando equipos y/o proyectos.

• Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos con donantes institucionales y privados, y fuertes habilidades de diseño de programas.

• Se requiere conocimiento previo de los donantes y las regulaciones gubernamentales (ACNUR, USAID, ECHO, SIDA, UNICEF, donantes privados, etc.).

• Se requiere disponibilidad para viajar a los sitios de terreno y países en la región.

Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades asociadas al puesto.

#Li-6

Qualifications

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Added 1 month ago - Updated 2 hours ago - Source: rescue.org