Grants Coordinator
Job Description
Alcance del programa
El IRC lleva casi 30 años trabajando en la programación centrada en la prevención y respuesta a la violencia contra los grupos más vulnerables en contextos humanitarios y es especialmente reconocida y respetada entre los actores humanitarios y de desarrollo por su liderazgo técnico en la prevención y respuesta a la violencia basada en género (VBG) y la programación de protección infantil. El IRC fue una de las primeras organizaciones humanitarias en responder en todos los puntos del arco de esta crisis regional; con una oficina en El Salvador que cubre la programación en Honduras y Guatemala, y con programas en la parte estadounidense enfocados en el reasentamiento y la integración. El trabajo de IRC en México apoya a las poblaciones de migrantes en todo el país, tanto aquellos que están en tránsito como aquellos que ven a México como un destino. Las áreas actuales del programa incluyen recuperación económica y desarrollo, el acceso a información, orientación cultural y una variedad de actividades de protección (apoyo psicosocial, empoderamiento de protección de mujeres, apoyo a poblaciones vulnerables, monitoreo de protección, etc.).
Alcance del rol
Basado en Ciudad de México, el/la Coordinador/a de Subvenciones será el/la responsable general de la gestión de subvenciones para los programas de país en México y, además, contribuirá al desarrollo de propuestas de financiamiento. Reportando a la Directora Adjunta de Programas (DDP), él/ella trabajará en estrecha colaboración con los responsables de los equipos de terreno, finanzas, monitorio y evaluación y operaciones asegurándose del cumplimento de las regulaciones de los donantes.
La gestión abarcará todo el ciclo de vida de las subvenciones, incluyendo posibles propuestas, propuestas, subvenciones activas y cierres narrativos, financieros y otros que sean solicitados por los donantes.
Líneas de reporte:
Esta posición le reporta a: Dirección Adjunta de Programas
A esta posición le reporta (n): Oficial de Informes y Gerente de Asociaciones.
Relaciones clave
En el país: Directora Adjunta de Programas (DDP), Director de País (CD), equipos de programas, finanzas, cadena de suministro y miembros del equipo de dirección.
En la región: Equipo regional de apoyo al programa y subvenciones, director regional de finanzas, coordinador regional de acciones de medición y otros miembros del equipo regional.
Responsibilidades
Posicionamiento y desarrollo de propuestas
• Apoyar al DDP y al CD en la identificación de nuevas oportunidades de financiamiento, el mantenimiento de relaciones con los donantes y socios y la actualización de la Estrategia de Movilización de Recursos del país.
• Garantizar que se lleve a cabo el seguimiento, la investigación y el análisis de las estrategias de los donantes y se comparta con el personal pertinente del programa del país.
• Participar en el desarrollo de la propuesta, trabajando con el equipo de programas y garantizando una revisión precisa a nivel de la sede, reuniendo aportes de los coordinadores técnicos, asesores técnicos, el personal de monitoreo y evaluación y la Unidad Regional.
• En estrecha colaboración con el CD, actúe como la persona clave para coordinar las respuestas a las oportunidades de financiamiento, incluido el establecimiento de líneas de tiempo para el desarrollo y aprobación de propuestas.
• Asegurar que el sistema de IRC para manejar el desarrollo de propuestas con los departamentos de administración, programas, finanzas y operaciones sea comprendido y respetado, y dé como resultado propuestas relevantes y de calidad;
• Liderar el desarrollo de propuestas para presentarlas a donantes en coordinación con los líderes del sector y los equipos de finanzas y operaciones;
• Contribuir al desarrollo del presupuesto en coordinación con finanzas, programas y operaciones y asegurar que el presupuesto se alineé con la intervención propuesta y se incluyan los costos correctos.
• Asegurar que se sigan procedimientos de desarrollo de propuestas según regulaciones internas.
• Asistir a la alta gerencia en el enlace con los donantes y actuar como punto focal con los donantes en el país para oportunidades de financiamiento.
• Asegurar el enlace con los donantes cuando surja la necesidad y / o en ausencia de puntos focales de donantes regulares del IRC y asegurar la representación de los donantes a solicitud del DP o DDP
• Gestionar el sistema interno de seguimiento de oportunidades (OTIS - Opportunity Tracking Information System) manteniéndolo actualizado.
Gestión de subvenciones y cumplimiento
• Revisar los acuerdos de donantes y coordinar con el equipo regional para la aprobación
• Asegurar que las subvenciones o contratos de IRC en México estén bien administrados (incluido el mantenimiento de archivos completos de subvenciones) y se implementen de conformidad con las regulaciones pertinentes de los donantes y los procedimientos de IRC.
• Apoyar la coordinación de las reuniones del ciclo de proyectos (PCM) para garantizar que haya un seguimiento programático y financiero efectivo de los proyectos y conforme a las regulaciones del IRC y de los donantes.
• Escalar al CD, DDP y el equipo regional de programas y apoyo a subvenciones cuando haya desafíos en la ejecución de los proyectos para garantizar una gestión efectiva y de acorde a las normas y requerimientos de donantes.
• Proporcionar información y actualizaciones al grupo de liderazgo de IRC sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.
• Garantizar que se sigan las normas relevantes de adquisición de donantes para todas las subvenciones.
• Actuar como punto focal para las comunicaciones con las oficinas centrales de la región de América Latino y de la sede en temas de subvenciones
Monitoreo y evaluación
• Proporcionar información y actualizaciones sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.
• Revisar los informes de donantes elaborados por los equipos de proyectos para verificar su precisión, calidad y cumplimiento de los requisitos de los donantes.
• Realizar reuniones de monitoreo de subvenciones para garantizar que las subvenciones se implementen de conformidad con las regulaciones del IRC y de los donantes, garantizando una gestión financiera sólida, aperturas y cierres operativos precisos y el seguimiento y la evaluación de la programación.
Relacionamiento con Socios y Gestión de Asociaciones:
• Asegurar una gestión de subcontratación de calidad de conformidad con el Sistema de gestión de socios del IRC (¨PEERS¨)
• Participar en la determinación del alcance de los socios durante las etapas previas a la adjudicación y en el desarrollo de la propuesta (coordinación de acuerdos de trabajo en equipo, comunicación sobre los aportes técnicos y presupuestarios solicitados, etc.).
• Revisar los informes de investigación de los socios de subcontratación, evaluaciones previas a la adjudicación, acuerdos de subcontratación y modificaciones preparados por el equipo de Subvenciones.
• Trabajar con el equipo de país para organizar reuniones de apertura, revisión y cierre de subcontrataciones con los socios, así como visitas de monitoreo del programa y cumplimiento.
Comunicaciones con donantes
• Trabajar con los gerentes de programa para desarrollar y producir materiales de comunicación e información de los proyectos de IRC México, como folletos, posters, hojas informativas, notas de promoción, documentos de posición, boletines, etc.
• En colaboración con equipo de monitorio y evaluación y los gerentes de programa, facilitar el desarrollo de historias de éxito, lecciones aprendidas, experiencias personales (blogs) del personal del programa de terreno
• Proporcionar documentos informativos e informes de situación, así como apoyar a los departamentos de comunicación de la sede en el desarrollo de materiales de comunicación externa.
Otros
• Desarrollar la capacidad de gestión de subvenciones de los equipos de terreno facilitando capacitaciones y brindando apoyo de seguimiento individual en la redacción de informes, gestión de presupuestos, seguimiento de indicadores, herramientas específicas de IRC y otros temas según sea necesario.
• Si es necesario, cuando sea necesario, realice visitas de monitoreo a las ubicaciones de terreno, si los protocolos de seguridad lo permiten.
• Actuar como custodio de la documentación del conocimiento institucional y las actividades del programa en coordinación con los supervisores y coordinadores del sector.
Educación y/o requisitos técnicos:
• Licenciatura concluida en Administración, Finanzas, Economía o áreas a fin.
• Deseable posgrado en un campo relevante.
• Manejo de paquetería office (nivel intermedio).
• Conocimiento del idioma inglés a nivel de negocios (nivel avanzado).
• Deseable experiencia en el trabajo de contexto humanitario; con personas en situaciones de vulnerabilidad, refugiadas o en situaciones de movilidad.
Experiencia laboral:
• Mínimo 7 años de experiencia en gestión de programas y gestión de subvenciones, en desarrollo propuestas, ciclos de planificación y gestión de proyectos, y diseño de programas.
• Mínimo 6 años de experiencia gestionando equipos y/o proyectos.
• Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos con donantes institucionales y privados, y fuertes habilidades de diseño de programas.
• Se requiere conocimiento previo de los donantes y las regulaciones gubernamentales (ACNUR, USAID, ECHO, SIDA, UNICEF, donantes privados, etc.).
• Se requiere disponibilidad para viajar a los sitios de terreno y países en la región.
Esta descripción del trabajo no es una lista exhaustiva de las habilidades, el esfuerzo, los deberes y las responsabilidades asociadas al puesto.
#Li-6
Qualifications