Grants Coordinator

Finance & Economy Donor relations & Fundraising

Work Arrangement:

Job Description

International Rescue Committee (IRC) is an apolitical, non-profit, and non-religious humanitarian or-ganization that provides assistance to refugees around the world. IRC implements programs to pro-mote durable solutions for displaced persons, refugees and host communities through public health, sanitation, shelter, rehabilitation, and education projects. IRC has been serving refugees since 1933 and is present in 40 countries in Europe, Africa, and Asia, as well as through a resettlement support program in the United States. IRC is an organization committed to freedom, human dignity, and self-reliance. This commitment translates into well-planned resettlement assistance, emergency global relief, rehabilitation, and advocacy for refugees.

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L'International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieuse qui fournit une assistance aux réfugiés dans le monde entier. L'IRC met en œuvre des programmes visant à promouvoir des solutions durables pour les personnes déplacées, les réfugiés et les communautés d'accueil par le biais de projets de santé publique, d'assainissement, d'hébergement, de réhabilitation et d'éducation. L'IRC est au service des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays d'Europe, d'Afrique et d'Asie, ainsi que par le biais d'un programme de soutien à la réinstallation aux États-Unis. L'IRC est une organisation qui s'engage en faveur de la liberté, de la dignité humaine et de l'autonomie. Cet engagement se traduit par une aide à la réinstallation bien planifiée, une aide d'urgence globale, une réhabilitation et un plaidoyer en faveur des réfugiés.

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The IRC started operations in Cameroon in 2016 to respond to the increasing concerns for people affected by violence linked to Boko Haram, in the Far North of the country. Assistance to displaced populations extends across the Far North, notably Mayo Sava, Mayo Tsanaga and Logone & Chari through two field offices in Kousseri and Maroua. This includes delivering lifesaving pro-gramming to increase access to water and improving hygiene practices in vulnerable displaced and host communities, cash programming to enable economically disadvantaged families to meet basic needs and improve food security. This includes both education and child protection services to ad-dress children’s learning and safety needs and priorities. IRC also delivers protection programming to address gender-based violence for women and girls and support to victim of human right violation.

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L'IRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes affectées par les violences liées à Boko Haram, dans l'Extrême-Nord du pays. L'assistance aux populations déplacées s'étend à l'ensemble de l'Extrême-Nord, notamment à Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari à travers deux bureaux de terrain à Kousseri et Maroua. Cette assistance comprend des programmes de sauvetage visant à améliorer l'accès à l'eau et les pratiques d'hygiène dans les communautés vulnérables déplacées et hôtes, ainsi que des programmes en espèces permettant aux familles économiquement défavorisées de répondre à leurs besoins de base et d'améliorer leur sécurité alimentaire. L'IRC fournit également des services d'éducation et de protection de l'enfance pour répondre aux besoins et aux priorités des enfants en matière d'apprentissage et de sécurité. L'IRC fournit également des programmes de protection pour lutter contre la violence sexiste à l'égard des femmes et des filles et pour soutenir les victimes de violations des droits de l'homme.

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Following the increasing crisis in the North-West and South-West regions of Cameroon, the IRC ex-panded its operations into the South-West region in August 2018 and into the North-West in 2019. The IRC is delivering lifesaving humanitarian assistance to internally displaced populations, with field bases in Buea, Bamenda, Kumba and Manyu.

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Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, l'IRC a étendu ses opérations à la région du Sud-Ouest en août 2018 et au Nord-Ouest en 2019. L'IRC fournit une assistance humanitaire vitale aux populations déplacées à l'intérieur du pays, avec des bases sur le terrain à Buea, Bamenda, Kumba et Manyu.

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IRC Cameroon country program is now implementing its ‘Strategy 100’ strategic plan, through which we aim to provide the best possible impact for some of the most vulnerable boys, girls, women, and men affected by the humanitarian crises. In all that we do, we strive to deliver through IRC’s core val-ues of Integrity, Accountability, Service and Equality.

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Le programme national de l'IRC au Cameroun met actuellement en œuvre son plan stratégique "Stratégie 100", par lequel nous visons à fournir le meilleur impact possible pour les garçons, les filles, les femmes et les hommes les plus vulnérables touchés par les crises humanitaires. Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales de l'IRC que sont l'intégrité, la responsabilité, le service et l'égalité.

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Scope of Work

The Grants Coordinator is responsible for the oversight and management of the Grants Unit. The Grants Coordinator reports directly to the DDP and supervises two Grants staff.

Key in the country and HQ relationships are with the program technical leads, Deputy Director of Finance, Field Coordinators, Award Management Unit, and donors. The Grants Coordinator provides strategic guidance and support to the country office on issues of business and program development, grants/sub-grants management and compliance, and donor relations. S/he leads proposal development processes and supports variety of aspects of projects cycle management, including information management, problem analysis, evidence-based program design, negotiation with donors and partners, grant and sub- grant monitoring and modifications, reporting, and grant closure.

This position is based in Yaoundé with frequent trips to field sites. The Grants Coordinator will work collaboratively with the IRC’s senior management team, the technical coordinators, finance, supply chain, HR, and field management.

Profil du Poste:

Le coordinateur des subventions est responsable de la supervision et de la gestion de l'unité des subventions et des partenariats. Le coordinateur des subventions rend compte directement au DDP et supervise un Grants Manager.

Les relations clés dans le pays et au siège sont avec les responsables techniques du programme, le directeur adjoint des finances, les coordinateurs de terrain, l'unité de gestion des subventions et les donateurs. Le coordinateur des subventions fournit une orientation stratégique et un soutien au bureau de pays sur les questions de développement de programmes, de mobilisation des ressources, de gestion et de conformité des subventions/sous-subventions, et de relations avec les donateurs. Il/elle dirige les processus de développement des propositions et soutient divers aspects de la gestion du cycle des projets, notamment la gestion de l'information, l'analyse des problèmes, la conception de programmes fondés sur des preuves, la négociation avec les donateurs et les partenaires, le suivi et les modifications des subventions et des sous-subventions, l'établissement de rapports et la clôture des subventions.

Ce poste est basé à Yaoundé avec de fréquents déplacements sur le terrain. Le coordinateur des subventions travaillera en collaboration avec l'équipe de direction de l'IRC, les coordinateurs techniques, les finances, la chaîne d'approvisionnement, les RH et la direction sur le terrain.

Main Responsibilities:

Program & Business Development

Lead coordination of proposal development process from Go/No-Go to final submission, gathering input from Technical Coordinators (TCs), M&E staff, Field Coordinators, Deputy Directors of Programs and Operations (DDP/DDO), Finance, Technical Advisors, and ensuring proper review at the Regional and HQ levels;

Lead coordination of the strategic evaluation & drafting of go-no-go decisions.

Ensure management of review process through IRC’s electronic grants database, OTIS;

Work closely with the DDP in supporting facilitation of program design meetings, travelling to field sites & program activities in order to ensure high quality design processes;

Lead in drafting of non-technical sections of proposals, budget narratives, editing of proposals and review against solicitation requirements and donor rules & guidelines in collaboration with the regional Program Development team;

In liaison with the IRC’s Regional Office and HQ, ensure proposals meet internal standards, including use of IRC’s Outcomes Evidence Framework (OEF) Theories of Change, in line with IRC Cameroon’s Strategic Action Plan (SAP), IMPACT Standards and donor compliance;

Conduct review of proposal budgets for donor responsiveness and matching technical narrative;

Act as focal point with donors in-country for the proposal development process;

Working closely with the DDP, provide inputs to program development strategy through conducting donor mapping, analysis of upcoming opportunities, IRC’s competitive strategy, and updating the program development workplan;

Principales responsabilités :

Développement des programmes et financement :

- Diriger la coordination du processus d'élaboration des propositions, de la décision d'accepter ou de refuser à la soumission finale (Go/No Go), en recueillant les contributions des coordinateurs techniques, du personnel de suivi et d'évaluation, des coordinateurs sur le terrain, des directeurs adjoints des programmes et des opérations (DDP/DDO), des finances, des conseillers techniques, et en veillant à ce que la revue appropriée soit effectué au niveau régional et du siège ; - Diriger la coordination de l'évaluation stratégique et la rédaction des décisions Go/No Go - Assurer la gestion du processus de revue par la base de données électronique des subventions de l'IRC, OTIS ; - Travailler en étroite collaboration avec le DDP pour faciliter les réunions de conception du programme, se rendre sur les sites de terrain et les activités du programme afin d'assurer des processus de conception de haute qualité ; - Diriger la rédaction des sections non techniques des propositions, les narratifs budgétaires, l'édition des propositions et la révision par rapport aux exigences de la sollicitation et aux règles et directives des donateurs en collaboration avec l'équipe régionale de développement des programmes ; - En liaison avec le bureau régional de IRC et le siège, s'assurer que les propositions répondent aux normes internes, y compris l'utilisation des théories du changement de l'IRC Outcomes Evidence Framework (OEF), conformément au plan d'action stratégique (SAP) de l'IRC Cameroun, aux normes IMPACT et à la conformité des donateurs ; - Effectuer la revue des budgets des propositions pour s'assurer qu'ils répondent aux besoins des donateurs et qu'ils correspondent à la description technique ; - Agir en tant que point focal avec les donateurs dans le pays pour le processus de développement des propositions ; - Travailler en étroite collaboration avec le DDP, fournir des contributions à la stratégie de développement du programme en effectuant la cartographie des donateurs, l'analyse des opportunités à venir, la stratégie concurrentielle de l'IRC, et la mise à jour du plan de travail de développement du programme ;

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Grants Management & Program Support

- Oversee the grants team in their coordination and management of the grant cycle, from kick-off to close-out, including working with the Field Coordinators and Project Leads for grant/project meetings and budget versus actual (BVA) meetings and ensure communication and follow-up with SMT on issues raised; - Ensure sound management of reporting requirements, including timely and quality submission to donors; - Ensure support is provided to field offices for management of project cycle and compliance requirements as per donor agreements; - Oversee and support the use of spending management tools such as FM01 and BVA for the proper monitoring and the successful implementation of programs and early warning in case of obstacles or challenges; - Oversee the identification and training of project managers/leads and departmental focal points for each project to ensure the effective and systematic use and implementation of all tools and steps of the Project Cycle Meetings (PCM), ensure updates and dissemination of key reporting, guidance and information tools related to PCM (i.e. project dashboards, updates on actions plans, updates on reporting plans, BVA etc.); - Conduct regular spot checks and field visits to accessible project sites in order to work with and support Technical Coordinators (TCs) and Project Managers (PMs) in the effective implementation of PCM tools.

Gestion des subventions et soutient aux programmes :

- Superviser l'équipe chargée des subventions dans leur coordination et la gestion du cycle des subventions, du lancement à la clôture, y compris la collaboration avec les coordinateurs sur le terrain et les chefs de projet pour les réunions relatives aux subventions/projets et les réunions budget/réel (BVA), et assurer la communication et le suivi avec le SMT (équipe de direction) sur les questions soulevées ; - Assurer la bonne gestion des exigences en matière de rapports, y compris la soumission aux donateurs dans les délais et la qualité ; - S'assurer que le soutien est fourni aux bureaux de terrain pour la gestion du cycle de projet et les exigences de conformité conformément aux accords des donateurs ; - Superviser et soutenir l'utilisation d'outils de gestion des dépenses tels que FM01 et BVA pour le suivi approprié et la mise en œuvre réussie des programmes et l'alerte précoce en cas d'obstacles ou de défis ; - Superviser l'identification et la formation des gestionnaires/chefs de projet et des points focaux départementaux pour chaque projet afin d'assurer l'utilisation et la mise en œuvre efficaces et systématiques de tous les outils et étapes des Réunions du Cycle de Projet (RCP), assurer les mises à jour et la diffusion des principaux outils de rapportage, d'orientation et d'information liés aux RCP (c'est-à-dire les tableaux de bord du projet, les mises à jour des plans d'action, les mises à jour des plans de rapport, BVA, etc ;) - Effectuer régulièrement des contrôles ponctuels et des visites de terrain sur les sites de projets accessibles afin de travailler avec et de soutenir les coordinateurs techniques et les gestionnaires de projet dans la mise en œuvre efficace des outils de GCP.

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Communications & Representation

- Support in-country engagement with donors and key stakeholders; - Support representation in sectoral, cluster working groups or thematic/ad hoc humanitarian coordination meetings as needed.

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Communication et représentation :

· Soutenir l'engagement dans le pays avec les donateurs et les principales parties prenantes ;

· Soutenir la représentation dans les groupes de travail sectoriels ou les réunions de coordination humanitaire thématiques/ad hoc, selon les besoins.

Donor Compliance

- Act as focal point with donors in-country on grants management issues for ongoing, past, and potential future projects; - Review donor agreements and coordinate their review with the relevant IRC HQ office; liaise with the Cameroon Compliance Coordinator as necessary for adherence to donor regulations. - Ensure comprehensive grant files are maintained up to date and are available for use by key staff.

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Conformité aux règles de bailleurs de fonds/donateurs :

· Agir en tant que point focal avec les donateurs dans le pays sur les questions de gestion des subventions pour les projets en cours, passés et futurs potentiels ;

· Examiner les accords avec les donateurs et coordonner leur revue avec le bureau compétent du siège de l'IRC ; assurer la liaison avec le coordinateur de la conformité (compliance) du Cameroun, si nécessaire, pour le respect des règlements des donateurs ;

· S'assurer que les dossiers de subvention complets sont tenus à jour et sont disponibles pour le personnel clé.

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Management and Capacity Building

- Supervise the grants manager, and provide on-the-job training, discuss job expectations, set objectives and provide appropriate and timely feedback regarding performance; - Support the training and capacity building to all IRC and local partner staff on program reporting, donor compliance, and IRC program specific requirements; - Work closely with the DDP in developing capacity building plans for the larger Program team.

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Gestion et renforcement de capacités :

- Superviser les responsables des subventions, leur fournir une formation/coaching, discuter des attentes professionnelles, fixer des objectifs et fournir un retour d'information approprié et opportun sur les performances ; - Soutenir la formation et le renforcement des capacités de l'ensemble du personnel de l'IRC et des partenaires locaux en matière de rapports sur les programmes, de conformité avec les donateurs et d'exigences spécifiques aux programmes de l'IRC ; - Travailler en étroite collaboration avec le DDP pour développer des plans de renforcement des capacités pour l'ensemble de l'équipe du programme.

Qualifications

- Full written and spoken fluency in French and English - Bachelor’s degree or equivalent in international affairs, development or related subject; Masters preferred. - At least five years of experience working in project and/or grants management and proposal/business - development/design in an INGO or similar environment - International experience with preference in West or Central Africa - Prior knowledge of donor regulations (UN, USAID (BHA), ECHO, FCDO, Irish Aid, SIDA, GFFO, SDC, etc.) - Prior demonstrated success in developing projects and writing proposals for range of donors - Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills - - Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills - Strong writing and editing skills with close attention to detail - Flexibility to adapt to changing requirements - Strong capacity to mentor and build capacity of staff - Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environment - Strong skills in Microsoft Office Suite - IRC experience is an asset - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ - · Maîtrise totale du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral. - · Bachelors ou équivalent en affaires internationales, développement ou autre sujet pertinent ; Masters préféré. - · Au moins cinq ans d'expérience dans la gestion de projets et/ou de subventions et dans le développement/la - conception de propositions/activités dans une ONGI ou un environnement similaire. - · Expérience internationale, avec une préférence pour l'Afrique de l’Ouest ou centrale - · Connaissance préalable des règlements des donateurs (ONU, USAID (BHA), ECHO, FCDO, Irish AID, SIDA, - GFFO, SDC, etc.) - · Capacité démontrée à développer des projets et à rédiger des propositions pour différents donateurs. - · Bon communicateur/trice avec de fortes capacités d'organisation, de gestion du temps et d'analyse. - · Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques. - · Solides compétences en matière de rédaction et d'édition, avec un grand souci du détail. - · Flexibilité pour s'adapter à l'évolution des besoins - · Forte capacité à encadrer et à renforcer les capacités du personnel. - · Capacité à gérer des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression - dans un environnement sécuritaire instable. - · Solides compétences dans la suite Microsoft Office

- · Une expérience de l'IRC est un atout - WORKING ENVIRONMENT:

The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation. This is an unaccompanied position. Female candidates are strongly encouraged to apply. IRC is equal opportunity employer, considered all the candidates on the basis of merit without regard to race, sex, color, nationality, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran or disability. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- L'IRC et le personnel de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans le code de conduite IRC Way. Ce sont notamment les valeurs d’intégrité, de service, de responsabilité et d’égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, un lieu de travail sans harcèlement, l'intégrité financière, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres. Ceci est un poste non-accompagné. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. L'IRC est un employeur qui respecte l'égalité des chances et considère tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, de l’âge, ou de handicap.

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nn Date limite de recevabilité des dossiers : 05 Janvier 2024

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Added 4 months ago - Updated 3 months ago - Source: rescue.org