Grants Coordinator
Job Description
El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención para salvar vidas y asistencia que cambia vidas a los refugiados obligados a huir de la guerra o el desastre. En el trabajo de hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU. Restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir.
Alcance del programa:
El IRC lleva casi 30 años trabajando en la programación centrada en la prevención y respuesta a la violencia contra los grupos más vulnerables en contextos humanitarios y es especialmente reconocida y respetada entre los actores humanitarios y de desarrollo por su liderazgo técnico en la prevención y respuesta a la violencia basada en género (VBG) y la programación de protección infantil. El IRC fue una de las primeras organizaciones humanitarias en responder en todos los puntos del arco de esta crisis regional; con una oficina en El Salvador que cubre la programación en Honduras y Guatemala, y con programas en la parte estadounidense enfocados en el reasentamiento y la integración. El trabajo de IRC en México apoya a las poblaciones de migrantes en todo el país, tanto aquellos que están en tránsito como aquellos que ven a México como un destino. Las áreas actuales del programa incluyen recuperación económica y desarrollo, el acceso a información, orientación cultural y una variedad de actividades de protección (apoyo psicosocial, empoderamiento de protección de mujeres, apoyo a poblaciones vulnerables, monitoreo de protección, etc).
Alcance del rol:
Basado en Ciudad de México, el/la Coordinador/a de Grants será el/la responsable general de la gestión de subvenciones para los programas de país en México y, además, contribuirá al desarrollo de propuestas de financiamiento. Reportando a la Directora Adjunta de Programas (DDP) y el Director Adjunto - Transfronterizo, Asilo y Migración (DDX), él/ella trabajará en estrecha colaboración con los responsables de los sectores, finanzas y operaciones asegurándose del cumplimento de las regulaciones de los donantes.
Responsable de recursos:
Esta posición es responsable de gestionar a dos roles: Gerente de Socios/ Asociaciones y Gerente de Subvenciones.
Relaciones clave:
En el país: DDP, DDX; Director de País (CD), gestores y coordinadores de programas, finanzas, cadena de suministro y miembros del equipo de dirección.
En la región: Equipo regional de apoyo al programa y subvenciones, director regional de finanzas, coordinador regional de acciones de medición y otros miembros del equipo regional.
Responsabilidades:
Posicionamiento y desarrollo de propuestas
• Apoyar al DDP, DDX y al CD en la identificación de nuevas oportunidades de financiamiento, el mantenimiento de relaciones con los donantes y socios y la actualización de la Estrategia de Movilización de Recursos del país.
• Garantizar que se lleve a cabo el seguimiento, la investigación y el análisis de las estrategias de los donantes y se comparta con el personal pertinente del programa del país.
• Apoyar los esfuerzos de desarrollo de propuestas, trabajando con el personal del programa y garantizando una revisión precisa a nivel de la sede, reuniendo aportes de los coordinadores técnicos, asesores técnicos, el personal de monitoreo y evaluación, y equipo regional.
• En estrecha colaboración con el CD, actúe como la persona clave para coordinar las respuestas a las oportunidades de financiamiento, incluido el establecimiento de líneas de tiempo para el desarrollo y aprobación de propuestas.
• Asegurar que el sistema de IRC para manejar el desarrollo de propuestas con los departamentos de administración, programas, finanzas y operaciones sea comprendido y respetado, y dé como resultado propuestas relevantes y de calidad;
• Liderar el desarrollo de propuestas para presentarlas a donantes en coordinación con los líderes del sector y los equipos de finanzas y operaciones;
• Contribuir al desarrollo del presupuesto en coordinación con Finanzas, Programas y Operaciones y asegurar que el presupuesto se alineé con la intervención propuesta y se incluyan los costos correctos.
• Asegurar que se sigan procedimientos de desarrollo de propuestas según regulaciones internas.
• Asistir a la alta gerencia en el enlace con los donantes y actuar como punto focal con los donantes en el país para oportunidades de financiamiento.
• Asegurar el enlace con los donantes cuando surja la necesidad y / o en ausencia de puntos focales de donantes regulares del IRC y asegurar la representación de los donantes a solicitud del DP o DDP
• Gestionar el sistema interno de seguimiento de oportunidades (OTIS- Opportunity Tracking Information System) manteniéndolo actualizado.
Gestión de Subvenciones y Cumplimiento
• Revisar los acuerdos de donantes y coordinar con el equipo regional para la firma.
• Asegurar que las subvenciones o contratos de IRC en México estén bien administrados (incluido el mantenimiento de archivos completos de subvenciones) y se implementen de conformidad con las regulaciones pertinentes de los donantes y los procedimientos de IRC.
• Escalar al equipo regional de programas y apoyo a subvenciones cuando haya desafíos en la ejecución de los proyectos para garantizar una gestión efectiva y de acorde a las normas y requerimientos de donantes.
• Apoyar la coordinación de las reuniones del ciclo de proyectos (PCM) para garantizar que haya un seguimiento programático y financiero efectivo de los proyectos y conforme a las regulaciones del IRC y de los donantes.
• Revisar los informes de donantes elaborados por los equipos de proyectos para verificar su precisión, calidad y cumplimiento de los requisitos de los donantes y de IRC. Esto puede implicar revisión, traducción y contribución a la redacción (tanto en español como en inglés); garantizar que los informes a los donantes se presenten a tiempo; que los informes sean coherentes, precisos y de alta calidad.
• Proporcionar información y actualizaciones al grupo de liderazgo sobre todos los asuntos relacionados con el desarrollo empresarial y la gestión de subvenciones.
• Actuar como punto focal para las comunicaciones con las oficinas centrales de la región de Latin America y de la sede.
Relacionamiento con Socios y Gestión de Asociaciones:
• Apoyar al gerente de Socios/ Asociaciones en la construcción y mantenimiento de relaciones con los socios locales.
• Participar en la determinación del alcance de los socios durante el desarrollo de propuestas.
• Supervisar que haya una gestión de asociaciones de calidad y conforme con el sistema de gestión de socios del IRC (PEERS), incluida la puesta en marcha de acuerdos de asociación, el seguimiento de la implementación, la gestión y rendición de cuentas, y el cierre apropiado de los acuerdos.
• Apoyar al gerente de Socios/ Asociaciones y equipo de programas en la organización reuniones de apertura, revisión y cierre de subcontrataciones con los socios, así como visitas de monitoreo del programa y cumplimiento / finanzas para garantizar que la implementación del programa de los socios esté en marcha y de conformidad con las reglas y regulaciones del IRC y los donantes.
Comunicaciones
• Trabajar con los líderes del sector del programa para desarrollar y producir materiales de comunicación e información de IRC México, como folletos, hojas informativas, notas de promoción, documentos de posición, boletines, etc.
• Facilitar el desarrollo de historias de éxito, lecciones aprendidas, experiencias personales (blogs) del personal del programa de campo.
• Proporcionar documentos informativos e informes de situación, así como apoyar a los departamentos de comunicación de la sede en el desarrollo de materiales de comunicación externa.
Otros:
• Desarrollar la capacidad de gestión de subvenciones del personal de campo facilitando capacitaciones y brindando apoyo de seguimiento individual en la redacción de informes, gestión de presupuestos, seguimiento de indicadores, herramientas específicas de IRC y otros temas según sea necesario.
• Si es necesario, cuando sea necesario, realice visitas de monitoreo a las ubicaciones de campo, si los protocolos de seguridad lo permiten.
• Actuar como custodio de la documentación del conocimiento institucional y las actividades del programa en coordinación con los supervisores y coordinadores del sector.
Cualificaciones
• Maestría en campo relevante o experiencia equivalente.
• Experiencia laboral internacional significativa en programas humanitarios o de desarrollo; experiencia en México preferida.
• Se requieren al menos siete años de experiencia trabajando en gestión de programas y gestión de subvenciones; la experiencia en desarrollo de propuestas de financiamiento es deseable.
• Comprensión demostrable de los ciclos de planificación y gestión de proyectos, y fuertes habilidades de diseño de programas.
• Se requiere conocimiento previo de los donantes y las regulaciones gubernamentales (ACNUR, USAID, ECHO, SIDA, UNICEF, donantes privados, etc.).
• Se requiere disposición para viajar a los sitios de campo y la región.
• Demostrable manejo de alto nivel de desempeño y habilidades de trabajo en equipo, con experiencia significativa en líderes múltiples donantes.
• Capacidad para trabajar bien bajo presiones administrativas y programáticas.
• Fluidez profesional en español hablado y escrito; capaz de comunicarse de manera concisa y con impacto.
• Muy fuertes habilidades de redacción y edición en inglés.
• Fuertes habilidades informáticas.
• Flexibilidad para adaptarse a los requisitos cambiantes.
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Qualifications