Gerente Administrativo de Proyectos

Description

Heifer Internacional

Gerente Administrativo de Proyectos

31.08.2023

Título:

Gerente Administrativo de Proyectos

Número de puesto:

1

Nuevo o Reemplazo:

Reemplazo

Central de carga:

Sí No

(Según la definición en la Política Mundial de Reclutamiento y Contratación)

División/Depto:

Programa de las Américas

# de Depto. / WO del Subproyecto:

-

Entregar informes a:

Director de Finanzas y Operaciones

POSNO del/la Supervisor(a)

RESNO / Nombre del/la Supervisor:

Caty Rivera

Supervisión:

Empleados Sí No | Voluntarios/as Sí No

Lugar:

Tegucigalpa

Fondos de Reasignación:

Viajes Requeridos:

30% Anualmente

Heifer International es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, condición de veterano protegido, entre otras cosas, o condición de persona calificada con discapacidad.

FUNCIÓN El Gerente Administrativo de proyectos tiene la responsabilidad de supervisar sistemas de gestión de proyectos del país y de los proyectos aplicables para asegurar que Heifer gestiona proyectos en forma transparente, con la documentación de soporte adecuada, implementa los procedimientos internos y al mismo tiempo cumple con las leyes y regulaciones locales. Este cargo responde directamente a la respectiva Dirección de Finanzas y Operaciones e indirecta al Consejo de Dirección de Heifer Honduras. Mantiene comunicación y coordinación estrecha con los gerentes y coordinadores de proyectos para la toma de decisiones e implementación de estrategias institucionales.

RAGOS ESENCIALES PARA EL PUESTO

Líder altamente motivado/a, que se esfuerza por lograr una visión compartida y el trabajo en equipo, orientado/a hacia los resultados, con experticia para los negocios en general, proactivo/a, curioso/a, atento/a a los detalles, respetuoso/a para los procedimientos y normas, innovador/a, excelente para escuchar y comunicar, analítico/a, organizado/a, socialmente sensible, convencimiento del valor del desarrollo sostenible holístico

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

RESPONSABILIDADES

PRODUCTOS ENTREGABLES

A. Asegurar una adecuada y eficiente administración financiera de los recursos puestos a disposición de los proyectos.

Yo. Asegura el apoyo técnico a la entidad ejecutora para la buena administración del proyecto, haciendo énfasis en el cumplimiento de todos los procedimientos determinados por Heifer Internacional.

ii. Coordina y provee supervisión oportuna al equipo administrativo para garantizar una adecuada ejecución del proyecto, con énfasis en criterios de oportunidad y eficiencia en todos los componentes administrativos y financieros del mismo (adquisiciones, planes de actividades, aplicación de procedimientos y normativa legal, Etc.)

iii. Participa y/o representa a F&O del Programa Nacional en reuniones de seguimiento de proyectos, gestiones con donantes, conocimiento de contrapartes y otras según sea designada por el supervisor inmediato.

iv. Apoya en la identificación de recursos necesarios para la operación de los Proyectos y apoya en las gestiones ante Oficina Central para la solicitud de transferencias periódicas de fondos.

v. Asegura el monitoreo, revisión y ajustes al presupuesto de proyectos (plan operativo annual) junto a los gerentes y coordinadores por Región y la entidad ejecutora (si existiera). Identifica las variables que impactan en la elaboración de las proyecciones financieras; asesora al equipo programático en la elaboración de presupuestos de proyectos.

vi. Da seguimiento a instrumentos interinstitucionales, que regulan las relaciones contractuales entre el Programa Nacional, socios y donantes. (Convenios, contratos, memorandos de entendimiento, enmiendas, etc.)

vii. Facilita y proporciona toda la información a Oficina Central, que permita adecuada configuración de Agresso para los proyectos (llenar formatos para solicitar, subproject_wo, awards, etc.)

viii. Genera indicadores de manejo eficiente de los recursos, los mide periódicamente y los presenta al Consejo de Dirección.

ix. Administra y monitorea la liquidez de los proyectos.

B. Apoyar a la Dirección de F&O en la preparación de información de Proyectos

Yo. Prepara los informes a donantes según el cronograma según convenios, remite a revisión a la gerencia de finanzas del Área Las Américas lo revise para garantizar que éstos poseen información con los estándares de calidad requeridos.

ii. Controla los saldos por proyectos y elabora el cuadre mensual con la liquidez.

iii. Participa en el diseño de propuestas de proyectos nuevos elaborando los presupuestos de inversión de acuerdo con los lineamientos del donante e internos de HPI, asimismo, documenta cada estimación con soportes verificables.

C. Contribuir para lograr eficientes Operaciones en el Programa Nacional

Yo. Gestiona y apoya al personal a su cargo, el equipo y los recursos físicos necesarios para desempeñar con eficacia sus operaciones en proyectos, de tal forma que se brinde un servicio al cliente interno que satisfaga las necesidades y requerimientos.

ii. Vela por mantener los estándares de administración responsable, procura que todos los involucrados coadyuven solidariamente a este propósito, a través de la difusión de las políticas y procedimientos actualizados.

iii. Revisa las solicitudes de cheques y/o transferencias electrónicas, para el pago de proveedores y personal relacionadas con anticipos y reintegros por actividades de proyectos.

iv. Garantiza el cumplimiento de formalismos en contratos y órdenes de compra (consultores y proveedores), así como de calidad, relacionadas con procesos de compras y con la información digital que se ingresa al módulo de compras.

D. Garantizar una oportuna rendición de cuentas, emisión de reportes financieros y aplicación de procedimientos y controles internos; en Proyectos.

i. Garantiza la emisión oportuna de reportes financieros para la toma de decisiones tanto para las Direcciones de Programas y F&O, así como donantes.

ii. Diseña, mejora y adapta políticas globales al ámbito local, así como procedimientos que apoyen a mejorar el ambiente de control interno existente.

iii. Revisa informes financieros varios en materia de: a) Ejecución Presupuestaria, b) Proyecciones presupuestarias, c) Informes de liquidez bancaria y d) Otros que sean requeridos por F&O de la OC (cuadros para consolidación información de proyectos).

iv. Implementa las funciones de Oficial de Cumplimiento suplente ante la IVE, actualizaciones en temas de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, que Heifer como Persona Obligada debe realizar.

E. Coordinar, garantizar y dar seguimiento las actividades relacionadas a Auditoría interna y externa en Proyectos.

i. Redacta términos de referencia que definen alcances de trabajo y seguimiento a toda actividad relacionada con auditorias finales de proyectos

ii. Da seguimiento a la implementación de acciones y recomendaciones emanadas de reportes de auditoria emitidos.

iii. Elabora el plan anual de monitoreos financieros, definiendo alcances, metodología y fechas para su realización: Trabajo de gabinete, revisión de documentos, visita de verificación de campo, visitas comunitarias a beneficiarios de los proyectos.

iv. Realiza y organiza equipos de trabajo para hacer las visitas de verificación de campo y elaborar el informe de monitoreo el cual debe presentar a los líderes del proyecto y socios (si fuera el caso). Coordina todos los preparativos y entrega oportuna de información de proyectos para los auditores, por la realización de la auditoría externa annual.

v. Redacta las respuestas a la Carta de la Gerencia como respuesta al informe de auditoría, participa en la revisión y discusión del informe de hallazgos.

Requisitos mínimos:

• Graduado de Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría o Administración de Empresas.
• Contar con estudios avanzados a nivel Maestría /Postgrado relacionado al puesto de trabajo.
• Graduado de Perito Contador.
• Cinco años de experiencia en puesto similar, en el ámbito de ONG's internacionales con diferentes fuentes de financiamiento (al menos USAID y Unión Europea)
• Al menos cinco años de experiencia operando la gestión presupuestaria, redacción de informes y liderando personas en diferentes sedes geográficas.
• Experiencia comprobable en asesorar y guiar a colegas, supervisores, gerentes de proyectos y altos directivos sobre procedimientos administrativos y financieros en la implementación de proyectos.
• Saber liderar procesos de servicios generales (mantenimiento de oficinas y vehículos), gestión de compras (adquisición de bienes y servicios), manejo de cajas chicas, administración de bodega.
• Experiencia en administración de proyectos en ONGs u organizaciones internacionales, sin fines de lucro.
• Dominio del idioma inglés, en nivel avanzado.

• Saber conducir carro mecánico con licencia vigente

  Requisitos preferidos:

• Maestría en gestión de proyectos, desarrollo rural.

• Certificación en gestión de proyectos, como PMD PRO o PMI.
• Administración de presupuestos de al menos tres millones de dólares anuales.

• Conocimiento comprobable en Leyes Fiscales, Laborales y Civiles.

  Competencias más cruciales:

• Fuertes habilidades de negociación y trabajo en redes de alto desempeño.

• Servicio al cliente interno.
• Capacidad para gestionar bien el tiempo y gestionar numerosos compromisos y proyectos sin salirse del plazo.
• Habilidad para producir información precisa y detallada.
• Habilidad para comunicarse con personal de todos los niveles.
• Alta capacidad de análisis y manejo de información, confidencialidad.
• Habilidad para mantener la confidencialidad.
• Excelentes habilidades organizacionales y administrativas incluyendo fuerte atención al detalle.
• Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y correo electrónico (Microsoft Office)
• Conocimientos en softwares contables diversos.
• Conocimiento de leyes locales, laborales y tributarias.
• Aptitud para trabajar con equipos diversos, multidisciplinarios y multiculturales con equidad de género.

• Inteligencia emocional.

  Funciones esenciales del puesto y exigencias físicas:

• Disponibilidad para viajar dentro y fuera del territorio nacional

• Gran capacidad para manejar la información con discreción por la naturaleza del trabajo. Iincluye cualquier acción física, mental y emocional significativa que se requiera del trabajo. Estos incluyen viajar, pasar tiempo sentado, realizar presentaciones, trabajar de forma independiente, estar dispuesto a trabajar tiempo adicional, realizar cálculos matemáticos y / o estadísticos, etc.
• Constante comunicación presencial, telefónica y electrónica con compañeros y público en general.
• Capacidad para asignar y revisar el trabajo de subordinados directos.
• Capacidad para fomentar buenas relaciones con proveedores.