Finance Officer (Budgeting and Reporting) DR Congo GOMA BN

Contract

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Contexte

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris (Shelter), Eau, Hygiène et Assainissement (EHA/WASH), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.

1. Rôle et responsabilités

Le Finance Officer (Budgeting and Reporting) a pour principale mission l’exécution des tâches liées à une bonne budgetisation et un bon suivi financier des projets mis en oeuvre par NRC en RDC. Il appuie son superviseur dans les processus de budgétisation, d’analyse périodique des projets et de rapportage financier conformément aux procédures de NRC, aux exigences des bailleurs en utilisant les outils et système de l’organisation.

Responsabilités générales :

1. S'assure de l'adhérence aux politiques, manuels et directives NRC et au besoin des règles bailleurs.
2. Prépare périodiquement et soumet à son superviseur des rapports d’avancement et d’autres documents d’analyse des projets.
3. Assure le classement approprié des documents financiers des projets.
4. Met en œuvre les systèmes financiers, les routines et les procédures de NRC au niveau National,
5. Remonte à son superviseur toute difficulté rencontrée lors de l’exécution de ses tâches et est force de proposition d’amélioration des processus, outils financiers et comptables.
6. Exécute les taches qui lui sont confiées par son superviseur.
7. Participe aux travaux de clôture mensuelle de la comptabilité

Responsabilités spécifiques

• Utilise de façon adéquate les outils de monitoring budgétaire et de rapportage de NRC afin de produire de façon périodique des analyses sur l’évolution des projets et appuyer les responsables de budget dans le suivi de leur budget respectif.
• Contribue à l’archivage régulier des supports justificatifs et documents de projet dans le filing tree finance et s’assure que ce dernier reste à jour.
• Contribue à la vérification comptable des supports justificatifs des paiements, des distributions de cash et autres dépenses des projets conformément aux procédures de NRC et aux autres règles applicables.
• Contribue aux activités de suivi financier des partenaires d’implémentation et suit ces derniers dans le respect des délais de rapportages, la clôture des points en attente.
• Prépare une première compilation des demandes de fonds sur les projets et les soumet à son superviseur pour revue et approbation.
• Effectue périodiquement les rapprochements financiers et comptables (Banque, caisse, Restauration, UNHAS etc.…) pour une clôture mensuelle dans le temps et la mise en œuvre d’actions correctives dans les délais.
• Contribue aux travaux de clôture mensuelle par l’analyse et le nettoyage des comptes de bilan qui lui seront confiés par son superviseur.
• Contribue au bon déroulement des audits projet et audits annuels en mettant à temps à disposition les informations comptables et financières demandées (supports justificatifs, États de rapprochement etc....).
• Identifie les erreurs d’allocation budgétaires des projets et propose des mesures correctives.
• Apporte un appui et orientation à l’équipe programme et support dans sur la réconciliation des livrables (RoD) ;
• Appuie l’équipe de conformité (compliance) dans la préparation des documents et dans le déroulement de l’audit des projets;
• Prépare mensuellement les rapports financiers des projets selon le format bailleur et le soumet à son superviseur pour revue
• Prépare les analyses préliminaires sur l’évolution des consommations budgétaires des projets en cours, identifie les projets à risque et remonte ces observations à son superviseur pour prise d’action
• Prépare la consolidation, le suivi et le postage des salaires sur base du salary spending plan dans le délais requis.
• Prépare et soumet à son superviseur dans le temps la distribution sur les projets des paiements mis en compte de bilan, et cela conformément aux plans des dépenses effectués par les différents détenteurs de Budget.

Interfaces critiques

Par interface, le NRC réfère aux processus et projets qui sont interreliés avec d’autres départements, unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont :

• Support : Finance Coordinator, Finance Manager, HR officer, Log Officer
• Support aux programmes : coordonnateurs des compétences clefs, Budget Holders
• Les partenaires des banques/IMF,
• Différents fournisseurs pour paiement et collègues qui font le terrain

Ampleur du poste :

Parties prenantes : Les Banques, tiers fournisseurs, personnel NRC, ONG partenaires

Informations : Agresso

Légalité et/ou conformité institutionnelle : SOPs et procédures de NRC

1. Compétences

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales :

• Expérience professionnelle comme Officier dans une fonction support dans un contexte humanitaire et avec des responsabilités similaires à ce présent descriptif de poste
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Bonne connaissance des règles des bailleurs tels que UNICEF, UNHCR, NMFA,ECHO, EU, SIDA, BHA, FH
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel/ word ) Internet et autres logiciels.
• L’Anglais serait un atout.
• Au minimum 2 années d’expérience à un poste similaire.

Contexte, connaissances, habiletés et expériences spécifiques :

• Avoir un diplôme universitaire en comptabilité, sciences de gestion, management et sciences économiques
• Connaissance du système financier congolais.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Excel et Word.
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit

2. Compétences comportementales :

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante

1. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

Les documents suivants seront utilisés :

• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences

« Toute candidature postée en retard ne sera pas prise en considération, les dossiers papiers en dur ne sont pas reçus ».

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »