Deputy Director of Finance
Job Description
Please scroll down to also view in French.
As a key member of the Senior Management Team (SMT), the Deputy Director Finance (DDF) provides financial leadership and management necessary to ensure that the Democratic Republic of Congo CP has the appropriate financial infrastructure and systems in place to support the strategic vision and mission of the organization.
They will play an active role in the formulation of strategic and operational plans for the country programs, taking ownership of ensuring and monitoring the delivery of financial plans through detailed financial analysis. The DDF holds overall responsibility for establishing policies and leading the financial and accounting aspects of the Democratic Republic of Congo CP. The focus will be on implementing financial management policies, practices, and systems that align with local laws, US regulations, and donor requirements while also facilitating the efficient execution of country programs. S/He will collaborate closely with the country’s senior management team to ensure acceptable levels of performance regarding cross-departmental business policies and procedures and collectively troubleshoot and develop solutions.
They will act as the principal finance business partner to the SMT and Country Director (CD), Regional staff as well as conforming to IRCs financial control environment and CFO standards and objectives.
Based in Goma- Democratic Republic of Congo, the Deputy Director, Finance will have dual reporting to the CD and the Regional Finance Director-EA, including straight-line accountability to the Global Chief Finance Officer.
Major Responsibilities
Strategic Planning & Analysis
• Provides financial information that supports the CD and SMT in making business decisions in line with IRC and Regional & Country Program strategies.
• Provides strategic analysis on the overall financial health of the country program to the CD and SMT.
• Contributes actively and offers feedback in the development of Country Programs Strategic Annual Plan.
Controllership
• Ensures compliance with IRC and donor policies and procedures within the country, leading all aspects of in-country practices.
• Develops in-country finance procedures to complement global policies as needed.
• Reviews financial activities closely and shares insights with the Country Director on the financial performance of the office, issues with internal controls, or financial management.
• Ensures timely completion of monthly financial reports.
• Ensure timely implementation of internal and external audit recommendations related to the Finance Department.
• Manages activities and schedules of the finance department to meet the financial reporting requirements and timeframes set by headquarters and donors.
• Identifies reporting format requirements and develops formats to facilitate the management of country operations and grant expenditures.
• Lead the preparation and approval of all donor financial reports, ensuring compliance with accounting, legal, and contractual requirements, with review by the CD and Regional Controller prior to submission.
• Conducts regular internal control reviews of operations in the country.
• Facilitates external, internal, donor, or government audits.
• Oversees the protection of the country’s assets (cash, inventory, fixed assets) through the enforcement of internal control policies and procedures.
• Stays updated on local government requirements related to finance, ensuring adherence to
• tax and other legal obligations.
• Serves as the primary liaison with IRC HQ on all finance, accounting, grant budget management, and cash management.
Treasury
• Provides supervision for all country program bank relationships and activities related to bank accounts, including the negotiation of fees, interest rates, and currency exchange rates.
• Oversees the review and approval of all monthly bank account and cash reconciliations in Kyriba system.
• Maintains up-to-date and accurate cash forecasts to effectively plan for future spending, including commitments that entail future spending obligations for the IRC.
• Ensures the maintenance of appropriate balances to support grant implementation and regular withdrawal of cash held at headquarters.
• Ensures the development and implementation of a plan to minimize the country’s foreign exchange exposure to currency gains and losses.
• Supervises the collection of contractual and other receivables.
Budget/Forecast
• Oversees the preparation and revision of grant proposal budgets and finance reports; supports programs by offering guidance on costing and contributing to the creation of budgets for submission.
• Prepares and maintains the country’s annual operating budget, ensuring adequate coverage for in-country operational expenses and regularly updating the budget.
• Presents and facilitates the review of actual budget expenditures with the CD and program managers.
People Management
• Establishes a matrix outlining roles and responsibilities within the finance department, ensuring that staff job descriptions are current. Provide guidance and supervision to the finance team to discuss job expectations, set objectives, and provide appropriate and timely feedback on the performance of direct reports.
• Recruits and retains qualified personnel capable of carrying out finance-related tasks.
• Ensures that comprehensive and meaningful performance reviews are completed annually and implements career planning and development plans for all finance staff.
• Designs and implements a training program specifically tailored to improve the skills of the country's finance staff.
• Provides oversight for finance training and technical support to non-finance staff, aiming to improve their proficiencies in accounting, reporting, and internal control.
• Create an inclusive team climate focused on the achievement of team and individual results, and that emphasizes the importance of mutual respect, trust, listening, ownership, learning, productivity, accountability, and openness.
• Adhere to IRC's performance management system, providing regular, timely, and thoughtful coaching, feedback, performance assessment, and professional development for all direct reports, while making sure that they do the same for their direct reports.
• Hold high-quality meetings with each direct report on a regular and predictable basis, focusing equally on interpersonal exchange, as well as work.
• Promote and monitor staff care and well-being and ensure to create systems and practices where work supports life and continuously role model such practices.
Key Working Relationships:
• Position Reports to: Country Director and the Regional Finance Director-CA
• Position directly supervises: Deputy Finance Controller-Accounting, Deputy finance Controller Internal audit, Deputy Finance Controller- Budgeting & Financial Reporting
• Other Internal and/or external contacts: Country Director and Country Management Colleagues, Local and HQ Finance teams.
External: Financial Institution, Ministry of Finances
Qualification :
• Post-graduate with a minimum of 5 years of experience in a humanitarian context (in complex and volatile context)
• Experience must include work in a similar role within international humanitarian/emergency contexts
• Exceptional coordination and inter-personal skills
• Background in situation analysis, needs assessments and emergency response project implementation.
• Demonstrably excellent written and oral communication skills; strong English writing skills required.
• Experience with integrated emergency response required.
• Proficient in MS Office, MS Word, MS Excel, and MS PowerPoint
• Flexibility to adapt to changing demands and the ability to work under pressure are essential
• Knowledge of the DRC context (especially Eastern part of the country)
Work experience :
• Bachelor’s degree in Accounting, Business Administration, Commerce, Finance or equivalent required; recognized professional certificate in accounting such as CPA, or a master’s degree in Accounting preferred
• Extensive experience working in development or humanitarian response, including proven experience living and working in the relevant field in developing and transitioning countries
• Minimum of five years of managerial experience in finance
• Requires extensive experience in working with computerized accounting systems, standard spreadsheet and database programs (e.g. SUN System, Microsoft Dynamics 365, Power BI, and Vision Excel Analyzer).
• Desirable: experience in supporting a transition to an ERP system.
• Desirable: IRC experience
• Essential: fluency in French
• Good written and verbal skills in the English language
• Must be comfortable in being a proactive member of the senior management team. Must have a proven track-record of proactively identifying and communicating potential problems and proposing solutions.
• Must be able to function effectively in a complex work environment, setting appropriate priorities and manage challenging priorities and pressure
• Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support
• Must have excellent interpersonal communication skills and professional patience and be able to interact, partner and thrive in a diverse environment
• Committed to staff training and development and effective at facilitation
The work environment: The DDF will be based in Goma, in DRC, and will travel throughout the country to field program locations (30%). The security situation in DRC is still unstable but there are different sources of hope for the country to return to peace. The security level remains at 3 (orange phase). The candidate must be prepared to work in insecure environments. This is an unaccompanied position.
Housing: Individual housing unaccompanied. All IRC sites have electricity and internet although some interruptions can be experienced. Food is the individual’s responsibility.
Specific Security Situation/ Housing: The designated base location for this position is Goma in North Kivu Province. Crime and theft are common so there is limited freedom of movement. Civil conflict is ongoing in parts of the Eastern DRC and the area is considered unstable. Strict adherence to security guidelines is requested of all IRC staff.
Returning national candidates:
IRC strives to attract, motivate, and retain qualified national staff in our programs. We strongly encourage national or returning national candidates to apply for this position. If you are a national of the Country in which this position is based and are currently located outside of your home country and possess over two years of international work experience, the IRC has introduced an attractive remuneration package.
National applications as well as female applications are strongly encouraged.
En tant que membre de l'équipe de direction du programme pays, le directeur adjoint des finances assure la direction et la gestion financières nécessaires pour garantir que le programme pays dispose de l'infrastructure et des systèmes financiers appropriés pour soutenir la vision et la mission stratégiques de l'organisation. Il/elle contribuera à l'élaboration des plans stratégiques et opérationnels des programmes du pays et sera responsable de la garantie et du suivi de l'exécution par rapport aux plans financiers par le biais de contrôles financiers analytiques ciblés et complets. Le directeur adjoint des finances est responsable de la politique générale et de la gestion financière et comptable du programme du pays. L'accent sera mis sur les politiques, les pratiques et les systèmes de gestion financière qui sont conformes aux lois locales et à celles des États-Unis ainsi qu'aux exigences des donateurs, mais qui sont également propices à une mise en œuvre efficace des programmes du pays.
En tant que Directeur Adjoint en charge des Finances, il/elle aura la responsabilité de tous les aspects du financement stratégique et opérationnel du programme pays, agissant en tant que principal partenaire financier de l'équipe de direction et du Directeur Pays, du staff régional, et devra se conformer à l'environnement de contrôle financier des IRC et aux normes et objectifs du CFO.
Basé à Goma, Le Directeur Adjoint en charge des Finances rendra compte à la fois au Directeur de pays et au Directeur Régional de la Finance, et sera directement responsable devant le CFO
Responsabilites principales
Responsabilité
• Planification et analyse stratégiques
• Fournir des informations financières pour aider le directeur national et l'équipe de gestion à prendre des décisions conformes aux stratégies de l'IRC au niveau des programmes nationaux et de la région.
• Fournir une analyse stratégique de la santé financière globale du programme national au directeur national et à l'équipe de gestion du programme national.
• Fournit des informations en retour sur l'élaboration du plan stratégique annuel du programme national.
• Identifier, évaluer et atténuer les risques financiers et contribuer à la gestion des risques du programme national.
Fonction de Contrôle
• Veille à ce que toutes les pratiques en vigueur dans le pays soient conformes aux politiques et procédures de l'IRC et des donateurs
• Établit des procédures de financement au niveau du pays pour compléter les politiques mondiales en cas de besoin
• Suit de près les activités financières et conseille le Directeur Pays sur les performances financières du bureau, les questions de contrôle interne ou de gestion financière
• Veille à ce que les rapprochements mensuels des bilans soient effectués en temps utile
• Gère les activités et les calendriers du département financier afin de respecter les exigences en matière de rapports financiers et les délais fixés par le Siège et les donateurs
• Identifie les exigences et développe des formats de rapport pour aider à la gestion des opérations du pays et les dépenses des subventions.
• Dirige la préparation et l'approbation de tous les rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles et assure la révision de ces rapports par le Directeur Pays et le Directeur Régional avant leur soumission
• Veille à ce que les opérations fassent régulièrement l'objet d'un contrôle interne dans le pays
• Facilite les audits externes, internes, des donateurs ou du gouvernement
• Supervise la protection des biens dans le pays (argent liquide, inventaire, biens immobiliers) en appliquant les politiques et les procédures de contrôle interne
• Se tient au courant des exigences des autorités locales en matière de finances et se conforme aux exigences fiscales et autres exigences légales
• Assure la liaison principale avec le Siège de l'IRC pour toutes les questions de finances, de comptabilité, de gestion du budget des subventions et de gestion de la trésorerie
Formation et Gestion des staffs
• Établit une matrice des rôles et responsabilités du département financier ; les descriptions des tâches du personnel sont à jour ; recrute et maintient un personnel qualifié pour exercer les fonctions financières
• Veille à ce que des évaluations complètes et constructives des performances soient effectuées chaque année ; des plans de carrière et de développement sont en place pour tout le staff financier
• Développe et met en œuvre un programme de formation pour le staff financier du pays
• Supervise la formation en matière de finances et le soutien technique au personnel non financier pour l'amélioration des compétences dans les domaines de la comptabilité, de l'établissement de rapports et du contrôle interne
Trésorerie
• Supervise toutes les relations bancaires du programme pays et les activités liées aux comptes bancaires, y compris la négociation des frais, des taux d'intérêt et des taux de change
• Supervise la révision et l'approbation de tous les rapprochements mensuels de comptes bancaires et de trésorerie
• Maintient, sur la base actuelle, des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures, y compris les engagements qui obligent l'IRC à effectuer des dépenses futures
• Veille à ce que des bilans appropriés soient maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions et à ce que les liquidités détenues au siège soient régulièrement tirées
• Assure l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan visant à minimiser l'exposition aux gains et à pertes liées aux taux de change dans le pays
• Surveille le recouvrement des créances contractuelles et autres
Budget/Prévisions
• Supervise la préparation et la révision des budgets des propositions de subventions ; soutient les programmes en leur fournissant des conseils sur l'établissement des coûts et des suggestions pour la préparation des budgets à soumettre
• Prépare et maintient le budget de fonctionnement annuel du pays ; assure la couverture des coûts de fonctionnement dans le pays et met régulièrement à jour le budget de fonctionnement
• Présente et facilite la révision des dépenses réelles par rapport au budget avec le Directeur Pays et les directeurs/gestionnaires du programme.
Conformité & Gestion des risques Financiers
• Identifier les potentiels risques financiers
• Analyser et quantifier la gravité de ces risques pour les opérations et les programmes
• Élaborer et mettre en œuvre des stratégies efficaces pour gérer ces risques.
• Contrôler le succès des stratégies et prendre les mesures appropriées pour les mettre à jour.
• Assurer la mise en œuvre en temps voulu des recommandations d'audit interne et externe relatives au département des finances.
• Contribuer à la gestion globale des risques du pays par l'intermédiaire de l'équipe de direction.
Relations de travail Principales :
• Le poste rapporte au Directeur Pays et à la Directrice Regionale Finance
• Le Poste supervise directement : Deputy Finance Controller-Accounting, Deputy finance Controller Internal audit, Deputy Finance Controller- Budgeting & Financial Reporting
• Autres niveaux des contacts Internes : Directeur Adjoint des Programmes, Coordinateurs : des subventions, de conformité, MEAL et Ressources Humaines , Coordinateurs Terrains, Directrice Adjointe des Operations
• Partenaires externs : Institutions financières, Ministères des Finances ; etc
Qualification :
• Diplômé Universitaire en Comptabilité/Finances avec un minimum de 5 ans d'expérience dans un contexte humanitaire (dans un contexte complexe et instable).
• L'expérience doit inclure un travail dans un rôle similaire dans des contextes internationaux humanitaires ou d'urgence.
• Compétences exceptionnelles en matière de coordination et de relations interpersonnelles
• Expérience en matière d'analyse de situation, d'évaluation des besoins et de mise en œuvre de projets d'intervention d'urgence.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ; excellentes aptitudes à la rédaction en anglais.
• Expérience en matière de réponse intégrée aux situations d'urgence requise.
• Maîtrise de MS Office, MS Word, MS Excel et MS PowerPoint.
• La flexibilité pour s'adapter à des demandes changeantes et la capacité à travailler sous pression sont essentielles.
• Connaissance du contexte de la RDC (en particulier de la partie orientale du pays)
Experience professionnelles:
• Une expérience approfondie dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire, dont au moins cinq ans d'expérience de vie et de travail dans le domaine concerné dans des pays en développement et en transition
• Un minimum de cinq ans d'expérience de manager dans le domaine des finances
• Nécessite une grande expérience de travail avec des systèmes comptables informatisés, des tableurs standard et des programmes de base de données (SUN System et Vision)
• Bonnes compétences écrites et orales en langue Anglaise
• Doit être à l'aise pour être un membre proactif de l'équipe de direction. Doit avoir fait ses preuves en matière d'identification et de communication proactives des problèmes potentiels ainsi que dans la proposition de solutions
• Doit être capable de fonctionner efficacement dans un environnement de travail complexe, en fixant des priorités appropriées et en gérant des priorités et des pressions concurrentes
• Capacité à assumer des responsabilités de manière indépendante avec un soutien technique minimal
• Doit posséder d'excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle et de patience professionnelle et être capable d'interagir, de s'associer et de s'épanouir dans un environnement diversifié
• Engagé dans la formation et le développement du personnel et efficace dans la facilitation
Environnement de Travail : Le Directeur Adjoint des Finances sera basé à Goma, en RDC, et voyagera dans tout le pays pour se rendre sur les lieux des programmes de terrain (30%). La situation sécuritaire en RDC est toujours instable mais il y a plusieurs sources d'espoir pour que le pays retrouve la paix. Le niveau de sécurité reste à 3 (phase orange). Le candidat doit être prêt à travailler dans des environnements moins sûrs.
Logement : Logement individuel et non accompagné. Tous les sites de l'IRC disposent de l'électricité et de l'internet, bien qu'il puisse y avoir des interruptions. La nourriture est à la charge de l'individu.
Situation spécifique en matière de sécurité/logement : La location désignée pour ce poste est Goma, dans la province du Nord-Kivu. La criminalité et les vols sont fréquents et la liberté de mouvement est donc limitée. Un conflit civil est en cours dans certaines parties de l'est de la RDC et la région est considérée comme instable. Il est demandé à tout le personnel de l'IRC de respecter scrupuleusement les consignes de sécurité
Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s'efforce d'attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d'origine et que vous possédez plus de cinq ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive
Les candidatures féminines & les nationaux qualifiés ayant le profil et l'expérience requis sont encouragés à poser leur candidature
#LI-CA1
Qualifications
Added 1 day ago
-
Updated 5 hours ago
-
Source:
rescue.org
