Executive Associate (Administrative Assistant)

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 2,174 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Org. Setting and Reporting The UN Secretary-General launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals (SDGs). As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator - the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level - support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.

This position is located in the UN the Resident Coordinator Office (RCO) in Costa Rica. Under the guidance and direct supervision of the Resident Coordinator and in close coordination with the current Administrative Assistant, the incumbent will ensure effective and efficient functioning of the UN RCO, full confidentiality in all aspects of assignment, maintenance of protocol procedures, management of information flow and follow-up on deadlines and commitments made.

Within delegated authority, the Administrative Assistant (Executive Associate) will be responsible for the following duties:

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El 1 de enero de 2019, el Secretario General de las Naciones Unidas puso en marcha una audaz reforma integral a fin de reorientar el sistema de las Naciones Unidas para el desarrollo y cumplir con más eficacia y eficiencia la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Como parte de esta reforma, las Oficinas de los Coordinadores Residentes de las Naciones Unidas, bajo la dirección de un Coordinador Residente de las Naciones Unidas empoderado e independiente ¿el funcionario del sistema de las Naciones Unidas para el desarrollo y Representante del Secretario General de las Naciones Unidas de más rango en cada país¿ ayudan a los países a alcanzar sus metas prioritarias en materia de desarrollo y lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Este puesto está adscrito a la Oficina del Coordinador Residente de las Naciones Unidas en Costa Rica. Con la orientación del Coordinador Residente, bajo su supervisión directa y en estrecha coordinación con el Auxiliar Administrativo en ejercicio, el titular de este puesto velará por el funcionamiento eficaz y eficiente de la Oficina del Coordinador Residente, la plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, la observancia de los procedimientos protocolarios, la gestión del flujo de información y el cumplimiento de los plazos y compromisos asumidos.

Dentro del marco de sus atribuciones, el Auxiliar Administrativo se encargará de las tareas siguientes:

Responsibilities - Ensures effective and efficient functioning of the UN RC Front Office, full confidentiality in all aspects of assignment, maintenance of protocol procedures, management of information flow and follow-up on deadlines and commitments made. - Maintains the RC's calendar, contacts high-ranking visitors, arrangement of appointments and meetings, taking minutes as required, including through the coordination with UN agencies and other stakeholders. - Maintains protocol procedures. - Ensures services organized for meetings, such as venue rental, translation services, and other procurement services. - Manages the UNRC missions and representation schedule, including ticket, accommodation, approval on UMOJA system, security clearance on system, official communication to relevant stakeholders, etc. - Maintains repositories of high-level partner contact lists and ensure a regular update - Prepares of correspondence, directives, comments on behalf of the UNRC for his/her signature and ensuring delivery and any other follow-up when required. - Maintains the filing system ensuring safekeeping of confidential materials. Use of automated filing system in soft and hard copies. - Coordinates the information flow in the office, follow up on circulation files. - Follows up on deadlines, commitments made, actions taken and coordination of collection and submission of documents to the UN RC. - Screens all incoming calls and correspondence. - Shares the agenda of RC daily with concerned offices and focal points and ensure a daily coordination with the driver as necessary. - Ensures that all related logistics to the offices of RC/Jamaica are well functioning, including IT related, electricity, AC, etc. in coordination with related departments. - Supports RCO staff in organizing meetings, appointments with partners, transportation arrangements among others. - Responds to ad-hoc requests of the RC.

GENERAL ADMINISTRATION: - Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters. - Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field. - Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations). - Act as an alternate to the RCO Administrative Assistant when required to support RCO in day-to-day administrative tasks as required, including contract administration, budget and finance, and human resource management.

________________________________________________ Responsabilidades - Garantiza el funcionamiento eficaz y eficiente del Front Office del CR de la ONU, la plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, el mantenimiento de los procedimientos de protocolo, la gestión del flujo de información y el seguimiento de los plazos y compromisos asumidos. - Mantiene el calendario del CR, contacta con visitantes de alto nivel, organiza citas y reuniones, y levanta actas cuando es necesario, incluso mediante la coordinación con los organismos de la ONU y otras partes interesadas. - Mantiene los procedimientos protocolarios. - Garantiza los servicios organizados para las reuniones, como el alquiler de locales, los servicios de traducción y otros servicios de adquisición. - Gestiona el calendario de misiones y representaciones del UNRC, incluidos los billetes, el alojamiento, la aprobación en el sistema UMOJA, la autorización de seguridad en el sistema, la comunicación oficial a las partes interesadas pertinentes, etc. - Mantiene los repositorios de listas de contactos de socios de alto nivel y garantiza una actualización periódica - Prepara la correspondencia, las directivas y los comentarios en nombre del UNRC para su firma y garantiza la entrega y cualquier otro seguimiento cuando sea necesario. - Mantiene el sistema de archivo asegurando la custodia de los materiales confidenciales. Utilización del sistema de archivo automatizado en papel y en papel. - Coordina el flujo de información en la oficina y realiza el seguimiento de los expedientes en circulación. - Hace un seguimiento de los plazos, los compromisos contraídos, las medidas adoptadas y la coordinación de la recogida y presentación de documentos al CR de las Naciones Unidas. - Revisa todas las llamadas y la correspondencia entrante. - Comparte diariamente el orden del día del CR con las oficinas y los puntos focales interesados y garantiza una coordinación diaria con el conductor, según sea necesario. - Garantiza el buen funcionamiento de toda la logística relacionada con las oficinas del CR/Jamaica, incluida la informática, la electricidad, el aire acondicionado, etc., en coordinación con los departamentos correspondientes. - Apoya al personal de la OCR en la organización de reuniones, citas con socios, arreglos de transporte, entre otros. - Responde a las solicitudes ad-hoc del CR.

ADMINISTRACIÓN GENERAL: - Redacta la correspondencia rutinaria para responder a las consultas relativas a asuntos administrativos, de auditoría financiera y de personal. - Se coordina ampliamente con las unidades de servicio y se relaciona frecuentemente con los miembros del equipo interno, tanto en la sede como en el terreno. - Realiza otras tareas administrativas relacionadas, según sea necesario (por ejemplo, programa de viajes operativos; control de cuentas y pago a proveedores y contratistas individuales por servicios; planificación del espacio físico; identificación de las necesidades tecnológicas de la oficina y mantenimiento de equipos, software y sistemas; organización y coordinación de seminarios, conferencias y traducciones). - Actuar como suplente del Asistente Administrativo de la OCR cuando se le requiera para apoyar a la OCR en las tareas administrativas cotidianas según sea necesario, incluyendo la administración de contratos, el presupuesto y las finanzas, y la gestión de los recursos humanos.

Competencies PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be "clients" and seeks to see things from clients' point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients' needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients' environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client. ________________________________________________ Competencias PROFESIONALIDAD: Capacidad de ejercer una amplia gama de funciones administrativas (por ejemplo, tareas relacionadas con los presupuestos y programas de trabajo, recursos humanos, gestión de bases de datos, etc.); aplicar el conocimiento de las diversas normas administrativas, financieras y de recursos humanos de las Naciones Unidas en distintas situaciones laborales; sentir orgullo por la labor realizada y los logros; demostrar competencia profesional y dominio de la materia; exhibir rigor y eficiencia en el cumplimiento de compromisos y plazos y la obtención de resultados; moverse por intereses profesionales, no personales; perseverar ante los problemas o situaciones difíciles; mantener la ecuanimidad en situaciones estresantes; comprometerse con el objetivo de la igualdad de género y velar por la participación plena y equitativa de mujeres y hombres en todas las facetas del trabajo.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Definir objetivos claros y acordes a las estrategias convenidas; determinar las actividades y asignaciones prioritarias; modificar las prioridades según sea necesario; asignar el tiempo y los recursos adecuados para llevar las tareas a cabo; al planificar el trabajo, prever riesgos y tener en cuenta la posibilidad de que surjan imprevistos; supervisar los planes y las actividades e introducir los ajustes necesarios; aprovechar el tiempo.

ORIENTACIÓN AL CLIENTE: Considerar "clientes" a todas las personas a quienes se prestan servicios y tratar de ver las cosas desde su punto de vista; establecer y mantener asociaciones productivas con el cliente ganándose su confianza y respeto; determinar las necesidades del cliente y ofrecerle soluciones; seguir de cerca la evolución de la situación del cliente, dentro y fuera de su entorno, para prever posibles problemas; mantener al cliente informado de los avances o retrocesos de los proyectos; cumplir los plazos de entrega de productos o prestación de servicios al cliente.

Education English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and Spanish is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.

NOTE: "Fluency equals a rating of "fluent" in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of" equals a rating of' confident" in two of the four areas. _____________________________________________ Los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas son el francés y el inglés. Para este puesto se exige dominio del español y el inglés. Se valorará positivamente elconocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.

NOTA: Se entiende por "dominio" leer, escribir, hablar y entender el idioma en cuestión "con soltura"; y por "conocimientos", realizar dos de esas cuatro actividades "con confianza".

Work Experience A minimum seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, secretarial, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.

Work experience with an Enterprise Resources Planning system, such as Umoja, is desirable.

Work experience with an international organization is desirable.

Languages English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English and Spanish is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.

NOTE: "Fluency equals a rating of "fluent" in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of" equals a rating of " confident" in two of the four areas. _____________________________________________ Los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas son el francés y el inglés. Para este puesto se exige dominio del español y el inglés. Se valorará positivamente el conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.

NOTA: Se entiende por "dominio" leer, escribir, hablar y entender el idioma en cuestión "con soltura"; y por "conocimientos", realizar dos de esas cuatro actividades "con confianza".

Assessment Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview. _________________________________________________ Evaluación Podrá invitarse a los candidatos cualificados a realizar un ejercicio de evaluación, que tal vez vaya seguido de una entrevista de selección por competencias.

Special Notice Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to funding availability.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Internal Applicants: When completing the form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. Online applications will be acknowledged where an email address has been provided. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link. ______________________________________________________ Aviso especial

Este puesto es de carácter local y en principio tendrá una duración de un año, que podrá prorrogarse en función de la disponibilidad de fondos del órgano legislativo. Este puesto está sujeto a contratación local de conformidad con la regla 4.4 del Reglamento del Personal de las Naciones Unidas. Todo el personal del cuadro de servicios generales y cuadros conexos será contratado en el país o a una distancia prudencial de cada oficina, independientemente de su nacionalidad y del tiempo que lleve en el país. Los funcionarios sujetos a contratación local no tendrán derecho a los subsidios o beneficios aplicables exclusivamente a la contratación internacional.

La Secretaría de las Naciones Unidas se ha comprometido a lograr la paridad de género en su personal. Se alienta especialmente a las mujeres a presentarse a este puesto.

Candidatos internos: al rellenar el formulario, cerciórese de rellenar y actualizar TODOS los campos y TODA la experiencia profesional y la información de contacto. Esta información servirá para que el directivo contratante evalúe si reúne los requisitos para el puesto y se ponga en contacto con usted.

Los funcionarios están sometidos a la autoridad del Secretario General, quien podrá decidir la actividad u oficina a que asignarlos. En este contexto, todos los funcionarios están obligados a cambiar periódicamente de función durante su carrera, de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos.

En las Naciones Unidas, la consideración primordial al contratar personal es la necesidad de asegurar el más alto grado de eficiencia, competencia e integridad, sin perjuicio del principio de distribución geográfica. Todas las decisiones de contratación se adoptan en función de las cualificaciones y las necesidades de la organización. Las Naciones Unidas se comprometen acrear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo y contratan y emplean a personas con independencia de su identidad de género, orientación sexual, raza, perfil religioso, cultural y étnico, o discapacidades. Si se pide y se indica en la solicitud, podrán efectuarse ajustes razonables para ayudar a los solicitantes con discapacidad a participar en el proceso de contratación.

Se recomienda encarecidamente a los solicitantes que presenten su solicitud en línea lo antes posible tras la publicación de la vacante y mucho antes de la fecha límite indicada. Se acusará recibo de las solicitudes presentadas en línea en las que se haya indicado una dirección de correo electrónico. Si no recibe un acuse de recibo por correo electrónico dentro de las 24 horas siguientes a la presentación de su solicitud, es posible que esta no se haya recibido, en cuyo caso le rogamos que vuelva a presentarla. Si el problema persiste, solicite asistencia técnica en el apartado "Help" de la página web de Inspira.

United Nations Considerations According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.