Executive Assistant to Administrative Officer

Contract

This is a G-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,751 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Des unites d'appui administratif aux pays (CSU) ont ete creees dans la structure organisationnelle pour aider les directeurs de service et les membres du personnel a assumer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du Systeme mondial de gestion (GSM) et garantir le respect des politiques, procedures, regles et reglements institutionnels sur toutes les questions et transactions administratives et financieres dans le contexte d'un progiciel de gestion integre (ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

GENERALITESAssurer un suivi efficace et dans les meilleurs delais des demandes d'informations, des reunions d'information et d'autres actions emanant du bureau du charge des operations de l'OMS, en assurant la liaison avec les unites/equipes, selon qu'il conviendra;- Assurer un suivi efficace et en temps voulu des demandes d'informations, d'exposes et d'autres actions, emanant du bureau du charge des operations de l'OMS, en assurant la liaison avec les unites et les equipes, selon qu'il conviendra;- Recevoir les visiteurs et prendre les appels telephoniques avec tact et discretion et agir suivant la nature et l'urgence des cas, voire rediriger certains appels vers d'autres collegues selon la necessite;- Fournir des informations d'ordre general pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou avec les membres du personnel;- Gerer le programme et le calendrier du charge des operations de l'OMS en planifiant et/ou en reprogrammant les reunions en cas de perturbation due a des aleas imprevus, et rediriger les visiteurs et les appels, si besoin y est;- Diffuser des informations sur les procedures administratives au personnel des services generaux de l'equipe ou departement et aider les membres du personnel a se conformer aux procedures administratives de l'OMS;- Suivre les demandes de biens et de services, y compris les obligations en matiere de reception, de paiement et d'inventaire;- Coordonner et suivre les besoins en espace de bureau en liaison avec les unites concernees, selon qu'il conviendra.CORRESPONDANCE- Rediger les correspondances a caractere general ou d'ordre administratif de sa propre initiative ou sur la base des instructions recues; etablir sous leur forme finale les correspondances et les rapports pour signature ou autorisation;- Verifier que le courrier sortant est presente conformement aux normes de redaction de l'OMS et du departement et verifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant de le soumettre a la signature et a l'approbation de la hierarchie;- Analyser le courrier entrant et les demandes en tenant compte d'une part des documents de base, des instructions, des politiques et des precedents, et d'autre part en recherchant, en obtenant et en joignant des informations de base en prevision des besoins du responsable, ou en les redirigeant si besoin; determiner et signaler les documents entrants et joindre des informations de base, et indiquer les points qui necessitent une action de la part du personnel des categories professionnelle et de rang superieur, en attirant l'attention sur des elements specifiques;- Verifier que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, aux regles, aux pratiques et aux procedures de l'OMS, les reviser et les corriger si cela s'avere necessaire avant de les soumettre a la signature ou a l'approbation de l'autorite competente;- A l'aide d'outils de suivi appropries, assurer le suivi et veiller a ce que les dates et echeances fixees soient respectees, et a ce que les reponses a la correspondance et aux demandes de renseignements soient fournies dans les delais prescrits.RESSOURCES HUMAINES- Suivre les donnees relatives aux conges et aux presences, si necessaire.GESTION DE L'INFORMATION- En etroite collaboration avec d'autres membres du personnel d'appui, creer et/ou maintenir des systemes d'archivage; examiner en permanence le systeme d'archivage pour s'assurer que l'information est a jour et utilisee de maniere rationnelle;- Obtenir des documents et des informations de sources internes et externes, selon qu'il conviendra; effectuer des recherches d'informations (bibliotheque, Internet), si cela s'avere necessaire;- Coordonner la compilation des documents techniques demandes et fournis par les membres du personnel appartenant aux categories professionnelles et de rang superieur afin de s'assurer que ces documents sont compiles, formates et assembles de maniere logique pour faciliter le travail du Responsable.ADMINISTRATION DES REUNIONS- Organiser, coordonner et diriger la preparation administrative des reunions, seminaires, ateliers, y compris: la preparation des plans d'evenements dans le GSM/Oracle, les lettres d'invitation, les estimations des couts et les demandes de deplacement; l'aide a la preparation des documents; l'expedition des materiels et la liaison avec les participants et les autres personnes impliquees;- Preparer des exposes sur PowerPoint et sur d'autres logiciels, sur initiative propre ou sur la base des instructions recues;- Programmer des reunions d'equipe/de departement, en fonction des calendriers et des besoins; rediger des proces-verbaux et assurer le suivi des points d'action afin de repondre rapidement aux demandes de l'OMS et de preparer les proces-verbaux;- Fournir des notes d'information et des documents de base pour les reunions, seminaires, ateliers, etc. auxquels doivent participer les membres du personnel des categories professionnelle et de rang superieur de l'equipe, en verifiant leur disponibilite et en s'assurant qu'ils disposent des documents et des notes d'information appropries.VOYAGES- A l'aide du GSM ou d'Oracle, preparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions officielles de membres du personnel de l'OMS. Effectuer les reservations de vols et d'hotels, preparer les documents de voyage et s'occuper d'autres questions connexes, a la demande ou de sa propre initiative. AUTRES FONCTIONS- Effectuer d'autres taches connexes, selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un appui a d'autres domaines de travail.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Diplome de fin d'etudes secondaires ou une formation technique ou commerciale equivalente, option secretariat ou administration de bureau. Desirable: Diplome en secretariat bureautique, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans des domaines connexes, notamment les finances, delivre par un etablissement reconnu. Une formation en secretariat et/ou en administration de bureau.

Experience

Essential: Au moins huit (08) annees d'experience a un poste d'assistant(e) executif(ve) et de secretariat dans des organisations internationales. Desirable: Une experience de travail a un poste d'assistant(e) executif(ve) a l'OMS ou dans une institution du systeme des Nations Unies.

Skills

Le ou la titulaire du poste maintient et tient a jour ses competences en informatique par le biais de cours internes, de formation en cours d'emploi ou d'autoformation. Il ou elle doit suivre de pres les evolutions des procedures et pratiques, regles et reglements, et de la structure organisationnelle au sein du departement, du groupe organique et de l'OMS, afin de pouvoir presenter et expliquer les procedures.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication Producing results Ensuring the effective use of resources

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 10,404,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.