Executive Assistant

With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)Job Description:

Objectif de la position:

Renforcer l’efficience et l’efficacité de la Direction, surtout du DN par la bonne gestion du secrétariat, l’accueil et la gestion des visiteurs/partenaires. Soutenir la gouvernance de WVSen par la mise en place d’un Conseil d’Administration consultatif et offrir un soutien juridique interne.

Responsabilités Majeures

Temps (%)

1- Comprendre, communiquer, représenter et défendre les valeurs et

pratiques organisationnelles de protection de l’enfant.10%

2- S'assurer que les documents statutaires de l'organisation sont en place et mis à jour et que toutes les modifications statutaires mises à jour sont communiquées à tous les chefs de département pour assurer la conformité.15%

3- Gérer et diriger le portefeuille des questions juridiques liées aux autres départements autre que P&C qui ont un impact direct et significatif sur l'activité du WVS (Cela implique de conseiller, diriger et résoudre les problèmes immédiats, mettre en évidence les problèmes juridiques graves ou persistants, les évolutions et les changements dans la loi). 20%

4- Examiner tous les contrats et autres documents (autres que P&C) pour WVS avant signature par le DN (accords, contrats, protocoles pour des projets de World Vision). 5%

5- Se familiariser avec les principes et règles de la gouvernance au sein de WVI et faciliter la mise en place d’un conseil d’administration consultatif pour WVSen. 5%

6- Veiller à ce que les processus de conseil soient effectués en conformité avec la gouvernance et les exigences légales de WVI.10%

7- Planifier les réunions du conseil, aider à la préparation des ordres du jour et assurer une livraison rapide des documents, des décisions du conseil d’administration (de l'enregistrement claire et précise, à la poursuite des actions de suivi et de rapports sur les questions soulevées). 5%

8-Accueillir et orienter les visiteurs ainsi que recevoir, filtrer et transmettre

les appels téléphoniques destinés au Directeur National et assurer le bon déroulement protocolaire des rencontres et des manifestations du Bureau National. 10%

9- Tenir l’agenda du Directeur National, réceptionner, enregistrer son courrier et saisir / rédiger son courrier (classer, archiver) et soutenir au besoin les chefs de département dans les tâches administratives.10%

10- Préparer les réunions (SLT, C.A), gérer les audiences, au besoin prendre des notes lors des rencontres et organiser les déplacements du DN à l’intérieur et à l’extérieur du Pays.10%

Total: 100%

Autres responsabilités:

• Exécuter toute autre tâche.

Qualifications: Formation/Connaissances/Connaissances Techniques et Expériences

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

Qualification minimum exigée:

Licence en droit privée et 3 ans dans la gestion d’un secrétariat d’une Direction Générale ou d’un Conseil d’administration

Etre bilingue Anglais/Français

Préféré : Maîtrise en droit privée et 5 ans dans la gestion d’un secrétariat d’une Direction Générale ou d’un Conseil d’administration

Environnement et Conditions de travail:

• Voyage : 15% National

-------------------------------------------------------------------------------

Purpose of the position:

Enhance the efficiency and effectiveness of senior management, especially the ND by good management of the secretariat, reception and visitor/partners management. Support WVS’s Advisory Council and provide internal legal support particularly by coordinating and performing highly sensitive / confidential tasks in the organization of Advisory Council meetings and assist Advisory Council members in the administrative and organizational tasks associated with Advisory Council meetings.

Majors Responsabilities

Time (%)

1- Understand, communicate, represent and defend the values ​​and organizational practices of Child protection. 10%

2- Ensure that statutory documents of the organization are available and updated and that all statutory changes updates are communicated to all department heads to ensure compliance. 15%

3- Manage and lead the portfolio of legal issues related to other departments other than P & C that have a direct and significant impact on the activity of the WVS (This involves to advise, to direct and to resolve immediate problems, highlight severe or persistent legal problems , developments and changes in the law.

20%

4- Review all contracts and other documents (other than P&C) for WVS before signing by ND (agreements, contracts, memorandum of understanding for projects of World Vision) 10%

5- Become familiar with the principles and rules of governance within WVI and support the Advisory Council of WVSen. 5%

6- Planning Advisory Council meetings, assist in the preparation of agendas and ensure rapid delivery of documents, decisions of the AC (clear and accurate recording, the continuation of follow-up actions and reports on the issues raised).

10%

7- Welcome and orient visitors as well as receive and transmit telephone calls to the National Director and ensuring the smooth running of formal meetings and events of the National Off 10%

8- Keep the agenda of the National Director, receive, register and enter mail / type letter (classify, archive) and support required department heads in administrative tasks 10%

9- Prepare meetings (Senior Leader Team, Advisory Council), manage hearings and take notes during meetings, arrange ND’s travel inside and outside the country.10%

Total

100%

Other responsibilities:

• Perform any other task.

Qualifications: Education / Knowledge / Technical Skills and Experience

The following items are required through a combination of formal training, self-training, experience, etc..

Minimum qualification required:

Private law license and 3 years managing a secretary of Senior Management or Board of Directors

Being bilingual English / French

Preferred: Master's degree in Private Law and 5 years managing a secretary of Senior Management or Board of Directors

Environmental and Working Conditions:

• Travel: 15% National

Date limite de dépôt des candidatures: Le 30 Juillet 2024

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only

Apply now

Added 5 hours ago - Updated 5 hours ago - Source: wvi.org