Coordinador/a de Cadena de Suministro

Job Description

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL TRABAJO

La cadena de suministro de IRC incluye todos los sistemas y funciones de soporte necesarios para implementar programas de manera efectiva, incluidas las adquisiciones, la logística, la gestión de inventario, la gestión de propiedades y activos, así como la gestión de vehículos y flotas. El Coordinador de la Cadena de Suministro es un puesto clave para el éxito y la entrega de programas de calidad. El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable del diseño, la planificación, la ejecución y el seguimiento de las actividades de la cadena de suministro a nivel de país.

RESPONSABILIDADES CLAVE

1. Planificación de la cadena de suministro

El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de la planificación de las actividades de la cadena de suministro. El titular de la función se coordina de cerca con las partes interesadas internas y externas para desarrollar planes de cadena de suministro para respaldar la implementación del programa.

Los planes de la cadena de suministro incluyen: planes de adquisición, planes de almacenamiento, planes de transporte, planes de dotación de personal, planes de distribución y planes de capacitación.

- Preparar planes de adquisiciones anuales consolidados y desarrollar una estrategia de abastecimiento de programas de país para todas las subvenciones activas y en tramitación en colaboración con los coordinadores y gerentes de programas, - Asegúrese de que el equipo del programa desarrolle un plan de distribución de suministros y activos de subvenciones cerradas en los almacenes. - Participe proactivamente en las reuniones del ciclo del proyecto, incluido el diseño del proyecto, la planificación del proyecto, la apertura del proyecto, la revisión del proyecto, el cierre del proyecto y las reuniones de aprendizaje del proyecto para garantizar que los problemas relacionados con la cadena de suministro estén bien articulados para todas las partes interesadas y resueltos para la entrega exitosa del proyecto. Coordine con el personal de campo de la cadena de suministro para asegurarse de que haya suficiente espacio en los almacenes antes de enviar los suministros del programa a los sitios de campo. - Garantizar que los planes de desarrollo de capacidades y capacitación del personal de la cadena de suministro se desarrollen como PME y se incorporen a los presupuestos. - Asegúrese de que el departamento de la cadena de suministro tenga suficiente personal y que las funciones y responsabilidades de cada uno tengan una descripción clara del trabajo. - Asegurar la implementación de los procesos de INTEGRA en cada uno de los países. - Revisar las actividades de INTEGRA de los procesos de adquisiciones y proporcionar informaciones al equipo de Compras. Asegurarse de que las adquisiciones sean realizadas con exactitud y exhaustividad. - Generar informes de progreso en INTEGRA de las adquisiciones y garantizar que las líneas de requisitos de los artículos solicitados se encuentren en la fase de abastecimiento o en la fase de pedido. - Garantizar la gestión de inclusión de VENDORs - Coordinar con el equipo de programas la elaboración de los Item ForeCast - Participar en el diseño y desarrollo de proyectos de asociación en lo que respecta a la cadena de suministro; analizar la capacidad de la cadena de suministro y participar en el intercambio efectivo de capacidades y la gestión de riesgos; y (cuando corresponda) liderar las adquisiciones relacionadas con la asociación

2. Gestión de Compras:

El Coordinador de la Cadena de Suministro posee, administra e impulsa el IRC en las estrategias, políticas y procedimientos de adquisiciones del país. El titular del puesto garantiza que todas las necesidades de adquisiciones del programa de país se cumplan a tiempo de acuerdo con los estándares de la cadena de suministro global.

- Garantizar el cumplimiento de las políticas del IRC y de los donantes en la adquisición de suministros y activos del programa de IRC NCA. - Garantizar la revisión y ejecución de los contratos de adquisición de manera oportuna. - Liderar estudios y análisis de mercado mediante la recopilación, organización y análisis de datos de mercado y compartir los resultados con el equipo del programa y los coordinadores y gerentes de campo de manera regular. - Asegurar el proceso de licitación mediante el desarrollo e implementación de la estrategia de abastecimiento de oficinas, la gestión de los acuerdos marco y los procesos de RFQ/RFP y completar un proceso de solicitud de compra. - Desarrolle estrategias de negociación y gestione negociaciones para categorías de alto gasto. - Comprometerse de manera proactiva con programas, proveedores, socios, ONG, clústeres de logística y otras partes interesadas para garantizar una buena coordinación y un intercambio de información adecuado para abordar preocupaciones o riesgos comunes que afectan el mercado. - Organizar sesiones de capacitación sobre adquisiciones para los comités de adquisiciones/licitaciones en las oficinas de campo y el personal ajeno a la cadena de suministro si se considera necesario. - Identificar las señales de alerta de fraude y corrupción y abordarlas de manera oportuna. - Establecer plazos de entrega razonables y apropiados para todas las adquisiciones de suministros del programa y la entrega de bienes a los sitios del programa. - Asegúrese de que los informes mensuales y trimestrales de la cadena de suministro se analicen y comuniquen a las partes interesadas, incluidas las acciones clave que se deben tomar y enviar a tiempo al equipo de liderazgo. - Revisión de indicadores clave de rendimiento y establecer planes de mejora. - Garantizar que la información de rendimiento e historial de todos los proveedores esté debidamente documentada y que los archivos de transacciones de adquisiciones y los archivos de proveedores se mantengan de acuerdo con los procedimientos operativos estándar (SOP) aplicables. estructura de la cadena e implementación de las políticas y procedimientos operativos estándar del IRC

3. Gestión de inventario

El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de administrar y controlar todas las operaciones de inventario y almacenes en el programa del país y garantizar un excelente mantenimiento de registros, de acuerdo con los procedimientos y controles operativos estándar de inventario proporcionados por Global Supply Chain.

El Coordinador de la Cadena de Suministro:

- Garantizar la selección adecuada del sitio del almacén y la implementación de los requisitos de seguridad/protección del almacén en cada una de los programas país, en articulación con cada una de las estructura de operaciones de país. - Asegurar el manejo efectivo del inventario, conforme los lineamientos de Global Supply Chain. - Configure los niveles de pedido de existencias según los procedimientos operativos estándar del IRC y los requisitos de los donantes. - Implemente las políticas de inventario de IRC con respecto a todos los elementos del proyecto, incluido el recuento de ciclos, investigue las discrepancias y desarrolle un plan de acción para abordarlas. - Producir un informe de inventario de fin de año y fin de subvenciones durante el cierre de cada subvención y el final del año fiscal de manera oportuna. - Coordinar los procedimientos de eliminación de inventario según las normas y reglamentos del gobierno anfitrión, el IRC y los donantes.

4. Gestión de activos

El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de la adquisición, el mantenimiento, la custodia y el registro de todos los activos y equipos del programa de país del IRC. El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de todos los aspectos administrativos, financieros, de capital y de operaciones de la gestión de activos de acuerdo con las normas y reglamentos del IRC y de los donantes.

- Llevar a cabo una evaluación de necesidades de activos. - Desarrolle planes de mantenimiento de activos según las políticas de IRC, incluido el seguimiento de reparaciones y el proceso de cobertura de seguros. - Asegúrese de que se realicen verificaciones puntuales sistemáticamente trimestralmente, documentando e informando cualquier discrepancia; y acción para abordar las causas fundamentales desarrolladas para todos los activos, el inventario y el equipo del IRC. - Manejar la enajenación de activos y propiedades, incluida la gestión de subastas según el proceso de enajenación de activos del IRC - Asegúrese de que el inventario de subvenciones y el informe de activos sean precisos, producidos, revisados y aprobados regularmente antes de la fecha de cierre de la subvención.

5. Logística y Gestión de Flotas

Para el caso de IRC NCA , el Coordinador de la cadena de suministro es responsable de articular y coordinar en conjunto con el Coordinador de Acceso de Seguridad y Logística, todas las actividades de transporte y el manejo de la flota del país del IRC para garantizar que todas las operaciones de la flota del IRC se realicen de conformidad con las políticas y procedimientos de gestión de la flota del IRC, incluida la adquisición de vehículos, el movimiento de vehículos, el mantenimiento y la precisión de los informes. El Coordinador de la Cadena de Suministro:

- Realizar evaluaciones de las necesidades de transporte - Asegurarse la implementación del plan de mantenimiento de vehículos, y consumo de combustible. - Analiza el gasto de la flota, incluido el consumo de combustible y los costos de mantenimiento, y produce informes periódicos para facilitar las decisiones estratégicas y garantizar la optimización de la flota.

6. Cumplimiento y Ética

El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de identificar y analizar el riesgo de cumplimiento en el proceso de la cadena de suministro, desarrollando e implementando fuertes controles de adquisiciones. El Coordinador de la Cadena de Suministro:

- Identifica y establece un plan de mitigación para gestionar los riesgos de la cadena de suministro, incluida la identificación de señales de alerta y la implementación de planes de acción correctiva de auditoría interna y externa para garantizar que todas las actividades de la cadena de suministro se realicen de manera ética. - Garantiza el cumplimiento de las políticas del IRC y de los donantes en la adquisición y distribución de suministros y activos del programa. - Garantizar que se realicen evaluaciones de las políticas, los procedimientos, los controles y el desempeño de la cadena de suministro y que se aborde cualquier desviación en el programa del país donde se designe - Implementar y mantener la segregación de funciones en adquisiciones y otras funciones relacionadas. - Desarrollar y apoyar la implementación de planes de acción correctivos posteriores a la auditoría y otros planes de mejora.

7. Gestión y desarrollo del personal:

El Coordinador de la Cadena de Suministro es responsable de supervisar todas las iniciativas de aprendizaje y desarrollo de la cadena de suministro en el país mediante:

- Liderar la contratación de nuevo personal mediante la utilización eficaz de la matriz de competencias de la cadena de suministro del IRC. - Asegurarse de que el departamento de la cadena de suministro cuente con el personal adecuado y que las funciones y responsabilidades de cada uno tengan una descripción clara del trabajo. - Garantizar que los objetivos de cada miembro del equipo se establezcan siguiendo la visión de la unidad organizativa, así como los contextos de operaciones; - Asegurar la evaluación de la competencia del personal de la cadena de suministro y las brechas de capacitación y desarrollar programas de intervención apropiados - Coordinar la capacitación y mantener registros de capacitación.

Relaciones laborales clave:

Informes de posición a : Director Adjunto de Operaciones y Director Regional de Cadena de Suministro

El puesto supervisa directamente: Oficial Senior de Supply Chain, Oficial Supply Chain INTEGRA.

Otros contactos internos y/o externos :

Interno : Relaciones regulares con la sede central, el personal de la cadena de suministro regional y nacional en todos los niveles, el director adjunto de operaciones, los directores de país e interactúa con los departamentos del programa IRC NCA.

Qualifications

Educación:

- Ingeniero Industrial, Economista o áreas afines; - Se prefiere una certificación profesional avanzada en gestión de la cadena de suministro y/o gestión de respuesta a emergencias, con experiencia mínima de 5 años.

Experiencia laboral: ------------------------

- 5 años de experiencia profesional progresiva en la cadena de suministro, con 3 años en un nivel similar de responsabilidad - Experiencia trabajando en un entorno de emergencia y/ humanitaria. - Experiencia con análisis de datos - Capacidad demostrada para desarrollar y poner en marcha la política de la cadena de suministro y los SOP; - Clara capacidad de formación y tutoría; - Experiencia trabajando con una cartera diversa de donantes y conocimiento de las pautas específicas de donantes.

Habilidades y competencias demostradas: -------------------------------------------

- Tener un alto grado de flexibilidad y capacidad para trabajar en condiciones a veces muy difíciles con plazos ajustados. - Fuertes habilidades informáticas y de equipos de comunicación, incluso en aplicaciones de Microsoft Office. - Fuerte colaborador e influyente con habilidades interpersonales y analíticas efectivas que puede trabajar sin problemas en países, culturas y unidades organizacionales. - Capaz de trabajar de manera efectiva en una estructura altamente matricial - Sólidas habilidades de gestión financiera y elaboración de presupuestos. - Excelente capacidad de entrenamiento. - Posibilidad de viajar a oficinas de campo remotas.

Habilidades lingüísticas: -----------------------------

Fluidez en inglés .

ACERCA DEL IRC

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención vital y asistencia que cambia la vida de los refugiados obligados a huir de la guerra o el desastre. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de los EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas que están desarraigadas y luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño a casa.

Estándares de conducta profesional: El IRC y los trabajadores del IRC se adhieren a los valores y principios descritos en IRC Way - Estándares de conducta profesional. Estos son Integridad, Servicio y Responsabilidad. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y hace cumplir las políticas sobre Protección de Beneficiarios contra la Explotación y el Abuso, Salvaguardia Infantil, Contra el Acoso en el Lugar de Trabajo, Integridad Fiscal y Contra las Represalias.

Igualdad de género : el IRC se compromete a reducir la brecha de género en los puestos de liderazgo. Ofrecemos beneficios que brindan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza laboral, incluidos permisos parentales, protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y asignaciones de apoyo.

IRC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes en función del mérito sin distinción de raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.