Dans ses efforts pour lutter contre l'insécurité alimentaire en Haïti, le Programme Alimentaire Mondial (PAM) gère un vaste portefeuille de programmes d’assistance alimentaire. Dans le cadre de ces activités, les unités VAM et M&E fournissent notamment une assistance technique pour l’analyse et la cartographie de la vulnérabilité ainsi que le suivi et l’évaluation des activités menées par le PAM en Haiti. Un des outils clés à cet égard est la base de données COMET qui permet de faire le suivi des activités du PAM, en termes de planification, partenariat, bénéficiaires atteints et assistance (in-kind et cash) délivrés aux bénéficiaires. COMET permet aussi de faire les réconciliations avec les données logistiques traitées dans le logiciel LESS.

Rôle :

L’Assistant COMET/FLA doit assurer que tous les utilisateurs COMET soient bien formés et saisissent les données selon les règles établies. Il doit assurer que le système est bien à jour en termes de partenariats/FLA, de suivi des bénéficiaires et de l’assistance délivrée et de la réconciliation des données logistiques, ainsi que de la mise à jour régulière des indicateurs output et outcome.

Responsabilités :

Sous la supervision générale du chargé VAM et M&E, l’assistant COMET/FLA aura la responsabilité d’exécuter les tâches suivantes :

Formations

Elaborer les outils de formation pour la bonne utilisation de COMET ;
Former les différents utilisateurs de COMET (au sein du PAM et chez les partenaires d’exécution): formation initiale et formation continue ;

Partenariat/FLA

Créer et gérer les FLAs / MOU / LOU / Amendements dans COMET ;
Appuyer les sections et les activity managers dans le processus d’élaboration des FLAs dès le début et réviser les propositions des partenaires, pour assurer des FLAs dans les normes du PAM ;
Assurer que les FLAs contiennent des prévisions qui permettent le rapportage mensuel, trimestrielle et annuel pour les bailleurs et les ACR ;

COMET

Faire la coordination le bureau régional et le siège pour tout ce qui est lié au fonctionnement et changement dans le système COMET ;
Gérer les aspects liés à la planification (CSP) dans le système COMET en veillant à prendre en compte les changements liés aux différentes révisions budgétaires ;
Faire le suivi de la soumission et la saisie des Rapports de Distribution des partenaires coopérants insérés dans COMET par les points focaux COMET ;
Assurer la saisie des rapports de distribution en absence des points focaux COMET ;
Faire le nettoyage et entretien du système COMET ;
Suivre, créer les Plans de Distribution et FRNs en cas d’indisponibilité des assistants programme. Les vérifier avant Validation dans COMET ;
Suivre les Output, Outcome et Other Output, dans la création des FLA dans COMET, insérer les complétion report selon le rapportage des partenaires, et réviser les données pour le rapportage annuelle et les bailleurs
Initier et garantir de façon régulière le processus de réconciliation entre COMET et LESS/WINGS et appuyer les activity managers dans l’identification des besoins de réconciliation
Elaborer des rapports mensuels sur le niveau d’actualisation du système COMET à partager avec les points focaux COMET et le management ;
En fonction des demandes du bureau régional et du siège, communiquer les différentes informations sur les réalisations du bureau (bénéficiaires assistés, cash ou in-kind délivrés, niveau de réconciliation, …) en s’assurant de la véracité des données ;
Participer au processus d’élaboration des Rapports Annuels (ACR) en s’assurant que les données sont à jour et disponibles à temps ;

Résultats Attendus :

COMET est à jour et reconcilié ;
Des contrôles réguliers et un système de rapportage sont en place ;
Les nouveaux utilisateurs sont formés et les points focaux reçoivent une formation continue sur le système :
Les demandes du bureau régional et du sièges sont répondues dans les délais et avec la précision requise ;
Toutes les données nécessaires sont disponibles pour les différents exercices de rapportage du PAM, notamment les ACR.

Qualifications/Compétences :

Diplôme universitaire en affaires internationales, économie, éducation, sciences sociales, économétrie, statistique, mathématiques, génie civil, gestion d’entreprises, IT ou autre domaine pertinent pour l'aide au développement international, analyse de données ou gestion de projet ; ou
Diplôme d'études secondaires avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle connexe et / ou des formations / cours ;
Excellentes compétences Microsoft (Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint);
Expérience dans les programmes de visualisation et d'analyse de données (Tableau, Qlikview, Powerpivot) ;
Connaissance des systèmes de suivi en ligne. La connaissance du système COMET est un atout ;
Autonomie et proactivité dans le travail ;
Bon niveau de pédagogie pour les formations des staffs et le développement de matériel de formation ;
Aptitude à instaurer et à maintenir des relations de travail harmonieux avec les collègues, les superviseurs hiérarchiques et les partenaires du PAM.
Bonnes capacités analytiques et bonne aptitude en communication

Langue :