Chef(fe) d'équipe Finances, RH/Administration

Contract

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Titre de la position : Chef(fe) d'équipe Finances RH/Administration Supervisé.e par : Responsable de Zone Répndant à : Chef des Services Support Duty Station : Meiganga Area of operation : Adamaoua & Est (avec déplacement sur le terrain) Période considérée: 12 mois Type de contrat : Contrat national Salary & benefits : M.G.1 Introduction

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC en sigle, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1. Contexte

Sous la direction du bureau régional de Dakar et en lien étroit avec les interventions en République centrafricaine (RCA) voisine, DRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2018 en répondant aux besoins humanitaires des réfugiés de RCA et des Camerounais vulnérables dans la région de l'Adamaoua. L'équipe d'urgence itinérante (EMPACT) a également établi la présence du programme de DRC dans la région du Sud-Ouest fin 2018 pour répondre aux besoins des personnes déplacées de force dans le contexte de la crise anglophone, en débutant des activités humanitaires en janvier 2019.

Actuellement, DRC opère un bureau régional à Meiganga et deux bureaux secondaires à Djohong (région de l'Adamaoua) et à Garoua-Boulai (région de l'Est). Les interventions se concentrent sur la recherche de solutions durables pour les plus refugies centrafricains et les populations hôtes les plus vulnérables, en utilisant l'approche holistique de graduation pour améliorer à la fois la protection et la situation de relance économique. Les interventions comprennent notamment l'identification des principaux risques de protection et des conflits au sein des communautés afin d'identifier les projets de cohésion sociale et de résolution des conflits qui permettront de rassembler les membres de ces communautés. En 2023, DRC va initier un nouveau projet en consortium grâce à un financement de l’Union Européenne et en co-financement avec d’autres bailleurs de DRC. Le bureau de Meiganga recherche donc un/une Programme Manager pour coordonner la mise en œuvre de ce programme multisectoriel.

2. Objet

Le chef d'équipe Finances et RH/Administration est chargé de la gestion de la comptabilité, de la finance et des RH/Administration pour le bureau de zone de l’Adamaoua et de l’EST du Cameroun. Il/elle s'assure que l’ensemble des dépenses sont conformes aux règlements de DRC, aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu'au cadre juridique national.

Il/elle s'assure que toutes les transactions sont correctement enregistrées dans le système comptable (Dynamics) et respecte strictement les délais fixés pour la clôture comptable (hebdomadaire, mensuelle et annuelle).

Il/elle est chargé(e) de renforcer les capacités de l'équipe comptable/finance mais des autres membres de l’équipe DRC basé Meiganga (équipe logistique, les équipes projet, etc.).

3. Responsabilités

Garantir que les procédures DRC sont conformes aux règlements de DRC, aux directives des bailleurs de fonds et au cadre juridique national au niveau de la base de Meiganga (et des sous-bases)

• Former les nouveaux salariés aux règles comptables et financières de l’organisation, mettre en place une formation de remise à niveau au moins une fois par an et sur chaque base et sous-base ;
• Appliquer les nouvelles règles comptables et financières partagées par le HoSS (responsable des services support) ;
• Être garant de la conformité de la documentation comptable et financière aux règlements de DRC et aux directives des bailleurs de fonds.

Gestion de la comptabilité et de la trésorerie

• Superviser l'enregistrement de toutes les transactions comptables dans l’ERP DYNAMICS ;
• Être garant de la qualité de la clôture comptable (banques, caisses et ODs) et du respect des échéances pour le bureau de Meiganga et des sous-bases ;
• Superviser les rapprochements hebdomadaires et mensuels des caisses et des comptes bancaires (procéder à des contrôles aléatoires réguliers) ;
• Garantir une stricte séparation des taches entre les membres de l’équipe finance (par exemple, un bordereau de transfert de la gestion des caisses devra être systématiquement établi lors du changement de la personne en charge : départ en congé, congé maladie, absence, etc.) ;
• Être garant de la qualité de l’archivage des pièces comptables et financières ;
• Préparer la demande de trésorerie bi-hebdomadaire à soumettre au bureau de Yaoundé (HoSS) ;
• S'assurer que le bureau de la zone Adamaoua / Est dispose de la trésorerie nécessaire pour garantir la mise en œuvre des activités ;
• S'assurer que la politique de gestion de la trésorerie et des banques est correctement appliquée, et que la délégation des signataires (comptes bancaires DRC) est systématiquement actualisée ;
• Organiser régulièrement des réunions avec le chef d’équipe Supply Chain pour avoir une information précise des paiements à venir et s'assurer que les fournisseurs de DRC sont payés dans un délai raisonnable.

Gestion du département des ressources humaines

• Superviser le processus de recrutement du bureau de la zone Adamaoua / Est ;
• Superviser la préparation de la paie mensuelle et s'assurer que les procédures RH de DRC sont appliquées (signaler toute anomalie au responsable de zone et au HoSS) ;
• Superviser en lien avec l’employé initiateur du recrutement que tous les nouveaux employés aient un planning de formation pour faciliter leur prise de poste ;
• Mettre en place et suivre avec les manageurs de la zone Adamaoua / Est un planning de suivi des congés ;
• Participer aux réunions avec la CNPS et le Centre des Impôts de Ngaoundéré en collaboration avec le HoSS et le département RH du bureau de Yaoundé ;
• Superviser les visites et/ou audits du CNPS et du Centre des Impôts ;
• Sur demande du responsable de zone, rencontrer le Délégué Départementale du Travail dans le cadre de procédures disciplinaires.

Gestion administrative

• Gérer les contrats de location de la zone Adamaoua / Est ;
• Superviser la venue de visiteurs (bureau régional, bureau de coordination) avec le personnel administratif à Yaoundé.

Gestion financière

• Participer à l'élaboration du budget annuel pour les bureaux de la zone Adamaoua / Est ;
• Former les responsables budgétaires (formation initiale + remise à niveau) sur leur rôle et leur responsabilité en matière de gestion financière (validation des DA, validation des demandes de paiement, suivi et remplissage du BFU, élaboration du budget pour les appels à proposition, préparation des avenants budgétaires, etc.) ;
• Organiser une réunion mensuelle de suivi budgétaire (BFU) en présence du responsable de zone, des équipes opérationnelles (PM/chef d’équipe) et du chef d’équipe logistique pour revoir les allocations financières des dépenses précédentes et pour ajuster les dépenses prévisionnelles ;
• Participer à l'élaboration du budget pour la proposition des nouveaux donateurs ;
• Participer à la préparation des rapports financiers dans le respect des exigences des bailleurs de fonds (rapports financiers intermédiaires et finaux) ;
• S'assurer que la documentation et les explications demandées par les auditeurs sont fournies de manière appropriée et en temps voulu pour toutes les dépenses liées de la zone Adamaoua / Est ;
• Communiquer au responsable de zone et au HoSS toute information financière qui pourrait avoir un impact sur le programme.

Gestion des partenaires

• Participer au « vetting » des partenaires potentiels (évaluation des capacités comptables et financières) ;
• S'assurer que les partenaires DRC sont formés (formation initiale et recyclage) afin de mettre en œuvre efficacement les directives de DRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
• Vérifier les rapports financiers des partenaires et s'assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux règlements de DRC et aux exigences des bailleurs de fonds ;
• Procéder à un contrôle aléatoire des dépenses des partenaires (contrôle interne).

Assurer une gestion équitable et efficace des membres de l’équipe

• Superviser et orienter (formation et encadrement) les membres de l'équipe finance, RH et administration ;
• Gérer le suivi du contrat des membres de l'équipe finance, RH et administration (congés, récupération, évaluation, plan d'action individuel, objectifs, etc.), le cas échéant, en co-validant les procédures disciplinaires avec le responsable de zone ;
• Superviser le développement de carrière des membres de l'équipe finance, RH et administration : définir les besoins de formation et fournir des conseils sur le développement professionnel.

Il est attendu du chef d'équipe Finances, RH/Administration qu'il s'acquitte de toute autre tâche exigée par le responsable de zone et le HoSS et correspondant à son poste.

4. Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle)

• Au moins quatre ans d'expérience dans un département financier (de préférence dans une ONG internationale) dont 1 an dans un poste de management
• Bonne communication et excellentes compétences interpersonnelles
• Une attitude orientée vers la résolution de problèmes et la recherche de solutions
• Capacité à travailler sous une supervision minimale et à atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis

• Capacité à travailler sous pression et à des heures de travail irrégulières.

  5. Formation : (y compris certificats, permis, etc.)

• Licence en gestion d’entreprise

• Excellente maitrise d’Excel
• Maitrise de Word et Outlook

• Expérience souhaitée d’un ERP.

  6. Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Français ;

• Anglais (niveau intermédiaire ou plus).

  7. Principaux acteur****s : (internes et externes)

• Personnel et partenaires de DRC

• Auditeurs

• Prestataires de services

  8. Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou en anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation de handicap. DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Cependant, les candidats doivent prendre en considération que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un(e) ressortissant(e) du pays dans lequel elle/il devra travailler (en l’occurrence, la République du Cameroun et la République Centrafricaine).

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation : drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 03 janvier 2023 à 23:59 (heure du Cameroun). Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.