CHEF DE PROJET

Job Description

CONTEXTE

IRC est actif en République Centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d’intervention d’urgence depuis 2013. L’IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Ndele et Zemio) et 3 sous-bureaux (Boali dépendant de Bangui, Koui et Ndim dépendants de Bocaranga) en plus du bureau central de Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d’autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd’hui, IRC est l’un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures de l’Ouhan-Pende (sous-préfecture de Bocaranga-Koui et de Ngaoundaye), de Nana-Gribizi (sous-préfecture de Kaga Bandoro), de Bamingui-Bangoran (sous-préfecture de Ndele) et de Haut-Mboumou (sous-préfecture de Zemio), mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l’autonomisation de la femme et des filles, de la protection des enfants et de l’état des droits ainsi que du relèvement précoce et du développement économique. L’expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis déjà IRC de jeter des bases d’une extension et d’un approfondissement de ces services afin d’atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d’urgence à une plus grande échelle, dès lors des financements supplémentaires sont assurés.

ETENDUE DU TRAVAIL

Le Chef de projet est basé dans des zones d’intervention de IRC (Bocaranga, Kaga Bandoro, Ndele, Zemio, Boali, Koui, Ndim) et il est sous la responsabilité du Chef de base du site concerné.

Il est responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi-évaluation des activités du projet dans sa zone de compétence. Il coordonne les activités des membres de l’équipe du projet pour soutenir les activités dans sa zone.

il/elle devra veiller à la coordination des équipes Programme et Support, à la planification et au suivi conjoint de tous les aspects du projet (ex : les activités, les achats, les dépenses, les recrutements).

Garant de la qualité des interventions, il/elle devra créer un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse des problèmes et défis, et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et du bailleur de fonds du projet.

Il/elle visitera régulièrement les différents sites, afin de soutenir les équipes dans la mise en œuvre et de cultiver de bonnes relations avec les différentes parties prenantes. Cela facilitera l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention.

Le Chef de Project travaille en étroite collaboration avec les acteurs locaux et internationaux, ainsi que les autorités administratives et coutumières et les communautés.

Il supervise l’ensemble des staffs du projet basés dans sa zone d’intervention.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Planification de la mise en œuvre du projet :

· Planifier plus en détail les différentes étapes de la mise en œuvre du projet ;

· Élaborer tous les plans de gestion d’un projet (plan de travail, plan d’achat, plan de dépenses, plan de gestion RH, plan MEAL) en collaboration avec les membres de l’équipe du projet, des coordonnateurs techniques et des équipes support de sa zone d’intervention ;

· Planifier des réunions hebdomadaires avec l’équipe et mensuelles pour le suivi de la mise en œuvre du projet ;

Suivi global de la mise en œuvre du projet :

· Superviser la mise en œuvre du projet en veillant à sa qualité, à sa conformité (compliance) et au respect des consignes et standards techniques internationaux, propres aux clusters et à IRC.

· Veiller à ce que le projet soit réalisé dans les délais, dans les limites du budget disponible, et conformément aux objectifs fixés.

· Mettre régulièrement à jour les principaux outils de planification (plans de travail, d’achat, de recrutement/ congé et de dépenses) et de suivi des réalisations et des dépenses (plan M&E, BvA).

· Examiner chaque mois (a minima) le niveau global de consommation du budget et les performances enregistrées sur le terrain au regard des objectifs fixés, en lien avec le département Grants.

· Organiser des réunions hebdomadaires de coordination et de suivi avec l’équipe du projet.

· Anticiper et atténuer les risques qui pourraient entraver la réalisation du projet ou mettre en danger les équipes, les bénéficiaires, les partenaires ou les biens d’IRC, en concertation avec le Chef de base et le département Sécurité.

· Produire/compiler et partager des rapports mensuels d’activité avec le département Grants, le Chef de base et les Coordonnateurs techniques (Ces rapports devront aussi faire état des défis et des retards rencontrés, ainsi que des actions correctives envisagées.)

· En collaboration avec le département Grants, rédiger les premiers drafts des rapports narratifs plus substantiels à usage externe.

Mécanismes de suivi, évaluation, redevabilité et capitalisation :

· Réaliser des visites-terrain régulières pour coacher, conseiller et superviser les équipes, et suivre les réalisations.

· En collaboration avec le département MEAL, veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi du projet et au rapportage soient correctement collectées, consolidées et transmises au département en question, au moment opportun.

· Vérifier et valider sans délai les livrables contractuellement attendus des structures partenaires d’IRC (ex : formations sanitaires), afin de faciliter les paiements.

· En collaboration avec le département MEAL, veiller au fonctionnement efficace et transparent des mécanismes de redevabilité, afin que les suggestions, les plaintes et les requêtes des communautés soient régulièrement collectées, analysées et adressées.

· En collaboration avec le département MEAL, organiser un atelier de capitalisation à la fin du projet pour dresser le bilan des leçons apprises par toutes les parties prenantes et veiller à ce qu’elles soient prises en compte dans les décisions et la planification ultérieures.

Gestion du budget :

· Mettre à jour le plan de dépense au moins deux fois par mois, sur la base du staffing et des achats prévus et en tenant compte des dates de paiement anticipées.

· Veiller à la consommation progressive, rationnelle et exhaustive du budget, en vous référant constamment au budget approuvé par le bailleur et au BvA system, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat et de dépense en conséquence.

· Examiner chaque semaine le statut des requêtes d’achat (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le BvA system, afin de les pousser si nécessaire et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue.

· Se coordonner avec les départements logistique et financier, afin de procéder aux corrections nécessaires (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) et accélérer la soumission, l’approbation, le renvoi pour clarification, l’annulation et le paiement des requêtes dans le BvA system.

· Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois au Chef de base et à la Finance.

Gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs :

· Appuyer l’équipe dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission mensuelles à la Logistique d’un plan d’achat exhaustif et cohérent.

· Se coordonner avec la Logistique pour planifier les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités.

· Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs.

· Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire.

· Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet.

· Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables.

Gestion du personnel :

· Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne et assume son rôle et ses responsabilités, par des entretiens réguliers entre superviseur et supervisé, des objectifs de performance clairs, atteignables et mesurables, et des évaluations de performance.

· Créer un environnement de travail positif, constructif et dynamique, en promouvant une communication franche et respectueuse entre tous les membres de l’équipe.

· Gérer les conflits interpersonnels par l’écoute, le dialogue et la médiation.

· Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents pour le projet et pour IRC.

· Être attentif au bien-être au travail et aux plans de carrière de chacun.

Gestion de la sécurité :

· S’assurer que chaque membre de l’équipe-projet soit pleinement conscient des problèmes sécuritaires et politiques dans la zone d’intervention, et par conséquent respectueux des procédures opérationnelles standard (SOP) d’IRC et des consignes du Field Coordinator.

· En collaboration avec le département Sécurité et l’équipe-projet elle-même, analyser régulièrement l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées et veiller à ce que les conditions de sécurité minimales soient réunies avant tout déploiement de staff.

· Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont ils auraient connaissance dans ce domaine.

Coordination externe :

· Communiquer régulièrement avec les bénéficiaires, les autorités locales, les services techniques déconcentrés, les ONG présentes localement et tous les autres acteurs-clé, lors de la préparation et de la mise en œuvre des activités, afin de les impliquer au maximum et de favoriser l’acceptation et la compréhension du travail d’IRC.

· Veiller à ce que tous les contacts établis par l’équipe avec les bénéficiaires soient respectueux et délicats.

· Participer (en personne ou via un délégué) à un maximum de réunions techniques et de coordination, afin d’assurer la visibilité et la connaissance du travail d’IRC.

Le Chef de Project peut être appelé à faire d’autres taches non prévues ici selon les besoins de service.

Qualifications

Qualifications

- Diplôme de licence et/ ou niveau master d’ingénieur en Mangement des organisations, Gestion des projets, Sciences sociales, Economie de développement, Droit, Médecine/ sciences de la santé ou équivalent ; - Au-moins 3 ans d’expérience professionnelle avérée dans la gestion du cycle des projets et le renforcement des capacités dans le domaine de la protection, du relèvement et développement économique, de santé, nutrition et wash; - Expérience dans la gestion du budget et le rapportage sur les activités - Expérience de travail avec les ONG internationale et/ou système des nations unies serait un atout ; - Capacité à travailler et à conduire efficacement une équipe ; sens de l'organisation, flexibilité, autonomie, habileté à travailler en équipe, capacité à travailler sous pression, en dehors des horaires de travail, et dans un environnement de sécurité instable et multiculturel ; - Jouir de bonnes capacités rédactionnelles et oratoires ; aptitude de communiquer d’une manière claire et directe en français, la maitrise de l’anglais est un atout ; - Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique : WORD, EXCEL, POWERPOINT ; - Capable de travailler sous pression et respecter les échéances - Être immédiatement disponible.