Chargé.e des déplacements internationaux (H/F/X) - Lyon

Human Resources

Overview

Organize and manage the international mobility of staff.

You have:

• Diplôme en Ressources Humaines, Relations Internationales, Administration, Tourisme, Sciences Politiques, Droit, ou similaire.
• Intérêt fort pour la solidarité internationale.
• Polyvalence et organisation.
• Capacité de travailler en équipe avec un très bon relationnel.
• Anglais et français indispensables.

Description

Handicap International / Humanité & Inclusion (HI) est une association de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et vulnérabilisées, elle agit et témoigne pour répondre à leurs besoins essentiels et améliorer leurs conditions de vie. Elle s’engage à promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Depuis sa création en 1982, HI a mis en place des programmes de développement dans plus de 60 pays et intervient dans de nombreuses situations d’urgence. Aujourd'hui, nous avons un budget d'environ 255 millions d'euros, avec 4794 employés dans le monde.

Chez Handicap International, nous croyons fermement en l'importance de l'inclusion et de la diversité au sein de notre structure. C'est pourquoi nous sommes engagés dans une politique handicap afin de favoriser l'accueil et l'intégration de personnes en situation de handicap.

Merci d’indiquer si vous avez besoin d’un aménagement particulier, y compris pour participer aux 1ers entretiens.

Retrouvez plus d’informations sur l’association : www.hi.org.

OBJECTIFS DU POSTE :

Au sein de la Direction des Ressources Humaines, et plus particulièrement dans l’équipe du Bureau des Déplacements internationaux (BDDi), le/la chargé.e des déplacements internationaux s’occupe de l’organisation et de la gestion administrative des départs et retours du Personnel International en mission dans les pays d’intervention d’Humanité et Inclusion.

Dans ce cadre, ses responsabilités sont les suivantes :

Responsabilité 1 : Assure la gestion administrative des déplacements du Personnel International

· Accompagne le Personnel International dans l’élaboration de son dossier administratif

· Accompagne et conseille le Personnel International (et ayant-droits) dans les démarches de demandes de visa : envoi des informations relatives à la demande de visas, liens avec les ambassades et consulats, recherche et conseils sur les solutions de visa les plus adaptées

· Rédige les ordres de mission du Personnel International et édite les badges HI

Responsabilité 2 : Assure la gestion logistique des déplacements du Personnel International

· Coordonne les plannings d’arrivée en lien direct avec les programmes en tenant compte des facteurs opérationnels et logistiques (disponibilité de vols, temps d’attente visa)

· Réserve les titres de transports pour les départs / retours / congés annuels du Personnel International en autonomie via la plateforme en ligne, ou via l’agence de voyage.

· Recherche et réserve des solutions d’hébergement en hôtel en en autonomie via la plateforme en ligne ou via l’agence de voyage.

Responsabilité 3 : contribue à la mise en œuvre la politique d’intégration du Personnel International

· Organise les plannings de briefings / debriefings pour le Personnel International avec les référents au siège

· Diffuse la liste des formations en ligne obligatoires et recommandées au Personnel International

· Met en œuvre le processus de suivi médical du Personnel International : mails d’information, aide prises de RDV (médecine du voyage et médecine du travail), vérification des certificats d’aptitude

· Met en œuvre le processus de sécurité en demandant à chaque Personnel International de remplir une Preuve de vie avant son départ en mission

Responsabilité 4 : Assure la gestion financière des déplacements du Personnel International

· Possède la délégation budgétaire des programmes pour valider les dépenses liées aux départs / retours des Personnel International : titres de transports, hôtels, visas, frais administratifs.

· Valide les notes de frais liées aux départs / retours de mission pour le Personnel International sur HI People

· Valide les factures auprès de la comptabilité

Responsabilité 5 : Réponse aux urgences

· Est en mesure d’organiser des déplacements en urgence (-48h) pour la Direction Urgence comme pour d’autres Directions Géographiques (ouvertures, évacuations…)

· Est en mesure d’accompagner les voyageurs de HI en cas d’imprévus durant leurs déplacements professionnels (grèves, annulation de vols, retard..)

ACCESSIBILITE DU LIEU DE TRAVAIL :

Les locaux sont facilement accessibles en transports en commun (bus, métro). Un parking voitures et un parc à vélos sont également à disposition. Au sein du bâtiment, des rampes d'accès et ascenseurs garantissent une meilleure circulation. Tous les postes de travail sont situés en Open Space mais des box sont disponibles à chaque étage pour travailler dans le calme si nécessaire. L’espace de travail est très lumineux.

Une référente handicap est présente pour répondre aux éventuelles questions et vous accompagner dans vos démarches. En fonction de vos besoins, le poste peut être aménagé.

Benefits

- CDD à compter idéalement du 01/10/2024

- Carte Titres Restaurant,

- Mutuelle employeur,

- 39 heures hebdomadaires avec 22.5 jours de RTT à prendre annuellement

- Accord télétravail avantageux,

- De nombreuses activités sportives et sociales sont proposées dans nos locaux

Requirements

Vous êtes diplômé(e) en Ressources Humaines, Relations Internationales, Administration, Tourisme, Sciences Politiques, Droit, ou similaire. Avec un fort intérêt pour la solidarité internationale, vous êtes Polyvalent.e et organisé.e, et vous faites preuve de rigueur.

De plus, vous êtes capable de travailler en équipe, avec un très bon relationnel (notamment dans un contexte interculturel), et un sens de la confidentialité RH.

Anglais et français indispensables.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: hi.org