Chargé (e) de l’Administration et des Finances

Contract

This is a NO-C contract. This kind of contract is known as National Professional Officers. It is normally only for nationals. It's a staff contract. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 4,509 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

Sous la supervision directe du Représentant Résident Adjoint Pays Adjoint/Opérations (RRA/O), le Chargé de l’Administration et des Finances en charges des Opérations du HUB contribue à la prise des décisions stratégiques liées aux volets touchant à la gestion et aux opérations du HUB, notamment les aspects liés à la gestion des ressources stratégiques financières, l'efficacité des services logistiques et procurement, les services informatiques et communs, en conformité avec les règles et règlements du PNUD. Son principal rôle est d’appuyer et de conseiller le RRA/O dans la direction des opérations, d’en assurer le bon fonctionnement pour les projets/programmes, la cohérence des prestations de services et à constamment participer à l’évaluation et au réajustement des opérations, afin de prendre en compte les évolutions intervenant dans l'environnement des opérations, lorsque besoin est. Le Chargé de l’Administration et des Finances favorise la collaboration au sein de l'équipe, avec le personnel du programme et les autres agences des Nations Unies et adopte une approche axée sur le client. Le Chargé de l’Administration et des Finances œuvre en étroite collaboration avec les équipes de programme et projets au sein du HUB, le personnel des opérations dans les autres agences des Nations Unies, le PNUD, le personnel au siège du PNUD et les responsables gouvernementaux, afin de fournir des services optimaux dans le domaine des opérations.

Duties and Responsibilities

Fonctions / Resultats Principaux Attendus

• Veiller à l’exécution de la direction stratégique des operations
• Veiller à la gestion rigoureuse des ressources financières et la supervision de l'équipe des Operations du HUB
• Veiller à la gestion des services généraux et d'approvisionnement et la gestion de l’équipe des services informatiques
• Assurer l’organisation et la gestion adéquate des services communs et nouer des partenariats avec les autres agences des Nations Unies, et aider à la préparation du Plan de Sécurité en collaboration avec le Conseiller Régional pour la Sécurité (FSO) sur les questions de sécurité du personnel des Nations Unies.
• Assurer l’organisation et la gestion adéquate des services communs et nouer des partenariats avec les autres agences des Nations Unies, et aider à la préparation du Plan de Sécurité en collaboration avec le Conseiller Régional pour la Sécurité (FSO) sur les questions de sécurité du personnel des Nations Unies.

1. En tant que membre de l'équipe de direction du HUB, le Chargé de l’Administration et des Finances veille à l’exécution de la direction stratégique des opérations en vue d'atteindre les résultats suivants:

• Totale conformité des opérations avec les règles, règlements et politiques des NU/PNUD, mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l'organisation, établissement des objectifs de gestion (BSC) et suivi de la réalisation des résultats;
• Établissement de mécanismes de collaboration avec des partenaires potentiels, d'un système de gestion des relations avec la clientèle à des fins de mobilisation de ressources et de dispositifs de partenariats opérationnels appropriés;
• ? Conception de procédures de travail pour le Bureau et établissement des procédures standard de fonctionnement interne (SOPs) pour les services, dans le domaine des finances, de la gestion des ressources humaines, des achats, de la logistique et de l'informatique;
• ? Suivi et analyse constants de l'environnement des opérations, réajustement des opérations, avis sur les aspects juridiques et évaluation du risque en temps utile;
• ? Développement et partage des connaissances pour ce qui touche à la gestion et aux opérations au sein du Bureau, organisation de stages de formation pour le personnel des opérations, synthèse des leçons tirées/meilleures pratiques, et solides contributions aux réseaux de connaissances et communautés de pratiques du PNUD.

2. Veille à la gestion rigoureuse des ressources financières et la supervision de l'équipe des Operations en vue d'atteindre les résultats suivants:

• ? Planification, suivi des dépenses et audit des ressources financières, y compris les revenus extrabudgétaires en conformité avec les règles et règlements du PNUD;
• ? Exécution du rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour les transactions liées au Hub ;
• ? Organisation des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services que le HUB fournit aux projets et aux agences des Nations Unies, y compris l'établissement des factures;
• ? Suivi des rapports d'exceptions financières pour les activités inhabituelles, et investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles/ fourniture de plus amples informations aux superviseurs et autres personnels du siège lorsque les résultats des investigations débouchent sur des réponses qu'ils ne jugent pas satisfaisantes;

3. Veiller à la gestion des unités : (i) services généraux et d'approvisionnement ; et (ii) service informatique en vue d'atteindre les résultats suivants:

• ? Conformité du Bureau aux règles et règlements de l'organisation et élaboration des stratégies d'approvisionnement du Bureau, y compris la stratégie de sélection des fournisseurs, de choix et évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec la clientèle, l'introduction et la promotion de l'achat électronique et la mesure des performances;
• ? Élaboration de la stratégie contractuelle du Bureau, notamment les procédures d'appels d'offre et d'évaluation de ces dernières, la gestion des marchés et des titulaires des marchés ainsi que leurs implications juridiques; Contrôle des procédures d'approvisionnement et des services logistiques conformément aux règles et règlements du PNUD, le Chargé des Opérations fait office de Manager niveau 2 dans Atlas pour l'approbation des bons de commande;
• ? Gestion adéquate des biens, installations et services logistiques du PNUD;
• ? Conformité du Bureau aux politiques et stratégies de l’Organisation en matière de ressources humaines;
• ? Identification des opportunités et des moyens de convertir les procédures de travail en systèmes électroniques en ligne afin de résoudre les problèmes d’efficacité et de totale responsabilité comptable.

4. Assurer l’organisation et la gestion adéquate des services communs et nouer des partenariats avec les autres agences des Nations Unies, et aider à la préparation du Plan de Sécurité en collaboration avec le Conseiller Régional pour la Sécurité (FSO) sur les questions de sécurité du personnel des Nations Unies en vue d’atteindre les résultats suivants:

• ? Participer à la mise en place des services communs, maintien d'un dispositif de coordination dans l'optique d'assurer des activités intégrées des services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies;
• ? Participer à l’élaboration de l'approche stratégique en vue de la mise en œuvre des services communs en accord avec les dernières évolutions en matière d'organisation des services communs et les meilleures pratiques en la matière;
• ? Participer à la planification et au suivi approprié des services communs et des contributions des agences et projets au compte des services communs.

5. Appuyer et Conseiller sur tous les exercices d’audit NIM & DIM:

• ? Participation à la revue de qualité des tdrs relatifs aux appels d’offre;
• ? Suivi des exercices d’audit NIM & DIM;
• ? Mise en œuvre des recommandations des audits;
• ? Gestion de l’approche harmonisée des transferts d’espèces

Impact des Resultats

Les résultats clés ont un impact sur l'économie, l'efficience et l'efficacité des opérations du Bureau, concernant l'utilisation des ressources de l'organisation dans les domaines suivants: ? Finances; ? Approvisionnement et Services logistiques; ? Service Informatique; ? Services communs et la mise en œuvre des partenariats avec les agences des Nations Unies sur les services et achats communs; ? Conditions sécuritaires de travail.

Competencies

Compétences fonctionnelles: 1. Partenariat Identification et établissement des partenariats:

• ? Réseaux efficaces avec les partenaires, saisir les opportunités de nouer des alliances;
• ? Identifie les besoins et les interventions de renforcement des capacités des partenaires, des clients et des partenaires potentiels;
• ? Fait preuve d’initiatives, se fixe des objectifs ambitieux pour lui (elle)-même et accepte volontiers de nouvelles assignations de travail.

2. Promotion de l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances: Développement des outils et mécanismes:

• ? Participe au développement des mécanismes, incluant l’identification de nouvelles approches, en vue de promouvoir l’apprentissage et le partage des connaissances individuelles et globales de l’organisation, en utilisant des méthodologies formelles et informelles.

3. Connaissance du travail et expertise technique: Expertise dans son domaine de travail:

• ? Comprend les aspects de son domaine spécialisation ainsi que les concepts fondamentaux des disciplines connexes (ressources financières et gestion des ressources humaines, contrats, actifs et de approvisionnements, technologies de l'information, administration générale);
• ? Continue de chercher des nouvelles méthodes améliorées et des systèmes pour accomplir le travail de l'unité;
• ? Se met à jour par rapport aux nouvelles connaissances liées à sa discipline professionnelle, par rapport aux formations et cherche à se développer professionnellement;
• ? Fait preuve d'une connaissance approfondie des technologies de l'information et l'applique à son travail;
• ? Cherche continuellement des voies d’améliorer la performance financière du Bureau.

4. Promouvoir le changement organisationnel et le développement: Assister les individus à faire face au changement:

• ? Effectue une analyse appropriée et assiste à la refonte du travail, en vue d'établir des normes claires pour la mise en œuvre des changements.

5. Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

• ? Fait des recommandations sur le fonctionnement des systèmes au sein des unités organisationnelles;
• ? Identifie et recommande des mesures correctives pour résoudre les problèmes de conception ou de mise en œuvre des systèmes.

6. Orientation - client: Contribuer à des résultats positifs pour les clients:

• ? Anticipe les besoins des clients;
• ? Démontre une compréhension des points de vue des clients;
• ? Sollicite des commentaires sur la qualité des prestations de service.

7. Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats: Contribution à l'élaboration de normes et politiques:

• ? Apporte des contributions à l’élaboration des normes organisationnelle, en vue de la responsabilisation.

Compétences de base:

• ? Faire preuve d’intégrité et d’attachement aux valeurs et à l’éthique des Nations Unies;
• ? Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• ? Démontrer une sensibilité et flexibilité face aux différences de culture, genre, religion, origine, nationalité et âge;
• ? Renforcement du personnel du Bureau, création d’un environnement favorable à l’innovation;
• ? Construire et promouvoir des équipes efficaces;
• ? Créer et promouvoir un environnement propice à la communication ;
• ? Contribuer à la création d'une organisation émotionnellement intelligente;
• ? Encourager le partage des connaissances au sein de l’organisation et favorise un environnement propice au partage des connaissances et à l’apprentissage;
• ? Prendre des décisions justes et transparentes;
• ? Prendre des risques modérés.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme universitaire de niveau Maitrise en Finances, Comptabilité, Audit, Économie, ou dans un domaine similaire avec 5 ans d'expérience au niveau national ou international dans le domaine des Finances, Comptabilité, Audit, Appui-conseil en gestion et de la Gestion des Services Opérationnels ou
• Diplôme universitaire de niveau Licence en Finances, Comptabilité, Audit, Économie, ou dans un domaine similaire avec 6 ans d'expérience au niveau national

Experience:

• Expérience de travail au sein du Système des Nations Unies considérée comme un atout;
• Expérience dans la mise en place des relations entre organisations internationales et administrations nationales;
• Expérience de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données;
• Expérience de l’utilisation des systèmes de gestion sur Internet (la connaissance d’Atlas est un atout);
• Expérience de la comptabilité, des normes IPSAS est considérée comme un avantage.
• Certificat en Procurement ( minimum CIPS 1) est considéré comme un avantage.

Language :

• Maitrise parfaite du Français et bonne connaissance de l’Anglais