Chargé(e) Administration

Volunteering Admin Human Resources

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Le/la Chargé(e) Administration fera partie de l’equipe du Bureau VNU (UNV Support Office) au sein de la MINUSCA. Le Bureau VNU est en charge de la gestion administrative, contractuelle et financière de plus de 300 Volontaires des Nations Unies qui sont affectés à la MINUSCA

Le/la Chargé(e) Administration doit être une personne dynamique et multifonctionnelle, qui soutient le Bureau VNU dans la MINUSCA avec professionnalisme, dévouement et l’orientation vers les clients. Sous la supervision globale du UNV Programme Manager, le/la Chargé(e) Administration appuiera le Bureau VNU dans tâches suivantes: a) Support général aux opérations du Bureau VNU: • Faire office de point focal pour le Bureau en ce qui concerne les questions administratives en rapport avec les autres Sections de la MINUSCA, y compris la Section des ressources humaines et la Section des finances. • Accomplir toutes les tâches liées à la fonction de l’assistance administrative, y compris : o La préparation et le suivi des réunions (rassembler les points à l'ordre du jour des réunions hebdomadaires du Bureau VNU, réservation et préparation de salle de réunion, rédaction des comptes-rendus, etc.); o La rédaction, correction et traduction du français vers l’anglais et vice versa de documents et correspondances (emails, lettres, mémorandums, etc.); o La préparation de lettres « à qui de droit » et des certificats d’emploi à la demande des volontaires ; • Recevoir les visiteurs, traiter les demandes téléphoniques et fournir des informations générales sur le programme VNU; • Assurer les fournitures bureautiques (papeterie, équipements IT, etc.). • Faire office de leave monitor pour le Bureau VNU. • Exécuter toutes les autres obligations ou responsabilités connexes, à la demande du superviseur.

b) Gestion et partage de documents: • Afin de limiter la circulation de documents physiques à ce qui est strictement nécessaire, établir un plan de classement et archivage digital de toute la documentation du Bureau (dossiers par Section et par volontaire, et dossiers pour documentation générale et administrative) sur les systèmes de la MINUSCA et/ou Sharepoint de UNV. • Création de dossiers électroniques sur Cosmos/Sharepoint ; gérer le classement et archivage or-donné sur les espaces électroniques de Cosmos/Sharepoint ; gérer l’accès des collègues du Bureau VNU aux espaces Cosmos/Sharepoint ; • Constituer et archiver les dossiers du Bureau VNU, en minimisant le volume de documents physiques; • Faire la mise à jour de l’annuaire, du répertoire téléphonique, de la liste des contacts electro-niques et de l’organigrammme du Bureau VNU;

c) Facilitation du check-in des volontaires nationaux et internationaux : • Tenir un checklist de check-in pour chaque nouvel arrivé ; • Etablissement de la lettre de voyage/visa après réception du certificat d’aptitude médical et du billet d’avion ; • Télécharger les documents des candidat(e)s VNU dans les espaces électroniques (Cosmos/UVP), en veillant à la complétude des dossiers, et en faisant le suivi avec les candidat(e)s si nécessaire ; • Création des dossiers electronique des candidat(e)s; • Compilation et transmission de tous les documents à l’unité check-in au moins 48 heures avant l’arrivée des candidat(e)s ; • Soutenir l’accueil et l’hébergement temporaire en coordonnant avec le dispatching ou la Section Hote pour récupérer le nouveau volontaire à son arrivée à l'aéroport de Bangui et le déposer à son lieu de résidence temporaire (hôtel, maison d'hôtes). • Actualiser le tableau d'enregistrement sur une base hebdomadaire. • A l’arrivée des candidat(e)s, attribuer le numéro d’identité suivant l’ordre chronologique ; • Conduire les volontaires au bureau de check-in pour l’obtention du badge; • Assurer le renouvellement et la distribution des badges de tous les volontaires au moment des ex-tensions de contrat. • En collaboration avec le Charge des Finances du Bureau VNU, préparer et organiser les briefings de check-in à tous les nouveaux chaque mois

d) Facilitation du check-out administratif des volontaires nationaux et intermationaux : • Notifier le volontaire et sa section, • Prendre contact avec le bureau Check-In Check-Out (CICO) pour initier le Check-Out, • Assister le volontaire lors du processus du Check-Out, • Informer le Charge des Finances du Bureau une fois le check-out finalise afin que celui-ci prenne le relais pour assurer le paiement de l’indemmite de separation (si eligible).

e) Rapports et statistiques : • Tenir toutes sortes de statistiques concernant la composante VNU dans la MINUSMA (nationalités, genre, lieux d’affectation, sélections et recrutements, rapatriements, réaffectations, cas de télé-travail, maladies, incidents, etc.) ; • Fournir les statistiques nécessaires pour la rédaction des rapports périodiques du Bureau VNU (rapport hebdomadaire à la section ressources humaines, et autres) ;

f) Binôme pour portefuille gestion des congés: • Quand le/la chargé(e) du portefeuille de la gestion des congés des volontaires n’est pas présent, faire office de binôme pour ce portefeuille (fournir l’assistance administrative nécessaire aux volontaires, notamment préparer et soumettre les demandes de congés, les rapports et les fiches de présence).

12. Résultats attendus : En tant que membre de l'équipe du Bureau VNU, les clients du Bureau VNU (volontaires et leurs sec-tions) sont traités de manière amicale, réactive, rapide et efficacef, et un soutien convivial, collégial et de haute qualité est apporté au Bureau et à ses bénéficiaires dans l'accomplissement de ses fonctions, y compris :

• Les dossiers administratifs en relation avec les autres sections sont bien gérés ; • L’assistance administrative aux Volontaires ONU est faite avec qualité ; • Le système de classement et d’archivage électronique et physique de documents est bien structuré et maintenu ; • Les correspondances et les statistiques sont rédigées avec précision et une grande attention aux détails.

o Professionnalisme: tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compé-tence professionnelle et de parfaite maîtrise du sujet ; être consciencieux et capable d’honorer ses engagements, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; faire preuve de persévérance face aux diffi-cultés et aux obstacles; garder son calme dans des situations de crise. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation et la pleine participation des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail. o Capacité à travailler dans un environnement d'équipe multiculturel; doit être capable de tra-vailler avec des personnes d'horizons différents et avec des personnes aux domaines et ni-veaux de compétences variés, engagée à établir des relations solides avec des partenaires ex-ternes. o Aptitude à la Communication: aptitude à s’exprimer clairement et efficacement; à écouter au-trui. Capacité d’interpréter correctement les messages provenant d’autrui et d’y répondre de manière appropriée ; de poser des questions pour obtenir des clarifications format en fonc-tion de l’auditoire ; faire preuve d’ouverture dans le partage d’information et pour tenir les gens informés. o Souci du Client: tous ceux auxquels est assurée la prestation des services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue; établir et maintenir des partenariats pro-ductifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre; tenir les clients informés des progrès ou revers; te-nir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

• Niveau scolaire : Brevet de technicien superieur • Type de qualifications: gestion et administration, ressources humaines • Nombre d’année d’expérience : au moins 3 années d’expérience professionnelle, en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve). Une bonne connaissance des procédures administratives, des Règles et Règlements des Nations Unies serait un atout. • Langue(s) : parfaite maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais serait un atout. • Permis de conduire : possession d’un permis de conduire Valide est un atout. • Capacité informatique : avoir une bonne connaissance en informatique et une maîtrise des logi-ciels MS Office (tels que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) • Etre précis et méticuleux, avoir une grande attention aux détails, être très organisé

La République centrafricaine est un lieu d’affectation non familial avec un environnement de sécurité et de travail difficile. Les conditions de vie sont acceptables à Bangui, mais les consignes de sécurité doivent être strictement respectées. Le pays est enclavé avec des possibilités de voyage très limitées et entouré de pays confrontés à des problèmes de volatilité et de sécurité (Tchad, RDC, Soudan et Cameroun). Situation sociopolitique volatile, troubles et griefs sociaux, en particulier dans la capitale Bangui, avec de fréquentes grèves des fonctionnaires provoquant une interruption des services de santé, d'éducation et de la fonction publique en raison d'années de salaires impayés. L'augmentation des cas de criminalité, conséquence directe du coup d'État de mars 2013 par la SELEKA – une coalition de groupes rebelles et des récents événements de décembre 2013. Kaga Bandoro est situé dans l'est de la RCA, à environ 600 km de Bangui (capitale). La situation sécuritaire y est stable, pas besoin d’escorte. La MINUSCA a identifié deux maisons qui serviront de maisons d’hôtes. La réhabilitation est en cours et les maisons seront prêtes vers la fin novembre 2014. Pour l'instant, les bureaux sont également utilisés comme logements. Le marché local est bien approvisionné en produits de première nécessité et ouvert toute la semaine. Conditions de service L’évolution rapide du nouveau coronavirus COVID a imposé des restrictions importantes et croissantes à la liberté de mouvement des personnes à travers le monde, à l’intérieur des pays et au-delà des frontières. De telles restrictions rendent très difficile pour les Volontaires internationaux des Nations Unies de commencer leurs missions dans le lieu d'affectation qui leur est assigné et le programme VNU ne peut pas garantir que les missions se dérouleront normalement. Ceci est à la discrétion de l'entité hôte. Il est recommandé aux candidats qui passent un entretien de discuter de la probabilité de voyage et des arrangements alternatifs possibles avec l'entité hôte. S’ils sont sélectionnés, les candidats doivent examiner attentivement les circonstances avant d’accepter l’offre du programme VNU. Dans les cas où le partenaire de l'entité hôte des Nations Unies a demandé au Volontaire des Nations Unies d'effectuer sa mission à distance, le multiplicateur d'ajustement de poste (PAM) et les droits connexes à payer peuvent être ajustés en fonction du lieu d'affectation temporaire à partir duquel le Volontaire des Nations Unies a été invité à travailler. si l’entité hôte de l’ONU le demande. Le contrat initial est établi à l'arrivée pour la durée indiquée ci-dessus. Le contrat peut être prolongé en fonction de la poursuite du mandat, de la disponibilité du financement, de la nécessité opérationnelle et de performances satisfaisantes. Cependant, il n'y a aucune attente de renouvellement de la mission. Un Volontaire des Nations Unies reçoit une allocation de subsistance pour volontaire (VLA), composée d'une allocation de subsistance mensuelle (MLA) et d'une allocation familiale (FA) pour ceux qui ont des personnes à charge (maximum trois). L'allocation de subsistance des volontaires (VLA) est versée à la fin de chaque mois pour couvrir le logement, les services publics, les transports, les communications et d'autres besoins de base. Le VLA peut être calculé en appliquant le multiplicateur de post-ajustement (PAM) au taux de base du VLA de 1 651 USD. . Cette méthode garantit que les Volontaires internationaux des Nations Unies disposent d’un pouvoir d’achat comparable dans tous les lieux d’affectation, quel que soit le coût de la vie. Le PAM est créé par la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) et est publié au début de chaque mois sur le site Web de la CFPI - http://icsc.un.org. Le programme VNU fournira, avec l'offre d'affectation, une copie des conditions de service, y compris le code de conduite, au candidat retenu.

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Added 2 hours ago - Updated 2 hours ago - Source: unv.org