Business Support Assistant (Travel) GS5 Niamey

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande organisation humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Au Niger, le PAM répond aux besoins des femmes, hommes, garçons et filles pauvres depuis 1968. Nous travaillons pour atteindre l’objectif faim Zéro d’ici 2030 en soutenant les efforts du gouvernement et des communautés sur deux fronts, sauver des vies et changer les vies.

Pour sauver des vies nous intervenons dans les zones de crise. Nous sommes présents dans le bassin du lac Tchad où les violences liées au conflit avec Boko Haram ont engendré le déplacement de milliers de personnes. Cette crise a déstabilisé la région de Diffa au Niger, précipitant aussi les populations locales dans une grande vulnérabilité. La frontière avec le Mali fait également l’objet d’une instabilité croissante. Le PAM fournit une assistance alimentaire dans ces zones pour venir en aide aux victimes des conflits, les réfugiés, déplacés, retournés et les populations locales hôtes.

Pour changer les vies, le PAM travaille à travers tout le Niger afin que les populations deviennent plus résistantes aux chocs, notamment climatiques, qui menacent les capacités agricoles et les moyens de subsistance des nigériens les plus vulnérables. Notre paquet d’activités intégrées couvre la nutrition, les cantines scolaires et l’assistance technique pour la récupération des terres. Le PAM achète une partie de ses vivres localement et auprès des petits producteurs pour redynamiser l’économie nationale et locale. Nous mettons l’accent sur le renforcement des capacités du gouvernement et des communautés dans ce pays frappé par des chocs répétés. Ainsi, les populations parviennent à briser le cercle vicieux de la pauvreté et à envisager l’avenir sous un meilleur jour.

Le PAM gère les services aériens humanitaires des Nations Unies, UNHAS. Certaines régions sont éloignées de la capitale. Grâce à ses appareils, UNHAS permet à l’ensemble du personnel humanitaire présent au Niger d’atteindre rapidement et en toute sécurité le lieu des opérations humanitaires. Cela contribue à atteindre les personnes vulnérables, même dans les zones les plus difficiles d’accès.

Des études indépendantes ont démontré que les interventions du PAM au Niger portent leurs fruits. Ces résultats nous confirment que nos efforts menés en appui au gouvernement contribuent, avec le soutien de nos bailleurs, à accompagner le développement du Niger.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes qui exercent des fonctions de gestion de front office relèvent généralement des directeurs adjoints ou du chef des bureaux. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, on s'attend à ce que les titulaires de poste assument la responsabilité de la réalisation d'une gamme d'activités de soutien aux entreprises nécessitant une certaine interprétation des lignes directrices / pratiques standard. Les titulaires de postes sont en mesure de recommander un plan d'action pour le personnel à différents niveaux et peuvent attribuer des tâches à des collègues plus junior.

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir un large éventail de processus et d'activités de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

1. Rassembler les informations à inclure dans les rapports, les documents et la correspondance pour soutenir le travail efficace des autres membres du personnel.
2. Répondre aux demandes standard et fournir des conseils précis et rapides.
3. Traiter et gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels, pour contribuer à la gestion efficace et en temps opportun des ressources
4. Gérer et tenir à jour les dossiers et les bases de données, afin de s'assurer que les informations sont organisées et facilement accessibles au personnel.
5. Entretenir des relations avec divers individus en fournissant un soutien aux entreprises pour faciliter le partage d'information et la prestation de services au personnel.
6. Rapports, documentation, correspondance, etc., qui font l'objet d'une vérification, en modifiant les lignes directrices établies, le cas échéant.
7. Contribuer à l'amélioration des procédures et processus opérationnels.
8. Recueillir et effectuer une analyse de base de données pour contribuer à une gestion de l'information commerciale de qualité.
9. Fournir des conseils aux collègues juniors dans l'exercice de leurs fonctions.

FONCTION ADDITIONNELLES

• Veiller à la transmission par toutes les Unités des plans de missions, et assurer la compilation et l'approbation dans les délais. Faire le suivi de l'exécution des missions et fournir le rapport ;
• Veiller au respect des procédures de voyages selon les règles du PAM ;
• Suivre le remboursement des perdiem en cas de missions annulées ;
• Assurer que chaque voyageur prépare les documents de justification de voyage ;
• Suivre les contrats des Agences de voyage et de location de véhicules et assurer le paiement des ristournes à la fin de chaque année ;

• Mettre en place un système de suivi de voyages des staffs (Arrivées et départs) et partager régulièrement avec le Fleet pour la planification du transport ;

• Assurer tout le protocole des formalités administratives de voyage (mesures d’entrée dans le Pays (COVID-19), demande de visa, carte de séjour etc ;

• Assurer la formation des assistants administratifs des sous-bureaux de façon ad-hoc et/ou formel lors des formations planifiées annuellement ;
• Assurer le Protocole au niveau du Ministère des Affaires Etrangères et autres partenaires pour les Missions VIP venant de l’extérieur ;
• Coordonner les voyages des visiteurs de l’extérieur du pays (Demandes de visa, accueil à l’aéroport, aide avec les formalités d’immigration, transfert à l’hôtel / bureau, réservation d’hôtel, organisation des visites sur le terrain,…) ;
• Remplacer un staff de la section en cas d'absence ;
• Faire toutes autres taches connexes selon le besoin.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Education:

Expérience:

Diplôme d'études secondaires. Formation de conducteurs officielle avec un permis de conduire valide ou une certification pour utiliser le véhicule assigné selon les règles et règlements locaux.

Cinq ans ou plus d'expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le secteur des affaires, avec une expérience dans le domaine administratif général.

Langue:

Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l'ONU utilisée au lieu d'affectation et dans la langue du lieu d'affectation, si elle diffère.

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Connaissance des méthodes et des pratiques commerciales communes spécialisées acquises grâce à une formation et une expérience techniques pertinentes.
• Capacité à développer et maintenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité à effectuer une analyse base de données et à résoudre de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à surveiller et enregistrer les transactions financières.
• Bonnes aptitudes de communication requises pour donner et recevoir de l'information et travailler avec une variété d'individus.
• Capacité à maintenir la confidentialité.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Le PAM offre des opportunités égales à tous.

Le PAM est engagé à promouvoir une culture de travail dans laquelle chaque employé (e) comprend, et est en mesure de mener à bien ses responsabilités professionnelles et maintenir la dignité des collègues de travail. Le PAM offre des opportunités de carrière pour ses employés et les accompagne dans leur développement professionnel avec des actions de formations et d’apprentissages continues.

Également Le PAM est déterminé à créer et maintenir sur le lieu de travail un climat harmonieux, fondé sur le respect mutuel et la compréhension, exempt de discrimination, de harcèlement, de harcèlement sexuel et d’abus d’autorité et respectueux de la diversité. Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande. Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

Enfin, le PAM cherche à promouvoir l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes et est certain que sa mission de lutte contre la faim dans le monde ne peut être atteinte que si les femmes, les hommes, les filles et les garçons ont des chances égales en matière d'accès aux ressources et aux services ainsi qu’à la participation à des rôles de prise de décision.

Durée du contrat : 1 an (renouvelable)

Rémunération : selon la grille du PAM / Nations Unies

Éligibilité : Cet avis est ouvert aux candidats de nationalité nigérienne. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DELAI DE SOUMISSION

Delai de soumission : 28 Avril 2021.

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne du PAM.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.