Business Support Assistant Logistique/G5

AVIS DE VACANCE DE POSTE INTERNE ET EXTERNE

INTITULE DU POSTE :Business Support Assistant - Logistique TYPE DE CONTRAT :GRADE :Fixed-TermG5 UNITE/DIVISION :Logistique LIEU D’AFFECTATION :1 Position DUREE :1 an (renouvelable) Le PAM promeut l’égalité du genre et s’engage à atteindre la parité dans ses bureaux de pays et régionaux à l’horizon Décembre 2021. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

A PROPOS DU PAM Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine. Avez-vous une expérience dans le domaine de l’assistant de direction, de l’administration ou de la logistique ? Souhaitez-vous développer votre expérience professionnelle tout en contribuant à mettre fin à la faim dans le monde ? Souhaitez-vous rejoindre le PAM, une organisation qui oeuvre pour l’amélioration des conditions de vie des populations les plus vulnérables ? Voulez-vous rejoindre une organisation mondiale qui investit dans le développement de son personnel ? Si votre réponse est oui, alors ce poste est pour vous. Une excellente opportunité pour devenir membre à part entière d'une équipe diversifiée et passionnée, qui travaille sur des projets variés contribuant directement à l'assistance aux bénéficiaires.

CONTEXTES ORGANISATIONNEL ET ROLE :

Ce poste est à pourvoir au Bureau du PAM à Nouakchott, et le/la titulaire relève du ou de la Responsable de l'unité et est sous la supervision du ou de la Chargé(e) de la Chaine d’Approvisionnement. On attend du ou de la titulaire de ce poste qu'il/elle fasse preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour fluidifier les activités de la chaine d’approvisionnement et répondre en toute autonomie à des questions alors qu’il/elle ne dispose que d’orientations générales.

Elle/Il doit faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Le titulaire a le savoir-faire et les connaissances permettant d'adapter les modes opératoires normalisés et les processus ou de contribuer à leur mise au point pour améliorer sans cesse le niveau de service.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE : Être le lien entre les différentes sections de l’unité et gérer les différentes requêtes des collègues et partenaires tout en se conformant aux directives du PAM en la matière.

DESCRIPTIONS DES TACHES :

Sous la supervision directe du Chef d’Unité concerné, l’assistant (e) assumera les tâches :

• Réunir les informations en suivant des orientations claires pour aider d'autres membres de l’unité à rédiger des documents et à établir des rapports ;
• Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu ;
• Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources ;
• Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l'élaboration de documents précis ;
• Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standards pour s'assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement ;
• Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail ; Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables ;
• Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d'aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s'assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises ;
• Travailler avec des personnes d'horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes selon les besoins.

QUALIFICATION ET NIVEAU D’EXPERIENCE REQUIS :

Niveau d’éducation & Expériences :

• Niveau Baccalauréat, BT ou diplôme équivalent avec au moins quatre (4) années d’expérience en Logistique, Achats & Approvisionnements, Commerce International, Finances, comptabilités, Gestion, Informatique, Gestion des entreprises, Statistiques, Comptabilité, Informatique ou d’autres disciplines équivalentes.
• Niveau Licence, DUT ou diplôme équivalent avec au moins trois (3) années d’expériences en Logistique, Achats & Approvisionnements, Commerce International, Finances, comptabilités, Gestion, Informatique, Gestion des entreprises, Statistiques, Comptabilité, Informatique ou d’autres disciplines équivalentes.
• Niveau Master, ingénieur ou diplôme équivalent avec au moins deux (2) années d’expériences en Logistique, Achats & Approvisionnements, Commerce International, Finances, comptabilités, Gestion, Informatique, Gestion des entreprises, Statistiques, Comptabilité, Informatique ou d’autres disciplines équivalentes.

Facteurs de succès :

• Bonne expérience dans la conduite des opérations de collecte de données, de la gestion de bases de données et l’analyse des données.
• Bonne connaissance des opérations logistiques (Achats, Transit, Stockage, Transport et Distributions) ;
• Bonnes compétences en informatique et aptitude à manipuler de grandes bases de données statistiques en utilisant des outils de gestion de bases de données et des progiciels Logistiques (type SAP)
• Capacité avérée à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec des homologues et le personnel au sein du bureau o Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

Langues&Informatiques :

• Une bonne maîtrise du français est exigée ;
• Un niveau moyen en anglais est considéré comme un atout ;
• La connaissance de l’arabe serait souhaitée ;
• Une bonne maitrise de l'outil informatique, notamment du pack Microsoft Office.

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleur(e)s candidat(e)s sont sélectionné(e)s pour le poste. Veuillez-vous assurer que votre candidature contienne des informations exactes, complètes et précises sur vos qualifications universitaires, votre parcours professionnel et vos compétences linguistiques. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Les candidat(e)s qui démontreront leurs capacités techniques pour occuper le poste pourraient être recommandé(e)s en cas de disponibilité de poste(s) équivalent(s) dans d’autres lieux d’affectation du PAM en Mauritanie.