El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Ejecutar y aplicar directrices, procesos y procedimientos apropiados para sostener la prestación eficiente y eficaz de los servicios de compra.

RESPONSABILIDADES:

Bajo la supervisión directa de la Asistente de Adquisiciones, las responsabilidades son las siguientes:

Realizar actividades administrativas de compras de manera oportuna y eficiente, para ayudar al personal de categoría profesional en la adquisición de bienes y servicios para ejecutar operaciones eficientes sobre el terreno.
Recopilar datos y preparar y distribuir documentos, para apoyar programas y actividades operacionales en materia de compras que alcancen buenos resultados (p. ej., convocar licitaciones, evaluar las ofertas y negociar/adjudicar contratos), garantizando que se apliquen los procesos estándar.
Revisar, registrar y ordenar por prioridad las solicitudes de compra, velando por que se reciba toda la documentación justificativa y haya fondos disponibles, para hacer posible la adquisición de bienes y servicios.
Coordinar y supervisar la expedición de las solicitudes de compra, verificando la recepción y la inspección de los productos, y poniendo en práctica medidas de seguimiento para garantizar que los suministros lleguen a la Sede y a las operaciones sobre el terreno.
Buscar, recopilar y presentar información en formatos estándar, para poder tomar decisiones informadas y garantizar la coherencia de la información que se presenta a las partes interesadas.
Actualizar, gestionar y mantener bases de datos y registros pertinentes, para velar por que la información sea exacta, esté organizada, resulte accesible y responda a las obligaciones de presentación de informes.
Mantener el contacto con sus homólogos internos para sostener la armonización de las actividades de adquisición con programas más amplios y garantizar un enfoque coherente en la atención de las necesidades de asistencia alimentaria.
Aumentar la cantidad y calidad de proveedores. Actualizando la base actual de proveedores de PMA y clasificarlos adecuadamente en sistema así como buscando nuevos proveedores para las categorías clave de compra y lograr el incremento de los proveedores disponibles en al menos 5%
Actualizar y monitorear que se realicen las evaluaciones de proveedores de forma oportuna.
Colaborar con el equipo de Compras en las capacitaciones de procesos de compra, hacia otros colegas de la oficina y hacia proveedores.
Brindar apoyo en la implementación y sistematización de la supervisión de procesos de compra a terceros.

CAPACIDADES FUNCIONALES:

Licitaciones y contrataciones:

Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.

Gestión de proveedores:

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

Información sobre los bienes y los productos/servicios:

Maneja acertadamente los productos/servicios basándose en la comprensión de las fuentes, las tecnologías, las propiedades y los principios y prácticas de contratación pública.

Sistemas y presentación de informes:

Utiliza su conocimiento básico de las fuentes de datos, los sistemas de compra y el sistema operativo y los procesos institucionales para desempeñar las tareas diarias.

Ética y cumplimiento:

Mantiene registros minuciosos de las actividades de conformidad con las normas de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básicas.

REQUISITOS MINIMOS:

Formación:

Mínimo tercer año de carrera universitaria en una de las siguientes áreas: Economía, Comercio, Administración de Empresas, Ingeniería, Legal, Contabilidad u otro campo relacionado.

Experiencia:

Experiencia mínima de 1 año en actividades de adquisición y/o logística, incluyendo experiencia de trabajo diario con proveedores u otras terceras partes.
Experiencia en la realización de análisis y elaboración de informes.

Otras habilidades: