Associé (e) Executif (ve)

Contract

This is a GS-6 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 6 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,798 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision de l'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, travaille pour l’élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles, l'autonomisation des femmes, la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes Mali recherche un personnel qualifié, disposant de solides compétences pour le poste d’Associé(e) Exécutif (e). Relevant de la Représentante Résidente, l’Associé(e) Exécutif (e) est responsable de fournir une variété de support administratif en gardant la confidentialité complète dans tous les aspects de l'affectation et est en étroite collaboration avec le management et le personnel du Bureau Mali pour gérer le flux d'information et pour assurer une diffusion rapide et complète de l’information dans les délais.

Duties and Responsibilities

1. Fournir un soutien exécutif à la Représentante Résidente ONU Femmes Mali

• Assister la Représentante Résidente dans la gestion de son agenda et organiser le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
• Organiser les réservations d’hôtel, la logistique pour la Représentante Résidente;
• Tenir à jour la liste des contacts du bureau, assurer la mise à jour et la liste de diffusion électronique ;
• Assurer la gestion des appels avec tact et discrétion ;
• Gérer les dossiers administratifs de la Représentante Résidente (voyage de mission et les rapports de mission)
• Recueillir des informations et organiser des supports nécessaires pour répondre aux demandes formulées du Représentant Résident.

2. Fournir un soutien administratif à la Représentante Résidente ONU Femmes Mali

• Entreprendre les arrangements logistiques, administratifs et financiers, organiser des réunions, événements et ateliers ;
• Organiser et assister aux réunions et événements, préparer des minutes et des résumés ;

• Préparer et rassembler des documents d’information et des présentations PowerPoint pour la Représentante Résidente pour les réunions, missions et autres événements clés ;

• Assurer le suivi de système d’archivage du bureau

• Suivi des sollicitations reçues des tiers parties auprès de la Représentante Résidente pour un respect des délais et engagements.

3.Assurer une gestion efficace de la communication et information pour la Représentante Résidente

• Faciliter la circulation de l’information et de communication au sein du bureau ONU Femmes et avec les autres agences.
• Examiner, prioriser et à acheminer les correspondances au Représentant Résident, prendre des mesures de suivi proactif et le garder informé ;
• Répondre ou adresser des demandes aux unités appropriées pour action et réponse rapide ;
• Préparer les communications courantes et circulaires internes ; examiner les documents et rapports pour s’assurer de l’orthographe, la ponctuation et le format.
• Maintenir et organiser les fichiers en version physiques et électroniques à jour pour faciliter l’accès et de

récupération ; assurer le suivi des documents confidentiels ;

• Aider à la préparation et la finalisation des traductions internes ; servir d’interprète au besoin.

4.Fournir un appui à la Représentante Résidente pour les activités externes du Bureau

• Faciliter l’interaction avec les différents partenaires extérieurs par le biais de la communication écrite, verbale et électronique et par le biais de relations de collaboration et proactif avec ses homologues et collègues dans les bureaux partenaires ;
• Recevoir convenablement les personnalités et autres visiteurs de haut rang
• S’assurer des questions de protocole des visiteurs/fonctionnaires de haut rang, coordonner les Représentant Résident arrangements logistiques liées aux visites.

5.Contribuer au renforcement des connaissances et le partage des connaissances

• Fournir un soutien administratif pour la gestion efficace des connaissances et le partage au sein de l’office et d’autres bureaux et du siège.
• Partager les connaissances et expérience liées à l’administration et au soutien des opérations.

Competencies

Indicateurs de Performance clés:

• Présentation de la qualité de l’information
• Qualité et organisation des événements / réunions
• Adhésion au protocole

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base :

• Démontrer une sensibilité aux questions de genre
• Être responsable
• Capacité à trouver des solutions créatives aux problèmes

• Avoir une communication ciblée et efficace

• Être dans une approche de Collaboration inclusive

Required Skills and Experience

Formation et certification :

• Diplôme d’études secondaires est exigé ;
• License en administration des affaires ou administration publique est un atout.

Expérience:

• Au moins 6 ans d’expérience progressive dans l’administration, Secrétariat, ou programme, ou un Master en administration des affaires ou administration publique avec 2 ans d’expérience.
• Expérience dans l’utilisation des applications informatiques et des logiciels tels que

Microsoft Office et les systèmes de gestion axée sur le web ;

Expérience avec le système ATLAS est un atout.

Exigences linguistiques :

• Maîtrise de l’anglais et du français est obligatoire
• Connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.