Associé.e à l'Administration (Voyage) GS6 | N'Djamena - Tchad|

Les personnes en situation d’handicap physique et les femmes qualifiées sont fortement encouragées à postuler.

Le PAM célèbre et embrasse la diversité.

Attachés au principe de l’égalité des chances pour tous ses employés, nous encourageons les candidats qualifiés à postuler indépendamment de la race, de la couleur, de la nationalité, de l’origine ethnique ou sociale, de l’information génétique, du sexe, de l’identité de genre et/ou de l’expression de genre, orientation sexuelle, religion ou croyance, séropositivité, handicap.

TITRE DE LA POSITION:

Associé.e à l’Administration (Voyage)

TYPE DE CONTRAT:

Contrat à Durée Déterminée

GRADE:

GS6

DUTY STATION:

N’Djamena, Chad

DURATION:

12 months

POSITION NUMBER :

1

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire au monde luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif « Faim Zéro » qui vise à éradiquer la faim, assurer la sécurité alimentaire, améliorer la nutrition et promouvoir une agriculture durable ;

Chaque jour, le PAM s'efforce de veiller à ce qu'aucun enfant ne se couche le ventre creux et que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, aient accès à l’alimentation de qualité dont ils ont besoin.

Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance alimentaire en fournissant des aliments nutritifs aux personnes qui en ont désespérément besoin en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture. D’autres programmes complémentaires s'attaquent aux causes profondes de la faim et renforcent la résilience des communautés.

LA DESCRIPTION DU POSTE

L’Admin Assistant Travel est chargé de la gestion quotidienne des demandes de voyage et de leur traitement dans l’application dédiée du PAM, l’application WeTravel.

Il/elle agit en tant que principal point focal pour toutes les questions en lien avec les voyages et coordonne l’action des points focaux voyage tant au niveau du bureau central que des sous bureaux. Il/elle apporte assistance et formation aux autres points focaux et aux staffs des différents unités en cas de besoin et s’assure que les documents de voyage sont créés suffisamment à temps conformément aux procédures du PAM. Il/elle est le principal interlocuteur des agences de voyage avec qui le PAM Tchad acquiert des billets d’avion pour les voyages à l’international et s’assure régulièrement de l’apurement des comptes en lien avec les Finances. Il/elle apporte

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive) :

Sous la supervision directe du Chargé(e) de Fleet et des Voyages et la supervision générale du Chef de l’Unité Administration, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes :

1. Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.

2. Soutenir le Bureau Central et les Sous bureaux dans la compréhension des procédures en vigueur et dans la mise à jour des SOPs et s’assurer que toutes les actions entreprises dans l’application WeTravel sont en adéquation avec les procédures en vigueur.

3. Rassembler les données et préparer l'analyse des données pour fournir au Chef de l’Unité Administration des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (gestion des DSA, données statistiques sur les missions crées, données sur demandes tardives de création de mission, etc.)

4. Soutenir le/la chargé(e) de l’Administration dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Optimisation de l’utilisation des moyens mis à la disposition du CO, réduction des taux d’annulation et modification des billets déjà émis etc.) et aider à l'identification de nouvelles exigences visant l'efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.

5. Apporter sa contribution à la rédaction des SOP de l’unité et veiller à la mise en place de mesures de renforcement du contrôle interne au sein de la section Fleet et Voyages.

6. Elaborer en lien avec les différents sous bureaux du PAM et sa hiérarchie un plan trimestriel des missions du Bureau de Pays et en faire un rapport d’exécution à la fin de chaque trimestre ;

7. Traiter les demandes de mission et initier les demandes de réservations des billets des staffs du PAM et les soumettre aux prestataires agréés pour l’émission des billets d’avion.

8. Traiter les demandes de créations des autorisations des voyages dans l’application dédiée et calculer les frais des missions conformément aux procédures en vigueur et s’assurer de leur transmission aux Finances pour paiement ;

9. Traiter de façon diligente les forfaits de subsistance payés mensuellement aux consultants avant le 05 du mois suivant ;

10. Renforcer les capacités du staff pour la création des trips dans WeTravel et briefer le personnel nouvellement affecté au PAM Tchad sur les règles et procédures de voyage en vigueur ;

11. S’assurer que toute mission effectuée à donner lieu à une certification des dépenses par le voyageur conformément aux procédures en vigueur et prendre des actions correctives au besoin ;

12. Organiser et animer des séances d’information et de partage d’expérience avec les points focaux Travel des sous bureaux et soutenir le renforcement des capacités des staffs sous sa supervision ;

13. S'acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie

LA COMPETENCE RECHERCHEE

Collaboration :

La personne recrutée travaillera au sein de la section Fleet et Voyages de l’Unité Administration et coopérera avec tous les autres employés de l'unité ainsi que ceux des autres départements de l'organisation.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES****:

Formation:

• Avoir achevé le cycle des études secondaires.

  • Avoir un diplôme post-secondaire au minimum de niveau licence en administration et/ou en gestion.

  Experiences souhait****é****es:

Connaissances informatiques

• Avoir acquis une expérience d’au moins 3 ans en Administration et/ou Gestion.

  • Avoir démontré un niveau élevé de maîtrise des normes de fonctionnement administratif dans le travail quotidien.
  • Avoir acquis une expérience dans la gestion de clients externes et/ou de partenariats.

  • Avoir une expérience dans la gestion des voyages est un atout.

  • Informatique (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, share drive…).

  Connaissances linguistiques:

• Avoir une maitrise parfaite de la langue française et être capable de travailler (écrit /oral) en anglais.

  NOS VALEURS AU PAM

  • Intégrité
  • Collaboration
  • Engagement
  • Humanité
  • Inclusion

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

21 mars 2024

Ref.: VA#831939

Veuillez noter que les seuls documents que vous devez soumettre en ce moment sont votre CV et votre lettre de motivation. Des documents supplémentaires tels que des passeports, des lettres de recommandation, des certificats universitaires, etc. peuvent potentiellement être demandés à l’avenir.

Pour les candidats qui éprouvent des difficultés à accéder à la plateforme de recrutement électronique du PAM et qui nécessite un soutien pour postuler, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected] en indiquant le numéro de l’avis de vacance en objet.