Associé (e) à l'Administration, Accord des Services Spéciaux 6, N'Djamena - Tchad

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Le PAM recherche des candidat(e)s de la plus haute intégrité et de professionnalisme qui partagent ces principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Titre : Associé (e) à l’Administration (Administration Générale et Facilities)

Grade : SSA6

Type de contrat : Accord des Services Spéciaux

Durée : 06 mois

Lieu d ’affectation : N'Djamena

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Au Tchad, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance aux populations les plus vulnérables en vue d’atteindre l’objectif Zéro Faim en s’appuyant sur les ressources humaines du pays et en renforçant leur capacité d’accès à la nourriture notamment par un programme de Cash and Vouchers (argent et coupons). Le PAM est également impliqué dans la mise en œuvre d’un programme de cantines scolaires qui permet une distribution directe de repas aux élèves mais aussi encourage les filles à fréquenter l’école avec des rations familiales distribuées régulièrement.

DESCRIPTION GENERALE

Associé (e) à l’Administration est chargé du suivi et de la coordination de l’ensemble des contrats des baux du siège de la Représentation et des sous bureaux. Il/Elle veille au renouvellement des contrats des baux et des contrats de sous location d’une partie des locaux du PAM aux agences sœurs des Nations Unies dans les délais. Il/Elle s’assure de l’application des procédures adéquates en matière de location de nouveaux bureaux et de l’utilisation appropriée des formulaires modèles existants validés par le siège. Il/Elle a la charge de la préfacturation des services et biens fournis par le PAM aux tiers et la réconciliation trimestrielle des services réellement rendus. Il/Elle fait le recouvrement auprès des tiers des factures émises et envoie mensuellement l’état des factures émises et des factures recouvrées à l’Unité Finance.

COLLABORATION :

Le titulaire du poste travaillera au sein de l’Unité Administration et coopérera avec tous les autres employés de l'unité ainsi que ceux des autres départements de l'organisation.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

Sous la supervision directe du/de la Chargé(e) National(e) de l’Administration et en coordination avec l'ensemble du personnel de l’Unité Administration, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes :

1. Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.

2. Soutenir l'élaboration des plans annuels et la mise en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pour soutenir les objectifs stratégiques du PAM et faire des rapports trimestriels sur la gestion des baux et des MoU inter-agences en lien avec la sous location.

3. Rassembler les données et préparer l'analyse des données pour fournir au Management du PAM et aux clients des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (gestion des baux, données statistiques sur les charges de fonctionnement, données sur les factures émises et paiements reçus dans le cadre des MoU inter-agences, etc.)

4. Soutenir le/la chargé(e) de l’Administration dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Recherche de nouveaux baux, optimisation des espaces alloués aux agences UN, etc.) et aider à l'identification de nouvelles exigences visant l'efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.

5. Créer une base de données physique et électronique sur le patrimoine immobilier du bureau pays sur l’ensemble du territoire tchadien (contrats des baux, certificats de donation de terrain, accord de rétrocession d’espaces, titres fonciers, etc.) et entamer/poursuivre les processus de formalisation des donations de parcelles et/ou des locaux faites au PAM.

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6. Piloter le processus de recherche de nouveaux locaux tant au niveau du siège de la Représentation que dans les sous bureaux en lien avec les autres unités du PAM et s’assurer que les règles et procédures du PAM en la matière sont suivies de bout en bout et les intérêts du PAM préservés.

7. Aider le /la chargé(e) de l'administration à faire grandir le partenariat avec les agences sœurs des Nations Unies dans la vision du Secrétaire Général et pour l’atteinte des objectifs du PAM en matière de Common UN Premises.

8. Veiller à ce que toutes les requêtes des agences sœurs des Nations Unies relatives à de nouvelles sous locations soient traitées de façon diligente et les MoU déjà existants soient renouvelés avant leur expiration.

9. Travailler en étroite collaboration avec l’Unité Finance pour la réconciliation des factures émises et des paiements reçus et tenir des statistiques sur les ressources générées par le PAM Tchad localement du fait de la sous location de ses locaux.

10. Assurer les fonctions de Point Focal Facilities pour le bureau pays et de Point Focal ARCHIBUS.

11. S'acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie

CRITERE DE PERFORMANCE

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• Veiller à ce que toute l’information sur les contrats de baux et les contrats de sous location soit disponible et à jour et classés tant électroniquement que physiquement au niveau de l’Unité Administration.
• S'assurer que toutes les Agences sœurs des Nations Unies occupant les locaux du PAM reçoivent régulièrement leurs factures et s’acquittent du paiement de ces factures.
• S'assurer que toute l’information financière utile est communiquée mensuellement à temps à l’Unité Finance pour leur permettre de faire les réconciliations nécessaires.
• S’assurer que les demandes de services émanant des clients sont adaptées aux ressources disponibles.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUIS POUR LE POSTE

Education :

• Etre titulaire d’une Licence en Gestion, en Administration publique, en Droit ou dans un autre domaine pertinent lié à la Gestion, aux Sciences Juridiques et à l'Administration.

Expériences

• Avoir acquis une expérience d’au moins 5 ans en Administration et/ou Gestion.
• Avoir démontré un niveau élevé de maîtrise des normes de fonctionnement administratif dans le travail quotidien.
• Avoir une expérience dans la gestion de clients externes et/ou de partenariats seraient un atout.

Langue :

• Avoir la maîtrise du français
• Avoir la connaissance de l'anglais comme seconde langue de travail.

Autres Remarques :

Toutes les formations internes nécessaires seront organisées pour assurer la bonne prise en fonction du personnel recruté.

NOS VALEURS

• Integrité
• Engagement
• Humanité
• Inclusion
• Collaboration

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOIS

Salaire net de base : 748167 Francs CFA par mois.

Autres avantages : couverture médicale pour l'employé et ses dépendants reconnus.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http://www.wfp.org/careers en cliquant sur "View Job Opportunities and jobs of interest". Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Le CV peut être rédigé en français

Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.

LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

LES CANDIDATURES FEMININES SONT PARTICULIEREMENT ENCOURAGEES

Pour toutes questions, veuillez contacter [email protected].

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et professionnalisme. La sélection du personnel se fait sur la base d'un processus rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d'emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.

Le PAM s'est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion dans ses effectifs et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

DATE DE CLOTURE

DIMANCHE 26 DECEMBRE 2021